Pembelian merupakan salah satu fungsi terpenting dalam aktivitas perusahaan, dan pengeluarannya mencapai sekitar 60% dari produksi dan penjualan. Dengan tren biaya pembelian kompor modern yang secara bertahap meningkat sebagai proporsi dari total biaya perusahaan, perusahaan menghadapi persaingan pasar yang semakin ketat, dan siklus produksi produk secara bertahap semakin pendek.
Diversifikasi permintaan pasar dan peningkatan berkelanjutan tingkat teknologi produk mengalami penurunan. Pada saat yang sama, perusahaan secara bertahap beralih dari kepemimpinan teknologi dan monopoli pasar ke pembelian untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan, sehingga membantu mereka meraih keunggulan baru.
Bagaimana cara agar kinerja departemen pengadaan memberikan kontribusi penting bagi perkembangan perusahaan? Bagaimana cara agar departemen pengadaan dapat menunjukkan performa yang lebih baik dalam operasi rantai pasokan? Semua ini bergantung pada aktivitas pengadaan perusahaan yang aktual dan efektif!
Sebagai direktur pengadaan, prinsip pembelian bahan baku atau peralatan yang dibutuhkan adalah untuk memastikan kualitas yang andal, keamanan yang kuat, pengiriman tepat waktu, dan layanan yang memadai, sekaligus mengurangi biaya pembelian. Ini adalah tugas inti departemen pengadaan untuk menyelesaikan misi yang diberikan oleh perusahaan.
Proses manajemen biaya pengadaan perusahaan mencakup empat aspek manajemen, yaitu perencanaan biaya, pengendalian biaya, analisis biaya, dan akuntansi serta penilaian biaya; tahap perencanaan dapat ditargetkan untuk menentukan tanggung jawab setiap posisi dalam pengadaan, dan kemudian dengan menekankan tujuan sistem tanggung jawab posisi, penilaian tingkat pengurangan biaya dan cara lain, untuk melakukan dengan baik dalam aspek manajemen lainnya seperti pengendalian biaya, akuntansi biaya dan analisis biaya akan mendapatkan hasil yang nyata.
Seorang direktur pengadaan yang unggul harus memulai dari berbagai aspek dalam proses pengadaan. Aspek utama adalah menciptakan lingkungan pengadaan dalam hal pembangunan sistem dan meningkatkan kemampuan pelaksanaan bisnis pengadaan dari tingkat teknis, dan terus meningkatkan kedua aspek kunci ini, serta pembangunan sistem terkait perilaku pengadaan, secara teknis meningkatkan kemampuan bisnis komprehensif departemen pengadaan untuk mencapai total biaya pengadaan terendah. Pengendalian biaya pembelian yang beragam dari direktur pengadaan terutama dimulai dari lima aspek berikut untuk mengurangi biaya pembelian.
1. Meminimalkan biaya pengadaan melalui manajemen pengadaan strategis.
Manajemen pengadaan strategis harus sepenuhnya menyeimbangkan keunggulan internal dan eksternal perusahaan, menjadikan pengadaan yang saling menguntungkan sebagai tujuannya, dan berfokus pada pengembangan kemitraan strategis jangka panjang dengan pemasok. Ini adalah paradigma manajemen pengadaan yang beradaptasi dengan perkembangan situasi ekonomi baru.
1. Pembelian bukan hanya masalah pengadaan bahan baku, tetapi juga mencakup manajemen mutu, manajemen produksi, dan masalah desain produk. Kepuasan akan kebutuhan dan preferensi pelanggan harus dicapai melalui partisipasi pihak utama dari setiap mata rantai dalam rantai pasokan untuk mewujudkan konversi kebutuhan pelanggan menjadi desain produk. Terwujudnya preferensi pelanggan merupakan prasyarat untuk implementasi strategi. Oleh karena itu, mengubah konsep pengadaan tradisional akan bermanfaat bagi implementasi strategi yang efektif.
2. Gagasan yang didasarkan pada kombinasi kemampuan inti dan elemen-elemen memerlukan kombinasi elemen yang optimal antara pemasok dan pelanggan. Membangun kemitraan aliansi strategis jangka panjang, bukan sekadar hubungan transaksional. Membangun hubungan seperti itu membutuhkan kesesuaian strategis antara sisi penawaran dan permintaan. Evaluasi dan manajemen pemasok tidak lagi didasarkan pada transaksi sebagai prioritas utama, tetapi harus terlebih dahulu mempertimbangkan apakah strategi tersebut sesuai. Meningkatkan bobot pada aspek kewirausahaan, budaya perusahaan, strategi perusahaan, dan faktor kemampuan.
3. Pembelian bukanlah kegiatan satu toko saja, dan analisis pasar pemasok harus dilakukan. Analisis ini tidak hanya mencakup harga produk, kualitas, dan sebagainya, tetapi juga analisis industri produk, bahkan memprediksi situasi ekonomi makro. Selain itu, kita harus menilai strategi pemasok, karena kemampuan manajemen strategis pemasok pasti akan memengaruhi keandalan hubungan pengadaan. Semua masalah ini termasuk dalam kategori analisis strategis. Hal ini melampaui kerangka analisis pengadaan tradisional (harga, kualitas, dan sebagainya).
2. Mengurangi biaya pengadaan melalui standardisasi tertentu
Standardisasi merupakan persyaratan dasar manajemen perusahaan modern. Ini adalah jaminan dasar untuk kelancaran operasional perusahaan. Standardisasi mendorong rasionalisasi, standardisasi, dan efisiensi kegiatan produksi dan operasional perusahaan serta berbagai tugas manajemen. Ini adalah prasyarat dasar untuk pengendalian biaya yang sukses. Dalam proses pengendalian biaya, empat tugas standardisasi berikut ini sangat penting.
1. Standardisasi pengukuran pengadaan. Mengacu pada penggunaan metode dan cara ilmiah untuk mengukur nilai kuantitatif dan kualitatif dalam kegiatan pengadaan, dan menyediakan data yang akurat untuk kegiatan pengadaan, terutama pengendalian biaya pengadaan. Jika tidak ada standar pengukuran yang seragam, data dasar tidak akurat, dan data tidak distandarisasi, maka tidak mungkin untuk mendapatkan informasi biaya pengadaan yang akurat, apalagi mengendalikannya.
2. Harga pembelian distandarisasi. Dalam proses pengendalian biaya pembelian, dua harga standar perbandingan harus ditetapkan. Pertama adalah harga pembelian standar, yaitu harga pasar atau harga historis pasar bahan baku, yang dilakukan dengan mensimulasikan pasar antara setiap unit akuntansi dan perusahaan; kedua adalah harga anggaran pengadaan internal, yang dalam proses perancangan perusahaan menghitung harga bahan baku melalui kombinasi persyaratan profitabilitas perusahaan dan harga penjualan. Standar pembelian dan harga anggaran pembelian merupakan persyaratan dasar untuk operasi pengendalian biaya pembelian.
3. Standarisasi kualitas bahan baku yang dibeli. Kualitas adalah jiwa suatu produk. Tanpa kualitas, serendah apa pun biayanya, itu akan sia-sia. Pengendalian biaya pembelian adalah pengendalian biaya dengan kualitas yang memenuhi syarat. Tanpa dokumen standar kualitas bahan baku yang dibeli, mustahil untuk memenuhi persyaratan kegiatan pengadaan secara efisien, apalagi biaya pengadaan yang tinggi dan rendah.
4. Standardisasi data biaya pengadaan. Mengembangkan proses pengumpulan data biaya pengadaan, memperjelas tanggung jawab pengirim data biaya dan pemegang rekening, memastikan data biaya dikirim tepat waktu, dimasukkan ke dalam rekening tepat waktu, data mudah ditransmisikan, dan berbagi informasi terwujud; menstandarisasi metode akuntansi biaya pengadaan dan memperjelas metode perhitungan biaya pengadaan: Membentuk format bagan perhitungan biaya yang seragam untuk memastikan hasil akuntansi biaya pembelian akurat.
Ketiga, mengurangi biaya pengadaan di tingkat sistem pengadaan.
1. Meningkatkan manajemen dasar pengadaan, termasuk klasifikasi dan penilaian bahan yang dibeli serta pembentukan basis data; penentuan standar evaluasi pemasok yang memenuhi syarat, pembagian tingkatan pemasok dan pembentukan basis data; konfirmasi ukuran batch minimum, siklus pengadaan, dan kuantitas pengemasan standar berbagai bahan; sampel dan data teknis berbagai bahan yang dibeli.
2. Sistem penawaran harus diterapkan untuk pembelian dalam jumlah besar. Perusahaan harus merumuskan proses secara jelas dan menstandarisasi proses penawaran, sehingga penawaran dan pengadaan dapat mengurangi biaya pengadaan, terutama untuk menghindari situasi yang tidak menentu. Jika penawaran dilakukan, biaya akan meningkat.
3. Sistem registrasi dan referensi informasi pembelian diimplementasikan untuk pembelian yang tersebar. Informasi tentang nama produk yang dibeli, kuantitas, merek dagang, harga, nama produsen, lokasi pembelian, nomor telepon kontak, dan informasi lainnya harus didaftarkan ke departemen inspeksi perusahaan untuk referensi. Perusahaan dapat mengirimkan pihak ketiga kapan saja untuk melakukan pemeriksaan acak.
4. Proses pengadaan dioperasikan secara terdesentralisasi dan saling membatasi satu sama lain. Departemen pengadaan bertanggung jawab atas pemilihan pemasok utama, departemen kualitas dan teknologi mengevaluasi kapasitas pasokan pemasok, dan kualifikasi ditentukan. Departemen keuangan bertanggung jawab atas pengawasan dan pengendalian harga, dan pembayaran dilakukan dengan persetujuan dari pimpinan utama perusahaan.
5. Mewujudkan integrasi saluran pengadaan melalui integrasi personel pengadaan, memperjelas bahan pengadaan yang menjadi tanggung jawab setiap personel pengadaan, dan jenis bahan yang sama harus dibeli oleh orang yang sama dan melalui saluran yang sama, kecuali jika merupakan variabel pemasok yang direncanakan.
6. Standardisasikan kontrak pembelian. Kontrak pembelian secara jelas menetapkan bahwa pemasok tidak boleh menyuap personel perusahaan dalam bentuk persaingan tidak sehat untuk penjualan produknya, jika tidak, pembayaran akan dipotong secara proporsional; kontrak juga harus menentukan kesepakatan tentang rabat pembelian.
7. Sistem permintaan pembelian, membangun sistem permintaan pembelian, mengklarifikasi siapa yang memenuhi syarat dan siapa yang dapat menyelesaikan tugas pasokan dalam rencana pengadaan bahan baku dengan biaya terendah dari penjual yang memungkinkan, dan menentukan ruang lingkup pemasok. Istilah teknis untuk proses ini juga disebut konfirmasi kualifikasi pemasok. Untuk melakukan pekerjaan yang baik dalam manajemen permintaan pembelian, sekarang perlu memanfaatkan sepenuhnya sistem manajemen komputer dan memanfaatkan jaringan untuk dengan cepat menelusuri dan memperoleh informasi yang dibutuhkan, sehingga memastikan efisiensi tinggi dari manajemen permintaan pembelian dan memperoleh hasil permintaan.
8. Membangun hubungan kerja sama yang stabil dengan pemasok. Pemasok yang stabil memiliki kemampuan pasokan yang kuat, transparansi harga, kerja sama jangka panjang, mereka memiliki pengaturan prioritas tertentu untuk pasokan perusahaan, dan dapat memastikan kualitas, kuantitas, dan pengiriman pasokan mereka. Manajemen pengadaan harus sangat memperhatikan peningkatan keunggulan kompetitif dari keseluruhan rantai pasokan, membangun hubungan kerja sama jangka panjang dan stabil dengan pemasok yang unggul sebanyak mungkin, mendorong peningkatan produk dan teknologi yang dipasok, mendukung pengembangan pemasok, dan menandatangani aliansi strategis dengan mereka bila perlu (perjanjian kerja sama, dan sebagainya).
4. Metode dan cara untuk mengurangi biaya pengadaan di tingkat pengadaan
1. Mengurangi biaya pengadaan melalui pemilihan jangka waktu pembayaran. Jika perusahaan memiliki dana yang cukup, atau jika suku bunga bank rendah, perusahaan dapat menggunakan metode pembayaran tunai, yang seringkali dapat memberikan diskon harga yang lebih besar, tetapi akan berdampak tertentu pada operasional modal kerja seluruh perusahaan.
2. Pahami waktu perubahan harga. Harga sering berubah sesuai musim dan penawaran serta permintaan pasar. Oleh karena itu, pembeli harus memperhatikan hukum perubahan harga dan memahami waktu yang tepat untuk membeli.
3. Mengendalikan pemasok melalui penawaran kompetitif. Untuk pembelian bahan baku dalam jumlah besar, metode yang efektif adalah dengan menerapkan penawaran kompetitif, yang seringkali menghasilkan harga akhir melalui perbandingan harga antar pemasok. Melalui pemilihan dan perbandingan pemasok yang berbeda untuk saling mengendalikan, sehingga perusahaan berada dalam posisi yang menguntungkan dalam negosiasi.
4. Pengadaan langsung dari produsen. Pemesanan langsung dari produsen dapat mengurangi perantara dan menurunkan biaya pengadaan. Pada saat yang sama, layanan teknis dan layanan purna jual dari produsen akan lebih baik.
5. Pilihlah pemasok yang bereputasi baik dan buatlah kontrak jangka panjang dengan mereka. Bekerja sama dengan pemasok yang jujur dan kredibel tidak hanya dapat menjamin kualitas pasokan dan pengiriman tepat waktu, tetapi juga mendapatkan pembayaran dan harga yang lebih menguntungkan.
6. Melakukan survei dan pengumpulan informasi pasar pengadaan secara menyeluruh, mengembangkan sumber daya pemasok, dan memperluas rantai pasokan perusahaan melalui berbagai saluran. Untuk mencapai tingkat manajemen pengadaan tertentu bagi suatu perusahaan, perlu diberikan perhatian penuh pada investigasi pasar pengadaan serta pengumpulan dan penyortiran informasi. Hanya dengan cara ini kita dapat sepenuhnya memahami kondisi pasar dan tren harga, serta menempatkan diri kita pada posisi yang menguntungkan.
Kelima, pemberantasan korupsi pengadaan berdampak pada pengurangan biaya pengadaan perusahaan.
Beberapa manajer perusahaan mengatakan dengan jujur: “Korupsi pengadaan tidak mungkin dicegah, dan banyak perusahaan tidak dapat mengatasi hambatan ini.” Inilah realita bahwa personel pengadaan menerima satu yuan dari pemasok, yang pasti akan menghabiskan sepuluh yuan dalam biaya pengadaan. Untuk menemukan solusi atas masalah semacam ini, kita perlu mengambil langkah-langkah dalam aspek-aspek berikut: pembangunan tanggung jawab pekerjaan, seleksi dan pelatihan personel, disiplin pengadaan, pembangunan sistem penilaian kinerja karyawan, dan sebagainya.
Pembangunan pos pengadaan memerlukan pembentukan pos-pos berbeda untuk mata rantai pengadaan, guna mengatasi masalah tidak terkonsentrasinya daya beli, saling menahan diri, pengawasan dan dukungan, serta pada saat yang sama tidak memengaruhi antusiasme staf di setiap pos.
Seleksi personel, kriteria seleksi untuk setiap posisi personel manajemen pengadaan perlu memiliki kualitas komprehensif berikut: tingkat profesionalisme dan keterampilan komunikasi tertentu, kesadaran hukum, kebersihan, dll., dan berusaha untuk menghindari kerabat manajer departemen pengadaan yang mengambil alih bisnis pengadaan.
Kemampuan profesional tidak hanya mencakup pemahaman tertentu tentang atribut bahan baku yang menjadi tanggung jawab, tetapi juga gagasan yang jelas tentang proses pengelolaan bahan baku; kualitas yang bersih sangat penting bagi personel pengadaan yang sering berurusan dengan uang, meskipun berbagai langkah manajemen internal telah diambil di setiap tahapan, namun bagi personel pengadaan lini depan, masih tidak dapat dihindari untuk menghadapi berbagai godaan yang secara proaktif diberikan oleh pemasok. Bagaimana mencegah jebakan di balik godaan tersebut membutuhkan integritas dan kejujuran dari personel pengadaan itu sendiri. Kesadaran hukum dan sebagainya.
Membangun disiplin kerja yang lengkap di departemen pengadaan, memperjelas bahwa prosedur pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan pengadaan harus jelas, transparan, serta saling mengawasi dan membatasi; secara ketat mengikuti prinsip kerja “perencanaan awal, pengawasan ketat selama pelaksanaan, dan analisis serta rangkuman yang cermat setelahnya” untuk memastikan pengadaan dan penyediaan bahan dan material berkualitas tinggi dan terjangkau yang memenuhi persyaratan;
Terapkan pengawasan pengadaan "seluruh staf, seluruh proses, menyeluruh", dan dengan tegas akhiri penipuan pribadi, penerimaan, rabat, dan perilaku disiplin, ilegal, dan kriminal yang merugikan kepentingan perusahaan dalam proses pengadaan dan pasokan, serta hadiah dan uang hadiah pemasok yang tidak dapat ditolak, harus segera diserahkan kepada perusahaan untuk diarsipkan; latih para pembeli untuk mencintai pekerjaan mereka, menjalankan tugas mereka, setia kepada perusahaan, bertanggung jawab kepada perusahaan, menjaga kepentingan perusahaan, menjaga rahasia perusahaan, dan melindungi hak kekayaan intelektual.
Pembangunan sistem penilaian kinerja dan distribusi gaji di bidang pengadaan sangat penting bagi setiap posisi dan departemen pengadaan untuk mengevaluasi kinerja setiap posisi pengadaan. Sangat penting untuk memperkenalkan dan merumuskan metode manajemen ilmiah, yaitu standar penilaian kinerja, yang dapat terus mendorong keberlanjutan semua mata rantai manajemen pengadaan. Meningkatkan, memberikan penegasan dan dorongan untuk kerja yang efektif, dan secara objektif mencapai lingkungan kerja di mana kinerja mendorong pengurangan biaya.
Sebagai direktur pengadaan, tidak hanya melakukan lima aspek manajemen pengadaan di atas, tetapi yang lebih penting, membangun citra yang baik dari individu dan departemen dalam proses pengadaan, setia kepada perusahaan, memperlakukan orang dengan tulus, dan bersikap tegas kepada bawahan, yang tentunya akan menjaga optimalisasi biaya pengadaan agar sesuai dengan daya saing pasar perusahaan.
Shanghai Rainbow Package menyediakan layanan pengemasan kosmetikครบครบ. Jika Anda menyukai produk kami, Anda dapat menghubungi kami.
Situs web:
www.rainbow-pkg.com
Email: Bobby@rainbow-pkg.com
WhatsApp: +008613818823743
Waktu posting: 30 November 2021