Inkoop is een van de belangrijkste functies binnen een bedrijf, en de uitgaven hiervoor vertegenwoordigen ongeveer 60% van de productie- en verkoopkosten. Gezien de trend dat de inkoopkosten van moderne correctieovens een steeds groter deel van de totale bedrijfskosten uitmaken, wordt het bedrijf geconfronteerd met steeds heviger concurrentie op de markt en wordt de productcyclus steeds korter.
De diversificatie van de marktvraag en de continue verbetering van het producttechnologieniveau worden afgeremd. Tegelijkertijd verschuiven bedrijven geleidelijk van technologisch leiderschap en marktmonopolie naar inkoop om kosten te verlagen en winst te verhogen, waardoor ze nieuwe concurrentievoordelen kunnen behalen.
Hoe zorg je ervoor dat de inkoopafdeling een essentiële bijdrage levert aan de ontwikkeling van de onderneming? Hoe kun je de prestaties van de inkoopafdeling in de toeleveringsketen verbeteren? Dit hangt allemaal af van de daadwerkelijke en effectieve inkoopactiviteiten van het bedrijf!
Als inkoopdirecteur is het principe bij de inkoop van de benodigde grondstoffen of apparatuur het waarborgen van betrouwbare kwaliteit, hoge veiligheid, stipte levering en service, terwijl de inkoopkosten worden verlaagd. Dit zijn de kerntaken van de inkoopafdeling om de door het bedrijf gestelde missie te volbrengen.
Het proces van kostenbeheer bij bedrijfsinkoop omvat vier aspecten: kostenplanning, kostenbeheersing, kostenanalyse en kostenadministratie en -evaluatie. In de planningsfase kunnen de verantwoordelijkheden van elke functie binnen de inkoop gericht worden vastgesteld. Vervolgens kan, door de nadruk te leggen op de doelstellingen van het functieverantwoordelijkheidssysteem, de evaluatie van de kostenreductiesnelheid en andere methoden, een goede uitvoering van andere managementaspecten zoals kostenbeheersing, kostenadministratie en kostenanalyse duidelijke resultaten opleveren.
Een uitstekende inkoopdirecteur moet vanuit verschillende invalshoeken in het inkoopproces denken. Het belangrijkste aspect is het creëren van een gunstig inkoopklimaat door middel van systeemopbouw en het verbeteren van de uitvoeringscapaciteit van de inkoopactiviteiten op technisch niveau. Deze twee kernaspecten moeten continu worden verbeterd, evenals het inkoopgedrag. Daarnaast moet de inkoopafdeling zich technisch richten op het optimaliseren van de algehele bedrijfscapaciteiten om de totale inkoopkosten zo laag mogelijk te houden. De veelzijdige kostenbeheersing door de inkoopdirecteur begint hoofdzakelijk bij de volgende vijf aspecten om de inkoopkosten te verlagen.
1. Minimaliseer inkoopkosten door strategisch inkoopmanagement
Strategisch inkoopmanagement moet de interne en externe voordelen van de onderneming volledig in balans brengen, win-win-inkoop als doel hebben en zich richten op de ontwikkeling van strategische partnerschappen op lange termijn met leveranciers. Het is een inkoopmanagementparadigma dat zich aanpast aan de ontwikkelingen in de nieuwe economische situatie.
1. Inkoop is niet alleen een kwestie van grondstoffenvoorziening, maar omvat ook kwaliteitsmanagement, productiemanagement en productontwerp. Het voldoen aan de behoeften en voorkeuren van de klant moet worden bereikt door de actieve deelname van alle schakels in de toeleveringsketen, om zo de klantbehoeften om te zetten in productontwerp. Het realiseren van klantvoorkeuren is een voorwaarde voor de implementatie van de strategie. Daarom is het veranderen van het traditionele inkoopconcept bevorderlijk voor een effectieve implementatie van de strategie.
2. Het idee, gebaseerd op de combinatie van kerncompetenties en -elementen, vereist een geoptimaliseerde combinatie van elementen tussen leveranciers en klanten. Het gaat om het aangaan van een strategische alliantie op lange termijn in plaats van een transactionele relatie. Het opzetten van een dergelijke relatie vereist een strategische afstemming tussen vraag en aanbod. Bij de evaluatie en het beheer van leveranciers moet niet langer de transactie als eerste prioriteit worden gesteld, maar moet eerst worden gekeken of de strategie aansluit. Er moet meer gewicht worden toegekend aan aspecten zoals ondernemerschap, bedrijfscultuur, bedrijfsstrategie en competenties.
3. Inkoop is geen eenmalige aangelegenheid en er moet een analyse van de leveranciersmarkt worden uitgevoerd. Deze analyse moet niet alleen productprijzen, kwaliteit, enz. omvatten, maar ook een analyse van de productsector en zelfs een voorspelling van de macro-economische situatie. Daarnaast moeten we de strategie van de leverancier beoordelen, omdat het strategisch managementvermogen van de leverancier ongetwijfeld uiteindelijk de betrouwbaarheid van de inkooprelatie zal beïnvloeden. Al deze aspecten vallen onder de categorie strategische analyse. Het gaat verder dan het traditionele kader voor inkoopanalyse (prijs, kwaliteit, enz.).
2. Verlaag de inkoopkosten door middel van standaardisatie.
Standaardisatie is een fundamentele vereiste voor modern bedrijfsmanagement. Het is de basisgarantie voor de normale werking van de onderneming. Het bevordert de rationalisatie, standaardisatie en efficiëntie van de productie- en operationele activiteiten en diverse managementtaken van de onderneming. Het is een essentiële voorwaarde voor succesvolle kostenbeheersing. In het kostenbeheersingsproces zijn de volgende vier standaardisatietaken van cruciaal belang.
1. Standaardisatie van inkoopmetingen. Dit verwijst naar het gebruik van wetenschappelijke methoden en middelen om de kwantitatieve en kwalitatieve waarden van inkoopactiviteiten te meten en nauwkeurige gegevens te leveren voor inkoopactiviteiten, met name voor de beheersing van inkoopkosten. Zonder een uniforme meetstandaard zijn de basisgegevens onnauwkeurig en is het, indien de gegevens niet gestandaardiseerd zijn, onmogelijk om accurate informatie over inkoopkosten te verkrijgen, laat staan om deze te beheersen.
2. De inkoopprijs is gestandaardiseerd. Bij de beheersing van de inkoopkosten moeten twee vergelijkingsstandaardprijzen worden vastgesteld. De eerste is de standaardinkoopprijs, oftewel de marktprijs of historische prijs van de grondstoffenmarkt, die wordt bepaald door de markt tussen elke boekhoudkundige eenheid en de onderneming te simuleren. De tweede is de interne inkoopbudgetprijs, die tijdens het ontwerpproces van de onderneming wordt berekend op basis van een combinatie van de winstgevendheidseisen van de onderneming en de verkoopprijzen. Inkoopstandaarden en inkoopbudgetprijzen zijn essentiële vereisten voor de beheersing van de inkoopkosten.
3. Standaardiseer de kwaliteit van de ingekochte materialen. Kwaliteit is de ziel van een product. Zonder kwaliteit is het, hoe laag de kosten ook zijn, een verspilling. Kostenbeheersing bij inkoop is kostenbeheersing op basis van gekwalificeerde kwaliteit. Zonder de kwaliteitsnormen van de ingekochte grondstoffen is het onmogelijk om efficiënt aan de eisen van de inkoopactiviteiten te voldoen, laat staan om de inkoopkosten te beheersen, ongeacht de hoogte.
4. Standaardisatie van inkoopkostengegevens. Ontwikkel het proces voor het verzamelen van inkoopkostengegevens, verduidelijk de verantwoordelijkheden van de aanleveraar en de rekeninghouder, zorg ervoor dat de kostengegevens tijdig worden aangeleverd en in de boekhouding worden verwerkt, dat de gegevens gemakkelijk kunnen worden overgedragen en dat informatie-uitwisseling mogelijk is; standaardiseer de methode voor het berekenen van inkoopkosten en verduidelijk de berekeningsmethode: Stel een uniforme tabel voor kostenberekening op om de nauwkeurigheid van de resultaten van de inkoopkostenadministratie te waarborgen.
Ten derde, verlaag de inkoopkosten op systeemniveau.
1. Verbeter het basisbeheer van de inkoop, inclusief de classificatie en gradering van ingekochte materialen en het opzetten van een database; het vaststellen van normen voor de beoordeling van gekwalificeerde leveranciers, de indeling van leveranciersniveaus en het opzetten van een database; de bevestiging van de minimale batchgrootte, de inkoopcyclus en de standaardverpakkingshoeveelheid van diverse materialen; monsters en technische gegevens van diverse ingekochte materialen.
2. Voor bulkinkopen moet een biedingssysteem worden opgezet. Het bedrijf formuleert een duidelijk proces en standaardiseert de biedingsprocedure, zodat de kosten voor de aanbesteding en inkoop worden verlaagd, met name om situationele risico's te vermijden. Wanneer er een biedingsprocedure is, zullen de kosten waarschijnlijk stijgen.
3. Het systeem voor registratie en referentie van aankoopgegevens is geïmplementeerd voor verspreide aankopen. Informatie over de namen, hoeveelheden, handelsmerken, prijzen, namen van fabrikanten, aankooplocaties, contacttelefoonnummers en andere gegevens van de gekochte producten moet worden geregistreerd bij de inspectieafdeling van het bedrijf ter referentie. Het bedrijf kan te allen tijde een onafhankelijke derde partij sturen om steekproeven uit te voeren.
4. Het inkoopproces verloopt decentraal en de verschillende afdelingen beperken elkaar. De inkoopafdeling is verantwoordelijk voor de eerste selectie van leveranciers, de afdelingen kwaliteit en technologie beoordelen de leveringscapaciteit van de leveranciers en bepalen of ze aan de eisen voldoen. De financiële afdeling is verantwoordelijk voor het toezicht op en de controle van de prijzen, en de betaling geschiedt na goedkeuring door de directie.
5. Realiseer de integratie van inkoopkanalen door de integratie van inkoopmedewerkers, verduidelijk voor welke materialen elke medewerker verantwoordelijk is en zorg ervoor dat dezelfde soort materialen door dezelfde persoon en via hetzelfde kanaal worden ingekocht, tenzij het een geplande leveranciervariabele betreft.
6. Standaardiseer het koopcontract. In het koopcontract moet duidelijk worden vastgelegd dat de leverancier geen personeel van het bedrijf mag omkopen door middel van oneerlijke concurrentie bij de verkoop van zijn producten. Indien dit niet gebeurt, wordt de betaling naar rato ingehouden. Het contract moet tevens de afspraken over de aankoopkorting specificeren.
7. Inkoopaanvraagsysteem: stel een inkoopaanvraagsysteem op om te bepalen wie gekwalificeerd is en wie de leveringstaken in het grondstoffeninkoopplan tegen de laagste kosten kan uitvoeren bij mogelijke leveranciers, en bepaal de reikwijdte van de leveranciers. De technische term voor dit proces is ook wel leverancierskwalificatiebevestiging. Om inkoopaanvragen goed te beheren, is het tegenwoordig noodzakelijk om optimaal gebruik te maken van het computerbeheersysteem en het internet te benutten om snel de benodigde informatie op te zoeken, zodat een hoge efficiëntie van het inkoopaanvraagbeheer en het verkrijgen van aanvraagresultaten wordt gewaarborgd.
8. Bouw een stabiele samenwerkingsrelatie op met leveranciers. Betrouwbare leveranciers beschikken over sterke leveringscapaciteiten, prijstransparantie, langdurige samenwerking, hebben bepaalde prioriteitsafspraken voor de leveringen van het bedrijf en kunnen de kwaliteit, kwantiteit, levertijd, prijs, enz. van hun leveringen garanderen. Inkoopmanagement moet veel waarde hechten aan het verbeteren van het concurrentievoordeel van de gehele toeleveringsketen, het zoveel mogelijk opbouwen van langdurige en stabiele samenwerkingsrelaties met uitstekende leveranciers, het stimuleren van de verbetering van geleverde producten en technologie, het ondersteunen van de ontwikkeling van leveranciers en het sluiten van strategische samenwerkingsverbanden waar nodig.
4. Methoden en middelen om de inkoopkosten op inkoopniveau te verlagen
1. Verlaag de inkoopkosten door de juiste betalingsvoorwaarden te kiezen. Als het bedrijf over voldoende middelen beschikt, of als de bankrente laag is, kan het gebruikmaken van de 'cash-to-spot'-methode. Dit levert vaak een grotere prijskorting op, maar heeft wel een zekere impact op het totale werkkapitaal van het bedrijf.
2. Begrijp de timing van prijsveranderingen. Prijzen veranderen vaak met de seizoenen en de wisselwerking tussen vraag en aanbod op de markt. Kopers moeten daarom letten op de wetmatigheden van prijsveranderingen en het juiste moment voor aankopen inschatten.
3. Leveranciers beperken door middel van concurrerende aanbestedingen. Voor de inkoop van bulkmaterialen is een effectieve methode het uitvoeren van concurrerende aanbestedingen. Dit resulteert vaak in een bodemprijs door de prijzen van verschillende leveranciers te vergelijken. Door de selectie en vergelijking van verschillende leveranciers wordt de concurrentie tussen hen beperkt, waardoor het bedrijf een gunstige onderhandelingspositie krijgt.
4. Rechtstreeks inkopen bij de fabrikant. Door rechtstreeks bij de fabrikant te bestellen, worden tussenpersonen geëlimineerd en de inkoopkosten verlaagd. Tegelijkertijd profiteert u van betere technische ondersteuning en after-sales service van de fabrikant.
5. Kies voor gerenommeerde leveranciers en sluit langetermijncontracten met hen af. Samenwerking met eerlijke en betrouwbare leveranciers garandeert niet alleen de kwaliteit van de levering en tijdige levering, maar levert ook gunstige betalingsvoorwaarden en prijzen op.
6. Voer grondig onderzoek uit naar de inkoopmarkt en verzamel informatie hierover, ontwikkel leveranciers en breid de toeleveringsketen van het bedrijf uit via meerdere kanalen. Om een bepaald niveau van inkoopmanagement te bereiken, moet een onderneming veel aandacht besteden aan onderzoek naar de inkoopmarkt en het verzamelen en sorteren van informatie. Alleen op deze manier kunnen we de marktomstandigheden en prijstrends volledig begrijpen en onszelf in een gunstige positie plaatsen.
Ten vijfde heeft het tegengaan van corruptie bij aanbestedingen een positief effect op de kostenbesparingen van bedrijven bij aanbestedingen.
Sommige bedrijfsmanagers zeiden openlijk: "Corruptie bij inkoop is onmogelijk te voorkomen, en veel bedrijven kunnen deze hindernis niet omzeilen." Dit is de realiteit: inkoopmedewerkers ontvangen één yuan van leveranciers, wat ongetwijfeld tien yuan aan inkoopkosten met zich meebrengt. Om dit soort problemen op te lossen, moeten we maatregelen nemen op de volgende gebieden: duidelijke functieomschrijvingen, personeelsselectie en -training, inkoopdiscipline, een systeem voor prestatiebeoordeling van medewerkers, enzovoort.
Het opzetten van inkoopafdelingen vereist het creëren van verschillende afdelingen voor de inkoopketen, om te voorkomen dat de inkoopkracht te veel geconcentreerd raakt, om onderlinge controle, toezicht en ondersteuning te waarborgen en tegelijkertijd het enthousiasme van de medewerkers op elke afdeling niet te temperen.
Bij de personeelsselectie moeten de kandidaten voor elke functie binnen het inkoopmanagement over de volgende algemene kwaliteiten beschikken: een zekere mate van professionele en communicatieve vaardigheden, juridische kennis, netheid, enz. Het is bovendien raadzaam te voorkomen dat familieleden van managers van de inkoopafdeling zich met inkoop bezighouden.
Professionele bekwaamheid omvat niet alleen een zeker begrip van de eigenschappen van de verantwoordelijke grondstoffen, maar ook een helder inzicht in het proces van grondstoffenbeheer. Kwaliteitsborging is met name belangrijk voor inkoopmedewerkers die vaak met geld werken. Hoewel er intern diverse maatregelen zijn genomen in elke schakel, blijven inkoopmedewerkers in de frontlinie onvermijdelijk geconfronteerd worden met diverse verleidingen die proactief door leveranciers worden aangeboden. Om te voorkomen dat ze in de val trappen, moeten inkoopmedewerkers zelf integer en betrouwbaar zijn, evenals kennis van de wet.
Zorg voor een complete werkdiscipline binnen de inkoopafdeling en maak duidelijk dat de besluitvormings- en uitvoeringsprocedures van inkoopactiviteiten helder, transparant en onderling controlerend moeten zijn. Volg strikt de werkprincipes van "voorbereiding, strenge controle tijdens de uitvoering en zorgvuldige analyse en samenvatting achteraf" om te garanderen dat er hoogwaardige en betaalbare materialen worden ingekocht en geleverd die aan de eisen voldoen.
Implementeer een alomvattend inkoopbeleid met volledige inzet van personeel en processen, en maak resoluut een einde aan privéfraude, het accepteren van illegale goederen, kortingen en disciplinair, illegaal en crimineel gedrag dat de belangen van het bedrijf schaadt in het inkoop- en leveringsproces. Geschenken en geld van leveranciers die niet kunnen worden geweigerd, moeten onmiddellijk aan het bedrijf worden gemeld voor archivering. Train inkopers om van hun werk te houden, hun taken uit te voeren, loyaal te zijn aan het bedrijf, verantwoordelijkheid te nemen voor het bedrijf, de bedrijfsbelangen te behartigen, bedrijfsgeheimen te bewaren en intellectuele eigendomsrechten te beschermen.
Het opzetten van een systeem voor prestatiebeoordeling en salarisverdeling binnen de inkoopafdeling. Het is van groot belang dat elke functie en inkoopafdeling de prestaties van elke inkoopmedewerker evalueert. Het is essentieel om wetenschappelijke managementmethoden te introduceren en te formuleren, oftewel prestatiebeoordelingsnormen, die de continuïteit van alle schakels in het inkoopmanagement bevorderen. Dit moet leiden tot verbetering, erkenning en aanmoediging van effectief werk en een objectieve werkomgeving waarin prestaties bijdragen aan kostenbesparing.
Als inkoopdirecteur is het niet alleen belangrijk om de bovengenoemde vijf aspecten van inkoopmanagement toe te passen, maar vooral om een goed imago te creëren bij de medewerkers en afdelingen binnen het inkoopproces, loyaliteit aan het bedrijf te tonen, mensen met oprechtheid te behandelen en streng te zijn tegenover ondergeschikten. Dit alles zal de kostenoptimalisatie van de inkoop zeker ten goede komen aan de concurrentiepositie van de onderneming op de markt.
Shanghai Rainbow Package biedt totaaloplossingen voor cosmetische verpakkingen. Heeft u interesse in onze producten? Neem dan contact met ons op.
Website:
www.rainbow-pkg.com
Email: Bobby@rainbow-pkg.com
WhatsApp: +008613818823743
Geplaatst op: 30 november 2021