Satın alma, kurumsal faaliyetlerdeki en önemli işlevlerden biridir ve harcamaları üretim ve satışların yaklaşık %60'ını oluşturmaktadır. Modern ıslah sobalarının satın alma maliyetinin, işletmenin toplam maliyetindeki payının giderek artması eğilimi altında, işletmeler giderek daha şiddetli pazar rekabetiyle karşı karşıya kalmakta ve ürün üretim döngüsü giderek kısalmaktadır.
Pazar talebinin çeşitlenmesi ve ürün teknolojisi seviyelerinin sürekli gelişmesi baskı altında kalmaktadır. Aynı zamanda, şirketler kademeli olarak teknoloji liderliğinden ve pazar tekelinden maliyetleri düşürmek ve karı artırmak için satın almaya yönelmekte, böylece yeni avantajlar elde etmektedirler.
Satın alma departmanının çalışmalarının işletmenin gelişimine önemli bir katkı sağlaması nasıl sağlanır? Tedarik zinciri operasyonlarında daha yüksek performans göstermesi nasıl mümkün kılınır? Bütün bunlar, şirketin gerçek ve etkili satın alma faaliyetlerine bağlıdır!
Satın alma müdürü olarak, gerekli hammaddelerin veya ekipmanların satın alınmasındaki temel prensip, satın alma maliyetlerini düşürürken güvenilir kalite, güçlü güvenlik, zamanında teslimat ve yerinde hizmet sağlamaktır. Bunlar, şirket tarafından verilen görevi yerine getirmek için satın alma departmanının temel görevleridir.
Kurumsal tedarik maliyet yönetimi süreci, maliyet planlaması, maliyet kontrolü, maliyet analizi ve maliyet muhasebesi ve değerlendirmesi olmak üzere dört yönetim yönünü içerir; planlama aşamasında, tedarikteki her pozisyonun sorumlulukları belirlenebilir ve daha sonra pozisyon sorumluluk sisteminin amacına vurgu yapılarak, maliyet düşürme oranının değerlendirilmesi ve diğer yöntemlerle, maliyet kontrolü, maliyet muhasebesi ve maliyet analizi gibi diğer yönetim yönlerinde de başarılı sonuçlar elde edilebilir.
Mükemmel bir satın alma müdürü, satın alma sürecinde birçok açıdan başlamalıdır. En önemli unsur, sistem yapısı açısından satın alma için bir ortam yaratmak ve teknik düzeyde satın alma işinin yürütme yeteneğini geliştirmektir; bu iki temel unsurdan ve sistem yapısından yola çıkarak sürekli iyileştirme yapılmalı ve satın alma davranışına ilişkin olarak, en düşük toplam satın alma maliyetini elde etmek için satın alma departmanının kapsamlı iş yeteneklerini teknik olarak geliştirmelidir. Satın alma müdürünün çok yönlü satın alma maliyet kontrolü, satın alma maliyetini azaltmak için esas olarak aşağıdaki beş unsurdan başlar.
1. Stratejik tedarik yönetimi yoluyla tedarik maliyetlerini en aza indirin.
Stratejik tedarik yönetimi, işletmenin iç ve dış avantajlarını tam olarak dengelemeli, kazan-kazan tedariği amaç edinmeli ve tedarikçilerle uzun vadeli stratejik ortaklıkların geliştirilmesine odaklanmalıdır. Bu, yeni ekonomik durumun gelişimine uyum sağlayan bir tedarik yönetimi paradigmasıdır.
1. Satın alma, yalnızca hammadde tedariki sorunu değil, aynı zamanda kalite yönetimi, üretim yönetimi ve ürün tasarımı konularını da içerir. Müşteri ihtiyaç ve tercihlerinin karşılanması, tedarik zincirinin her bir halkasının ana aktörlerinin katılımıyla, müşteri ihtiyaçlarının ürün tasarımına dönüştürülmesi yoluyla gerçekleştirilmelidir. Müşteri tercihlerinin gerçekleştirilmesi, stratejinin uygulanması için bir ön koşuldur. Bu nedenle, geleneksel satın alma anlayışının değiştirilmesi, stratejinin etkin bir şekilde uygulanmasına katkıda bulunur.
2. Temel yetenekler ve unsurların birleşimine dayanan fikir, tedarikçiler ve müşteriler arasında optimize edilmiş bir unsur kombinasyonu gerektirir. İşlem odaklı bir ilişki yerine uzun vadeli stratejik bir ittifak ortaklığı kurulmalıdır. Böyle bir ilişki kurmak, arz ve talep tarafları arasında stratejik uyum gerektirir. Tedarikçi değerlendirmesi ve yönetimi artık öncelikli olarak işlem odaklı olmamalı, öncelikle stratejinin uyumlu olup olmadığına bakılmalıdır. Girişimcilik, kurumsal kültür, kurumsal strateji ve yetenek faktörleri unsurlarına daha fazla ağırlık verilmelidir.
3. Satın alma tek bir mağazadan ibaret değildir ve tedarik piyasası analizi yapılmalıdır. Bu analiz sadece ürün fiyatları, kalitesi vb. unsurları değil, aynı zamanda ürün sektörü analizini ve hatta makroekonomik durumu da içermelidir. Ayrıca, tedarikçinin stratejisi hakkında da bir değerlendirme yapılmalıdır, çünkü tedarikçinin stratejik yönetim yeteneği, satın alma ilişkisinin güvenilirliğini şüphesiz etkileyecektir. Tüm bu konular stratejik analiz kategorisine girer ve geleneksel satın alma analizi çerçevesinin (fiyat, kalite vb.) ötesine geçer.
2. Bazı standardizasyonlar yoluyla tedarik maliyetlerini azaltın.
Standardizasyon, modern işletme yönetiminin temel gereksinimidir. İşletmenin normal işleyişinin temel güvencesidir. İşletmenin üretim ve operasyon faaliyetlerinin ve çeşitli yönetim görevlerinin rasyonelleştirilmesini, standardizasyonunu ve verimliliğini teşvik eder. Başarılı maliyet kontrolünün temel ön koşuludur. Maliyet kontrol sürecinde, aşağıdaki dört standardizasyon görevi son derece önemlidir.
1. Tedarik ölçüm standardizasyonu. Tedarik faaliyetlerinde nicel ve nitel değerleri ölçmek için bilimsel yöntem ve araçların kullanılması ve özellikle tedarik maliyet kontrolü olmak üzere tedarik faaliyetleri için doğru verilerin sağlanması anlamına gelir. Eğer birleşik bir ölçüm standardı yoksa, temel veriler doğru olmaz ve veriler standartlaştırılmamışsa, doğru tedarik maliyet bilgisi elde etmek, hele ki kontrol etmek imkansız hale gelir.
2. Satın alma fiyatı standartlaştırılır. Satın alma maliyet kontrolü sürecinde, iki karşılaştırma standardı fiyatı belirlenmelidir. Bunlardan biri, her bir muhasebe birimi ile işletme arasında piyasa simülasyonu yapılarak belirlenen, hammadde piyasasının piyasa fiyatı veya geçmiş fiyatı olan standart satın alma fiyatıdır; ikincisi ise, işletmenin tasarım sürecinde kurumsal karlılık gereksinimleri ve satış fiyatlarının birleşimiyle hesaplanan hammaddelerin nominal fiyatı olan iç tedarik bütçe fiyatıdır. Satın alma standartları ve satın alma bütçe fiyatları, satın alma maliyet kontrolü işlemlerinin temel gereksinimleridir.
3. Satın alınan malzemelerin kalitesini standartlaştırın. Kalite, bir ürünün ruhudur. Kalite olmadan, maliyet ne kadar düşük olursa olsun, israftır. Satın alma maliyet kontrolü, nitelikli kalite altında maliyet kontrolüdür. Satın alınan hammaddelerin kalite standardı belgeleri olmadan, yüksek ve düşük satın alma maliyetlerini bir yana bırakın, satın alma faaliyetlerinin gereksinimlerini verimli bir şekilde karşılamak imkansızdır.
4. Tedarik maliyet verilerinin standardizasyonu. Tedarik maliyet verisi toplama sürecini geliştirin, maliyet verisi göndericisinin ve hesap sahibinin sorumluluklarını netleştirin, maliyet verilerinin zamanında gönderilmesini, hesaba zamanında girilmesini, verilerin kolay iletilmesini ve bilgi paylaşımının gerçekleştirilmesini sağlayın; tedarik maliyet muhasebesi yöntemini standartlaştırın ve tedarik maliyetinin hesaplanma yöntemini netleştirin: Satın alma maliyet muhasebesi sonuçlarının doğru olmasını sağlamak için birleşik bir maliyet hesaplama tablosu formatı oluşturun.
Üçüncüsü, tedarik sistemi düzeyinde tedarik maliyetlerini azaltmak.
1. Satın alınan malzemelerin sınıflandırılması ve derecelendirilmesi ile bir veri tabanının oluşturulması da dahil olmak üzere, tedarikin temel yönetimini iyileştirmek; nitelikli tedarikçi değerlendirme standartlarının belirlenmesi, tedarikçi seviyelerinin belirlenmesi ve veri tabanının oluşturulması; çeşitli malzemelerin minimum parti büyüklüğünün, tedarik döngüsünün ve standart ambalaj miktarının onaylanması; çeşitli satın alınan malzemelerin örnekleri ve teknik verileri.
2. Toplu alımlar için bir ihale sistemi kurulmalıdır. Şirket, ihale sürecini net bir şekilde formüle etmeli ve standartlaştırmalıdır; böylece ihale ve tedarik, özellikle durumsallığın önüne geçilerek tedarik maliyetlerini düşürebilir. İhale yapıldıktan sonra maliyet artacaktır.
3. Dağınık alımlar için satın alma bilgisi kayıt ve referans sistemi uygulanmaktadır. Satın alınan ürün adları, miktarları, markaları, fiyatları, üretici adları, satın alma yerleri, iletişim telefon numaraları ve diğer bilgiler, referans amacıyla şirketin denetim departmanına kaydedilmelidir. Şirket, dilediği zaman üçüncü bir şahıs göndererek yerinde denetim yapabilir.
4. Tedarik süreci merkezi olmayan bir şekilde yürütülmekte ve birbirini karşılıklı olarak kısıtlamaktadır. Tedarik departmanı tedarikçilerin ilk seçiminden sorumludur, kalite ve teknoloji departmanları tedarikçinin tedarik kapasitesini değerlendirir ve niteliklerini belirler. Finans departmanı fiyatların denetiminden ve kontrolünden sorumludur ve ödeme, şirketin ana yöneticilerinin onayıyla yapılır.
5. Tedarik personelinin entegrasyonu yoluyla tedarik kanallarının entegrasyonunu gerçekleştirin, her tedarik personelinin sorumlu olduğu tedarik malzemelerini netleştirin ve planlı tedarikçi değişkeni olmadığı sürece aynı tür malzemelerin aynı kişi tarafından ve aynı kanal üzerinden satın alınmasını sağlayın.
6. Satın alma sözleşmesini standartlaştırın. Satın alma sözleşmesi, tedarikçinin ürünlerinin satışında haksız rekabet yaratmak amacıyla şirket personeline rüşvet vermeyeceğini açıkça belirtmeli, aksi takdirde ödemeden orantılı bir kesinti yapılmalıdır; sözleşmede ayrıca satın alma indirimine ilişkin anlaşma da belirtilmelidir.
7. Satın alma sorgulama sistemi: Bir satın alma sorgulama sistemi kurun, hammadde tedarik planındaki tedarik görevlerini en düşük maliyetle tamamlayabilecek nitelikli ve yetkin tedarikçileri belirleyin ve tedarikçi kapsamını tespit edin. Bu sürecin teknik adı Tedarikçi yeterlilik onayıdır. Satın alma sorgulama yönetiminde başarılı olmak için, bilgisayar yönetim sisteminden tam olarak yararlanmak ve gerekli bilgilere hızlıca ulaşmak için ağdan faydalanmak gereklidir; böylece satın alma sorgulama yönetiminin ve sorgulama sonuçlarının elde edilmesinin yüksek verimliliği sağlanır.
8. Tedarikçilerle istikrarlı bir iş birliği ilişkisi kurun. İstikrarlı tedarikçiler güçlü tedarik kapasitesine, fiyat şeffaflığına, uzun vadeli iş birliğine sahip olmalı, şirketin tedarikinde belirli öncelik düzenlemelerine sahip olmalı ve tedariklerinin kalitesini, miktarını, teslimat süresini, fiyatını vb. garanti edebilmelidir. Tedarik yönetimi, genel tedarik zincirinin rekabet avantajını artırmaya büyük önem vermeli, mümkün olduğunca mükemmel tedarikçilerle uzun vadeli ve istikrarlı iş birliği ilişkileri kurmalı, tedarik edilen ürün ve teknolojinin geliştirilmesini teşvik etmeli, tedarikçilerin gelişimini desteklemeli ve gerektiğinde onlarla stratejik ittifaklar ve iş birliği anlaşmaları imzalamalıdır.
4. Tedarik seviyesinde tedarik maliyetlerini azaltmaya yönelik yöntemler ve araçlar
1. Ödeme koşullarının seçimi yoluyla tedarik maliyetlerini azaltın. Şirketin yeterli fonu varsa veya banka faiz oranı düşükse, genellikle daha büyük bir fiyat indirimi sağlayabilen peşin ödeme yöntemini kullanabilir; ancak bu, şirketin genel işletme sermayesinin işleyişini belirli ölçüde etkileyecektir.
2. Fiyat değişikliklerinin zamanlamasını kavrayın. Fiyatlar genellikle mevsimlere ve piyasadaki arz ve talebe göre değişir. Bu nedenle, alıcılar fiyat değişikliklerinin kanununa dikkat etmeli ve satın alma zamanlamasını kavramalıdır.
3. Rekabetçi ihale yoluyla tedarikçileri kontrol altında tutmak. Toplu malzeme alımında etkili bir yöntem, tedarikçiler arasındaki fiyat karşılaştırması yoluyla genellikle en düşük fiyatın belirlenmesini sağlayan rekabetçi ihale uygulamaktır. Farklı tedarikçilerin seçimi ve karşılaştırılması yoluyla birbirlerini kısıtlamak, şirketin müzakerelerde avantajlı bir konumda olmasını sağlar.
4. Doğrudan üreticiden tedarik. Doğrudan üreticiden sipariş vermek, aracı bağlantıları azaltır ve tedarik maliyetlerini düşürür. Aynı zamanda, üreticinin teknik servisleri ve satış sonrası hizmetleri daha iyi olacaktır.
5. Güvenilir tedarikçiler seçin ve onlarla uzun vadeli sözleşmeler imzalayın. Dürüst ve güvenilir tedarikçilerle işbirliği yapmak, yalnızca tedarikin kalitesini ve zamanında teslimatı garanti etmekle kalmaz, aynı zamanda tercihli ödeme ve fiyat elde etmenizi de sağlar.
6. Tedarik piyasasının kapsamlı bir şekilde araştırılması ve bilgi toplanması, tedarikçi kaynaklarının geliştirilmesi ve şirketin tedarik zincirinin çoklu kanallar aracılığıyla genişletilmesi gerekmektedir. Bir işletmenin belirli bir tedarik yönetimi seviyesine ulaşabilmesi için, tedarik piyasasının araştırılmasına, bilgi toplanmasına ve sınıflandırılmasına tam olarak dikkat edilmelidir. Ancak bu şekilde piyasa koşullarını ve fiyat trendlerini tam olarak anlayabilir ve kendimizi avantajlı bir konuma getirebiliriz.
Beşinci olarak, tedarik yolsuzluğunun önlenmesi, şirketlerin tedarik maliyetlerini düşürmesini etkiler.
Bazı şirket yöneticileri açıkça şunu söyledi: “Satın alma yolsuzluğunu önlemek imkansızdır ve birçok şirket bu engeli aşamaz.” Bu, satın alma personelinin tedarikçilerden bir yuan alması durumunda, satın alma maliyetlerinde on yuanlık bir kayba yol açacağı gerçeğidir. Bu tür sorunlara çözüm bulmak için şu konularda önlemler alınması gerekmektedir: iş sorumluluğu yapılanması, personel seçimi ve eğitimi, satın alma disiplini, çalışan performans değerlendirme sistemi oluşturulması vb.
İnşaat sonrası satın alma işlemleri, satın alma gücünün aşırı yoğunlaşmasını önlemek, karşılıklı denetim, gözetim ve destek sağlamak ve aynı zamanda her bir birimdeki personelin motivasyonunu etkilememek için, tedarik bağlantısı için farklı birimler kurulmasını gerektirir.
Personel seçimi sürecinde, satın alma yönetimi personeli pozisyonlarının her biri için aşağıdaki kapsamlı nitelikler aranmaktadır: belirli bir düzeyde mesleki ve iletişim becerileri, hukuki farkındalık, temizlik vb. Ayrıca, satın alma departmanı yöneticilerinin akrabalarının satın alma işlerine karışmasından kaçınılmalıdır.
Profesyonel yetenek, yalnızca sorumlu olunan hammaddelerin özelliklerine dair belirli bir anlayışı değil, aynı zamanda hammadde yönetim sürecine dair net bir fikri de içerir; temiz kalite, özellikle para ile sık sık ilgilenen satın alma personeli için çok önemlidir. İç yönetimde her aşamada çeşitli önlemler alınmış olsa da, ön saflardaki satın alma personeli için tedarikçiler tarafından proaktif olarak sunulan çeşitli cazip tekliflerle karşılaşmak kaçınılmazdır. Bu cazip tekliflerin ardındaki tuzakların kurulmasını önlemek, satın alma personelinin dürüstlük ve bütünlüğe sahip olmasını, yasal farkındalığa sahip olmasını vb. gerektirir.
Satın alma departmanının eksiksiz bir çalışma disiplini oluşturulması, satın alma faaliyetlerinin karar alma ve uygulama prosedürlerinin açık, şeffaf olması ve birbirini denetleyip kısıtlaması gerektiği netleştirilmelidir; yüksek kaliteli ve uygun fiyatlı malzemelerin ve gereksinimleri karşılayan malzemelerin satın alınmasını ve tedarik edilmesini sağlamak için “ön planlama, etkinlik sırasında sıkı kontrol ve sonrasında dikkatli analiz ve özetleme” çalışma prensiplerine sıkı sıkıya uyulmalıdır;
“Tam kadro, tam süreç, kapsamlı” tedarik denetimini uygulayın ve tedarik sürecinde şirketin çıkarlarına zarar veren özel dolandırıcılık, kabul, indirim ve disiplinsiz, yasa dışı ve suç teşkil eden davranışlara kararlılıkla son verin; reddedilemeyen tedarikçi hediyeleri ve hediye paraları derhal şirkete teslim edilerek dosyalanmalıdır; satın alma görevlilerini işlerini sevmeye, görevlerini yerine getirmeye, şirkete sadık olmaya, şirkete karşı sorumlu olmaya, şirket çıkarlarını korumaya, şirket sırlarını saklamaya ve fikri mülkiyet haklarını korumaya eğitin.
Satın alma performans değerlendirmesi ve maaş dağıtım sistemi oluşturulması: Her pozisyon ve satın alma departmanı için her satın alma pozisyonunun performansını değerlendirmek çok önemlidir. Satın alma yönetiminin tüm aşamalarında sürekliliği teşvik edebilecek, performansı artırabilecek, etkin çalışmayı onaylayıp teşvik edebilecek ve performansın maliyet düşürmeyi desteklediği bir çalışma ortamını objektif olarak sağlayabilecek bilimsel yönetim yöntemlerini, yani performans değerlendirme standartlarını uygulamaya koymak ve formüle etmek çok önemlidir.
Satın alma müdürü olarak, yukarıda belirtilen beş satın alma yönetimi unsurunun yanı sıra, daha da önemlisi, satın alma sürecinde bireylerin ve departmanların iyi bir imajını oluşturmak, şirkete sadık olmak, insanlara samimiyetle davranmak ve astlara karşı disiplinli olmak, satın alma maliyetlerinin optimizasyonunu sağlayarak işletmelerin piyasa rekabetine uygunluğunu kesinlikle artıracaktır.
Şanghay Gökkuşağı Paketi, kozmetik ambalajı konusunda tek elden çözüm sunmaktadır. Ürünlerimizi beğendiyseniz, bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Web sitesi:
www.rainbow-pkg.com
Email: Bobby@rainbow-pkg.com
WhatsApp: +008613818823743
Yayın tarihi: 30 Kasım 2021