خرید یکی از مهمترین وظایف در فعالیتهای شرکتها است و هزینههای آن حدود ۶۰٪ از تولید و فروش را تشکیل میدهد. با توجه به روندی که هزینه خرید اجاقهای اصلاح مدرن به تدریج به عنوان بخشی از کل هزینه شرکت در حال افزایش است، شرکت با رقابت فزایندهای در بازار روبرو است و چرخه تولید محصول به تدریج کوتاهتر میشود.
تنوع تقاضای بازار و بهبود مستمر سطح فناوری محصول کاهش یافته است. در عین حال، شرکتها به تدریج از رهبری فناوری و انحصار بازار به خرید برای کاهش هزینهها و افزایش سود روی میآورند و از این طریق به آنها کمک میکنند تا مزایای جدیدی را به دست آورند.
چگونه میتوان کاری کرد که بخش خرید سهم کلیدی در توسعه سازمان داشته باشد؟ چگونه میتوان کاری کرد که این بخش عملکرد بهتری در عملیات زنجیره تأمین داشته باشد؟ همه اینها به فعالیتهای واقعی و مؤثر تدارکات شرکت بستگی دارد!
به عنوان مدیر خرید، اصل خرید مواد اولیه یا تجهیزات مورد نیاز، تضمین کیفیت قابل اعتماد، ایمنی قوی، تحویل به موقع و خدمات در محل، ضمن کاهش هزینههای خرید است. اینها وظایف اصلی بخش خرید برای تکمیل مأموریت محول شده توسط شرکت است.
فرآیند مدیریت هزینه تدارکات شرکتی شامل چهار جنبه مدیریتی، یعنی برنامهریزی هزینه، کنترل هزینه، تجزیه و تحلیل هزینه و حسابداری و ارزیابی هزینه است؛ مرحله برنامهریزی میتواند برای تعیین مسئولیتهای هر سمت در تدارکات هدفمند باشد و سپس با تأکید بر هدف سیستم مسئولیت سمت، ارزیابی نرخ کاهش هزینه و سایر ابزارها، برای عملکرد خوب در سایر جنبههای مدیریت مانند کنترل هزینه، حسابداری هزینه و تجزیه و تحلیل هزینه، نتایج آشکاری حاصل خواهد شد.
یک مدیر تدارکات عالی باید از جنبههای مختلفی در فرآیند تدارکات شروع کند. جنبه اصلی، ایجاد محیطی برای تدارکات از نظر ساخت سیستم و بهبود توانایی اجرایی کسب و کار تدارکات از سطح فنی است و به بهبود این دو جنبه کلیدی ادامه میدهد و در رابطه با رفتار تدارکات، ساخت سیستم، قابلیتهای جامع تجاری بخش تدارکات را از نظر فنی بهبود میبخشد تا به کمترین هزینه کل تدارکات دست یابد. کنترل چندوجهی هزینههای خرید توسط مدیر تدارکات عمدتاً از پنج جنبه زیر شروع میشود تا هزینه خرید را کاهش دهد.
۱. به حداقل رساندن هزینههای تدارکات از طریق مدیریت استراتژیک تدارکات
مدیریت استراتژیک تدارکات باید به طور کامل مزایای داخلی و خارجی شرکت را متعادل کند، تدارکات برد-برد را به عنوان هدف خود در نظر بگیرد و بر توسعه مشارکتهای استراتژیک بلندمدت با تامینکنندگان تمرکز کند. این یک الگوی مدیریت تدارکات است که با توسعه وضعیت اقتصادی جدید سازگار میشود.
۱. خرید نه تنها یک مشکل تهیه مواد اولیه است، بلکه شامل مدیریت کیفیت، مدیریت تولید و مسائل طراحی محصول نیز میشود. برآورده کردن نیازها و ترجیحات مشتری باید از طریق مشارکت بدنه اصلی هر حلقه در زنجیره تأمین حاصل شود تا تبدیل نیازهای مشتری به طراحی محصول محقق شود. تحقق ترجیحات مشتری پیشنیاز اجرای استراتژی است. بنابراین، تغییر مفهوم سنتی تدارکات منجر به اجرای مؤثر استراتژی میشود.
۲. ایده مبتنی بر ترکیب قابلیتها و عناصر اصلی، نیازمند ترکیبی بهینه از عناصر بین تأمینکنندگان و مشتریان است. ایجاد یک همکاری بلندمدت مبتنی بر اتحاد استراتژیک به جای یک رابطه معاملهای. ایجاد چنین رابطهای مستلزم تطبیق استراتژیک بین طرفهای عرضه و تقاضا است. ارزیابی و مدیریت تأمینکنندگان دیگر بر اساس معامله به عنوان اولویت اول نیست، بلکه ابتدا باید بررسی شود که آیا استراتژی با آن مطابقت دارد یا خیر. وزن جنبههای کارآفرینی، فرهنگ سازمانی، استراتژی سازمانی و عوامل قابلیتی را افزایش دهید.
۳. خرید یک فروشگاه واحد نیست و باید تحلیل بازار عرضه انجام شود. این تحلیل نه تنها باید شامل قیمت محصولات، کیفیت و غیره باشد، بلکه باید شامل تحلیل صنعت محصول و حتی پیشبینی وضعیت اقتصاد کلان نیز باشد. علاوه بر این، باید در مورد استراتژی تأمینکننده قضاوت کنیم، زیرا توانایی مدیریت استراتژیک تأمینکننده بدون شک در نهایت بر قابلیت اطمینان رابطه تدارکات تأثیر خواهد گذاشت. همه این مسائل به دسته تحلیل استراتژیک تعلق دارند. این فراتر از چارچوب تحلیل تدارکات سنتی (قیمت، کیفیت و غیره) است.
۲. کاهش هزینههای تدارکات از طریق استانداردسازی
استانداردسازی، الزام اساسی مدیریت مدرن بنگاه اقتصادی است. این امر تضمین اساسی برای عملکرد عادی بنگاه اقتصادی است. این امر، منطقیسازی، استانداردسازی و کارایی فعالیتهای تولیدی و عملیاتی بنگاه اقتصادی و وظایف مختلف مدیریتی را ارتقا میدهد. این امر پیشنیاز اساسی برای کنترل موفقیتآمیز هزینه است. در فرآیند کنترل هزینه، چهار وظیفه استانداردسازی زیر بسیار مهم هستند.
۱. استانداردسازی اندازهگیری تدارکات. به استفاده از روشها و ابزارهای علمی برای اندازهگیری مقادیر کمی و کیفی در فعالیتهای تدارکات و ارائه دادههای دقیق برای فعالیتهای تدارکات، به ویژه کنترل هزینههای تدارکات، اشاره دارد. اگر استاندارد اندازهگیری یکپارچهای وجود نداشته باشد، دادههای اولیه نادرست باشند و دادهها استاندارد نشده باشند، دستیابی به اطلاعات دقیق هزینه تدارکات غیرممکن خواهد بود، چه رسد به کنترل آن.
۲. قیمت خرید استاندارد شده است. در فرآیند کنترل هزینه خرید، باید دو قیمت استاندارد مقایسهای تعیین شود. یکی قیمت خرید استاندارد، یعنی قیمت بازار یا قیمت تاریخی بازار مواد اولیه است که با شبیهسازی بازار بین هر واحد حسابداری و شرکت انجام میشود؛ دوم قیمت بودجه تدارکات داخلی است که در شرکت قرار دارد. فرآیند طراحی، قیمت اسمی مواد اولیه را از طریق ترکیب الزامات سودآوری شرکت و قیمتهای فروش محاسبه میکند. استانداردهای خرید و قیمتهای بودجه خرید، الزامات اساسی برای عملیات کنترل هزینه خرید هستند.
۳. کیفیت مواد خریداری شده را استاندارد کنید. کیفیت، روح یک محصول است. بدون کیفیت، هر چقدر هم که هزینه پایین باشد، اتلاف است. کنترل هزینه خرید، کنترل هزینه تحت کیفیت واجد شرایط است. بدون اسناد استاندارد کیفیت مواد اولیه خریداری شده، برآورده کردن کارآمد الزامات فعالیتهای تدارکات غیرممکن است، چه برسد به هزینههای بالا و پایین تدارکات.
۴. استانداردسازی دادههای هزینه تدارکات. فرآیند جمعآوری دادههای هزینه تدارکات را توسعه دهید، مسئولیتهای فرستنده دادههای هزینه و دارنده حساب را روشن کنید، اطمینان حاصل کنید که دادههای هزینه به موقع ارسال میشوند، به موقع در حساب وارد میشوند، انتقال دادهها آسان است و اشتراکگذاری اطلاعات انجام میشود؛ روش حسابداری هزینه تدارکات را استاندارد کنید و محاسبه هزینه تدارکات را شفافسازی کنید. روش: یک قالب نمودار محاسبه هزینه یکپارچه ایجاد کنید تا از صحت نتایج حسابداری هزینه خرید اطمینان حاصل شود.
سوم، کاهش هزینههای تدارکات در سطح سیستم تدارکات
۱. بهبود مدیریت پایه تدارکات، شامل طبقهبندی و درجهبندی مواد خریداریشده و ایجاد پایگاه داده؛ تعیین استانداردهای ارزیابی تأمینکنندگان واجد شرایط، تقسیمبندی سطوح تأمینکنندگان و ایجاد پایگاه داده؛ تأیید حداقل اندازه دسته، چرخه تدارکات و مقدار بستهبندی استاندارد مواد مختلف؛ نمونهها و دادههای فنی مواد مختلف خریداریشده.
۲. برای خریدهای عمده باید یک سیستم پیشنهاد قیمت ایجاد شود. شرکت به طور واضح فرآیندی را تدوین و فرآیند پیشنهاد قیمت را استاندارد میکند، به طوری که پیشنهاد قیمت و تدارکات بتواند هزینههای تدارکات را کاهش دهد، به خصوص برای جلوگیری از موقعیتگرایی. مناقصه انجام میشود و هزینه افزایش مییابد.
۳. سیستم ثبت و ارجاع اطلاعات خرید برای خریدهای پراکنده پیادهسازی شده است. اطلاعات مربوط به نام محصولات خریداری شده، مقادیر، علائم تجاری، قیمتها، نام تولیدکنندگان، محلهای خرید، شماره تلفنهای تماس و سایر اطلاعات باید برای ارجاع در بخش بازرسی شرکت ثبت شود. شرکت میتواند در هر زمان شخصی را به عنوان شخص ثالث اعزام کند. بررسیهای موردی انجام دهید.
۴. فرآیند تدارکات به صورت غیرمتمرکز انجام میشود و متقابلاً یکدیگر را محدود میکنند. بخش تدارکات مسئول انتخاب اولیه تأمینکنندگان است، بخشهای کیفیت و فناوری ظرفیت تأمین تأمینکننده را ارزیابی میکنند و صلاحیتها تعیین میشوند. بخش مالی مسئول نظارت و کنترل قیمتها است و پرداخت با تأیید رهبران اصلی شرکت انجام میشود.
۵. از طریق ادغام پرسنل تدارکات، ادغام کانالهای تدارکات را محقق کنید، مواد تدارکاتی که هر پرسنل تدارکات مسئول آن است را مشخص کنید و مشخص کنید که همان نوع مواد باید توسط همان شخص و از طریق همان کانال خریداری شود، مگر اینکه یک متغیر تأمینکننده برنامهریزی شده باشد.
۶. قرارداد خرید را استاندارد کنید. قرارداد خرید به وضوح تصریح میکند که تأمینکننده نباید به کارکنان شرکت در قالب رقابت ناعادلانه برای فروش محصولات خود رشوه دهد، در غیر این صورت مبلغ پرداختی به تناسب کسر خواهد شد؛ قرارداد همچنین باید توافق در مورد تخفیف خرید را مشخص کند.
۷. سیستم استعلام خرید، ایجاد یک سیستم استعلام خرید، مشخص کردن اینکه چه کسی واجد شرایط است و چه کسی میتواند وظایف تأمین را در طرح تهیه مواد اولیه با کمترین هزینه از فروشندگان احتمالی انجام دهد، و تعیین دامنه تأمینکنندگان. اصطلاح فنی این فرآیند، تأیید صلاحیت تأمینکننده نیز نامیده میشود. برای انجام کار خوب در مدیریت استعلام خرید، اکنون لازم است از سیستم مدیریت رایانه به طور کامل استفاده شود و از شبکه برای مرور سریع و به دست آوردن اطلاعات مورد نیاز بهره برده شود تا از کارایی بالای مدیریت استعلام خرید و به دست آوردن نتایج استعلام اطمینان حاصل شود.
۸. ایجاد یک رابطه همکاری پایدار با تامینکنندگان، تامینکنندگان پایدار دارای قابلیتهای تامین قوی، شفافیت قیمت، همکاری بلندمدت هستند، آنها ترتیبات اولویتبندی خاصی برای تامین شرکت دارند و میتوانند کیفیت، کمیت و تحویل تامینکنندگان خود را از نظر زمان، قیمت و غیره تضمین کنند. مدیریت تدارکات باید اهمیت زیادی به بهبود مزیت رقابتی زنجیره تامین کلی بدهد، تا حد امکان روابط همکاری بلندمدت و پایدار با تامینکنندگان عالی برقرار کند، بهبود محصولات و فناوری تامینشده را تشویق کند، از توسعه تامینکنندگان حمایت کند و در صورت لزوم با آنها اتحادهای استراتژیک امضا کند. توافقنامه همکاری و غیره.
۴. روشها و ابزارهای کاهش هزینههای تدارکات در سطح تدارکات
۱. کاهش هزینههای تدارکات از طریق انتخاب شرایط پرداخت. اگر شرکت بودجه کافی داشته باشد، یا اگر نرخ بهره بانکی پایین باشد، میتواند از روش نقدی به نقدی استفاده کند که اغلب میتواند تخفیف قیمت بیشتری به همراه داشته باشد، اما تأثیر خاصی بر عملکرد کل سرمایه در گردش شرکت خواهد داشت.
۲. زمان تغییرات قیمت را درک کنید. قیمتها اغلب با تغییر فصلها و عرضه و تقاضای بازار تغییر میکنند. بنابراین، خریداران باید به قانون تغییرات قیمت توجه کنند و زمان خریدها را درک کنند.
۳. مهار تأمینکنندگان از طریق مناقصه رقابتی. برای خرید مواد فله، یک روش مؤثر، اجرای مناقصه رقابتی است که اغلب از طریق مقایسه قیمتها بین تأمینکنندگان، منجر به تعیین قیمت نهایی میشود. از طریق انتخاب و مقایسه تأمینکنندگان مختلف، یکدیگر را مهار میکنند تا شرکت در مذاکره در موقعیت مطلوبی قرار گیرد.
۴. تهیه مستقیم از تولیدکننده. سفارش مستقیم از تولیدکننده میتواند حلقههای واسط را کاهش داده و هزینههای تهیه را پایین بیاورد. در عین حال، خدمات فنی و خدمات پس از فروش تولیدکننده نیز بهتر خواهد بود.
۵. تأمینکنندگان معتبر را انتخاب کنید و با آنها قراردادهای بلندمدت امضا کنید. همکاری با تأمینکنندگان صادق و معتبر نه تنها میتواند کیفیت تأمین و تحویل به موقع را تضمین کند، بلکه میتواند پرداخت و قیمت ترجیحی را نیز به همراه داشته باشد.
۶. انجام کامل نظرسنجیها و جمعآوری اطلاعات از بازار تدارکات، توسعه منابع تأمینکنندگان و گسترش زنجیره تأمین شرکت از طریق کانالهای متعدد. برای دستیابی به سطح مشخصی از مدیریت تدارکات برای یک شرکت، باید توجه کاملی به بررسی بازار تدارکات و جمعآوری و مرتبسازی اطلاعات داشته باشیم. تنها از این طریق میتوانیم شرایط بازار و روند قیمتها را به طور کامل درک کنیم و خود را در موقعیت مطلوب قرار دهیم.
پنجم، مهار فساد در تدارکات، بر کاهش هزینههای تدارکات شرکتها تأثیر میگذارد.
برخی از مدیران شرکتها رک و پوستکنده گفتند: «جلوگیری از فساد خرید غیرممکن است و بسیاری از شرکتها نمیتوانند از این مانع عبور کنند.» این واقعیت است که پرسنل تدارکات یک یوان از تأمینکنندگان دریافت میکنند که بدون شک ده یوان هزینه تدارکات خواهد داشت. برای یافتن راهحلهایی برای این نوع مشکل، باید در جنبههای زیر اقداماتی انجام دهیم: ایجاد مسئولیت شغلی، انتخاب و آموزش پرسنل، انضباط تدارکات، ایجاد سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان و غیره.
ساخت پست خرید مستلزم راهاندازی پستهای مختلف برای پیوند تدارکات است تا مشکل عدم تمرکز بیش از حد قدرت خرید، مهار متقابل، نظارت و پشتیبانی حل شود و در عین حال بر اشتیاق کارکنان در هر پست تأثیر نگذارد.
انتخاب پرسنل، معیارهای انتخاب برای هر موقعیت پرسنل مدیریت تدارکات باید دارای ویژگیهای جامع زیر باشد: درجه خاصی از مهارتهای حرفهای و ارتباطی، آگاهی حقوقی، پاکیزگی و غیره، و سعی کنید از به عهده گرفتن امور تدارکات توسط بستگان مدیران بخش تدارکات جلوگیری کنید.
توانایی حرفهای نه تنها شامل درک خاصی از ویژگیهای مسئول مواد اولیه است، بلکه شامل ایده روشنی از فرآیند مدیریت مواد اولیه نیز میشود؛ کیفیت مطلوب به ویژه برای پرسنل خرید که اغلب با پول سروکار دارند، مهم است، اگرچه مدیریت داخلی اقدامات مختلفی در هر پیوند انجام شده است، اما برای پرسنل تدارکات خط مقدم، مواجهه با وسوسههای مختلفی که به طور پیشگیرانه توسط تأمینکنندگان ارائه میشود، اجتنابناپذیر است. چگونگی جلوگیری از ایجاد تلههای پشت وسوسه، مستلزم آن است که خود پرسنل تدارکات دارای صداقت و درستکاری باشند. آگاهی حقوقی و غیره.
ایجاد یک نظم کاری کامل در بخش تدارکات، روشن کردن اینکه رویههای تصمیمگیری و اجرای فعالیتهای تدارکات باید واضح و شفاف باشند و یکدیگر را نظارت و محدود کنند؛ پیروی دقیق از اصول کاری «پیشبرنامهریزی، کنترل دقیق در طول رویداد و تجزیه و تحلیل دقیق و خلاصهسازی پس از آن» برای اطمینان از خرید و تأمین مواد و مصالح باکیفیت و ارزان که الزامات را برآورده میکنند؛
نظارت بر تدارکات با رویکرد «تمام کارکنان، تمام فرآیند، همه جانبه» را اجرا کنید و قاطعانه به کلاهبرداریهای خصوصی، پذیرش، تخفیفها و رفتارهای انضباطی، غیرقانونی و مجرمانه که به منافع شرکت در فرآیند تدارکات و تأمین آسیب میرساند، پایان دهید و هدایای تأمینکننده و پول هدیهای را که نمیتوان رد کرد، فوراً برای بایگانی به شرکت تحویل دهید؛ خریداران را آموزش دهید تا شغل خود را دوست داشته باشند، وظایف خود را انجام دهند، به شرکت وفادار باشند، در قبال شرکت مسئول باشند، منافع شرکت را حفظ کنند، اسرار شرکت را حفظ کنند و از حقوق مالکیت معنوی محافظت کنند.
ارزیابی عملکرد خرید و ایجاد سیستم توزیع حقوق و دستمزد ارزیابی عملکرد هر پست خرید برای هر پست و دپارتمان خرید بسیار مهم است. معرفی و تدوین روشهای مدیریت علمی، یعنی استانداردهای ارزیابی عملکرد، که میتواند به طور مداوم تداوم تمام حلقههای مدیریت تدارکات را ارتقا دهد، بسیار مهم است. بهبود، تأیید و تشویق به کار مؤثر و دستیابی عینی به یک محیط کاری که در آن عملکرد باعث کاهش هزینه میشود.
به عنوان مدیر خرید، نه تنها پنج جنبه فوق در مدیریت خرید را انجام دهید، بلکه مهمتر از آن، تصویر خوبی از افراد و بخشها در فرآیند خرید ایجاد کنید، به شرکت وفادار باشید، با افراد با صداقت رفتار کنید و با زیردستان سختگیر باشید، که مطمئناً بهینهسازی هزینههای خرید را برای رقابت در بازار شرکتها مناسب نگه میدارد.
بسته رنگین کمان شانگهای بسته بندی لوازم آرایشی و بهداشتی یک مرحله ای را ارائه می دهد. اگر محصولات ما را دوست دارید، می توانید با ما تماس بگیرید،
وبسایت:
www.rainbow-pkg.com
Email: Bobby@rainbow-pkg.com
واتساپ: +008613818823743
زمان ارسال: 30 نوامبر 2021