Der Einkauf zählt zu den wichtigsten Funktionen eines Unternehmens und macht rund 60 % der Produktions- und Umsatzkosten aus. Da die Einkaufskosten für moderne Korrekturöfen einen immer größeren Anteil der Gesamtkosten ausmachen, sieht sich das Unternehmen einem zunehmend verschärften Wettbewerb ausgesetzt, und der Produktionszyklus verkürzt sich stetig.
Die Diversifizierung der Marktnachfrage und die kontinuierliche Verbesserung des technologischen Niveaus der Produkte werden gebremst. Gleichzeitig verlagern Unternehmen ihren Fokus zunehmend von Technologieführerschaft und Marktmonopol auf den Einkauf, um Kosten zu senken und Gewinne zu steigern und sich so neue Wettbewerbsvorteile zu sichern.
Wie kann die Einkaufsabteilung einen entscheidenden Beitrag zur Unternehmensentwicklung leisten? Wie kann ihre Leistungsfähigkeit in der Lieferkette gesteigert werden? All dies hängt von den tatsächlichen und effektiven Beschaffungsaktivitäten des Unternehmens ab!
Als Einkaufsleiter ist es mein oberstes Ziel beim Einkauf der benötigten Rohstoffe und Ausrüstungen, zuverlässige Qualität, hohe Sicherheit, pünktliche Lieferung und reibungslosen Service zu gewährleisten und gleichzeitig die Einkaufskosten zu senken. Dies sind die Kernaufgaben der Einkaufsabteilung zur Erfüllung der Unternehmensziele.
Der Prozess des Kostenmanagements im Unternehmenseinkauf umfasst vier Managementaspekte, nämlich Kostenplanung, Kostenkontrolle, Kostenanalyse sowie Kostenrechnung und -bewertung. In der Planungsphase können die Verantwortlichkeiten jeder Position im Einkauf festgelegt werden. Durch die Betonung des Ziels des Positionsverantwortlichkeitssystems, die Bewertung der Kostensenkungsrate und anderer Maßnahmen lassen sich in anderen Managementaspekten wie Kostenkontrolle, Kostenrechnung und Kostenanalyse deutliche Ergebnisse erzielen.
Ein exzellenter Einkaufsleiter sollte viele Aspekte des Beschaffungsprozesses berücksichtigen. Der wichtigste Aspekt ist die Schaffung eines optimalen Umfelds für die Beschaffung durch Systemaufbau und die Verbesserung der technischen Umsetzung der Beschaffungsprozesse. Aufbauend auf diesen beiden Schlüsselaspekten und dem Systemaufbau im Hinblick auf das Beschaffungsverhalten sollten die umfassenden Geschäftsfähigkeiten der Beschaffungsabteilung technisch optimiert werden, um die Gesamtbeschaffungskosten zu minimieren. Die vielschichtige Kostenkontrolle des Einkaufsleiters basiert im Wesentlichen auf den folgenden fünf Aspekten zur Reduzierung der Beschaffungskosten.
1. Minimierung der Beschaffungskosten durch strategisches Beschaffungsmanagement
Strategisches Beschaffungsmanagement sollte die internen und externen Vorteile des Unternehmens optimal ausbalancieren, eine Win-Win-Beschaffung zum Ziel haben und den Aufbau langfristiger strategischer Partnerschaften mit Lieferanten in den Mittelpunkt stellen. Es handelt sich um ein Beschaffungsmanagement-Paradigma, das sich an die neue wirtschaftliche Lage anpasst.
1. Der Einkauf beschränkt sich nicht nur auf die Rohstoffbeschaffung, sondern umfasst auch Qualitätsmanagement, Produktionssteuerung und Produktentwicklung. Die Erfüllung der Kundenbedürfnisse und -präferenzen erfordert die aktive Beteiligung aller Beteiligten entlang der Lieferkette, um die Kundenbedürfnisse in ein Produktdesign umzusetzen. Die Berücksichtigung der Kundenpräferenzen ist Voraussetzung für die Strategieumsetzung. Daher trägt die Abkehr vom traditionellen Beschaffungskonzept zu einer effektiven Strategieumsetzung bei.
2. Das auf der Kombination von Kernkompetenzen und -elementen basierende Konzept erfordert eine optimierte Abstimmung der Elemente zwischen Lieferanten und Kunden. Statt einer rein transaktionsorientierten Beziehung sollte eine langfristige strategische Allianzpartnerschaft angestrebt werden. Dies setzt eine strategische Abstimmung zwischen Angebots- und Nachfrageseite voraus. Die Bewertung und das Management von Lieferanten sollten nicht mehr primär auf der Transaktion basieren, sondern zunächst die strategische Übereinstimmung prüfen. Aspekte wie Unternehmertum, Unternehmenskultur, Unternehmensstrategie und Kompetenzfaktoren sollten stärker gewichtet werden.
3. Einkauf ist kein Einzelgeschäft, sondern erfordert eine umfassende Marktanalyse. Diese sollte neben Produktpreisen und -qualität auch Branchenanalysen und Prognosen zur gesamtwirtschaftlichen Lage beinhalten. Darüber hinaus ist eine Beurteilung der Lieferantenstrategie unerlässlich, da deren strategisches Management die Zuverlässigkeit der Einkaufsbeziehung maßgeblich beeinflusst. All diese Aspekte fallen unter die Kategorie der strategischen Analyse und gehen über den traditionellen Rahmen der Einkaufsanalyse (Preis, Qualität etc.) hinaus.
2. Senkung der Beschaffungskosten durch Standardisierung
Standardisierung ist eine Grundvoraussetzung moderner Unternehmensführung. Sie ist die wichtigste Garantie für den reibungslosen Geschäftsbetrieb. Sie fördert die Rationalisierung, Standardisierung und Effizienz der Produktions- und Betriebsabläufe sowie verschiedener Managementaufgaben. Sie ist die grundlegende Voraussetzung für eine erfolgreiche Kostenkontrolle. Im Kostenkontrollprozess sind die folgenden vier Standardisierungsaufgaben von entscheidender Bedeutung.
1. Standardisierung der Beschaffungsmessung. Dies bezeichnet die Anwendung wissenschaftlicher Methoden und Mittel zur Messung quantitativer und qualitativer Werte in Beschaffungsaktivitäten und zur Bereitstellung präziser Daten für diese, insbesondere für die Kostenkontrolle. Ohne einheitliche Messstandards sind die Basisdaten ungenau, und ohne Standardisierung der Daten ist es unmöglich, genaue Informationen über die Beschaffungskosten zu erhalten, geschweige denn diese zu kontrollieren.
2. Der Einkaufspreis ist standardisiert. Im Rahmen der Einkaufskostenkontrolle sollten zwei Vergleichspreise festgelegt werden. Der erste ist der Standardeinkaufspreis, d. h. der Marktpreis oder historische Preis des Rohstoffmarktes, der durch Marktsimulationen zwischen den einzelnen Kostenstellen und dem Unternehmen ermittelt wird. Der zweite ist der interne Beschaffungsbudgetpreis, der im Rahmen der unternehmensinternen Planung als Richtpreis für Rohstoffe unter Berücksichtigung der Rentabilitätsanforderungen und der Verkaufspreise berechnet wird. Einkaufsstandards und Einkaufsbudgetpreise sind die Grundvoraussetzungen für eine effektive Einkaufskostenkontrolle.
3. Standardisieren Sie die Qualität der eingekauften Materialien. Qualität ist das A und O eines Produkts. Ohne Qualität ist selbst der niedrigste Preis verschwendet. Kostenkontrolle im Einkauf bedeutet Kostenkontrolle unter Einhaltung qualifizierter Qualitätsstandards. Ohne Qualitätsnormen für die eingekauften Rohstoffe ist es unmöglich, die Anforderungen der Beschaffungsaktivitäten effizient zu erfüllen, geschweige denn hohe oder niedrige Beschaffungskosten zu kontrollieren.
4. Standardisierung der Beschaffungskostendaten. Entwicklung des Prozesses zur Erfassung von Beschaffungskostendaten, Klärung der Verantwortlichkeiten des Kostendatengebers und des Kontoinhabers, Sicherstellung der fristgerechten Übermittlung und Verbuchung der Kostendaten, Gewährleistung einer einfachen Datenübertragung und des Informationsaustauschs; Standardisierung der Beschaffungskostenrechnungsmethode und Klärung der Berechnungsmethode: Erstellung eines einheitlichen Kostenberechnungsdiagramms, um die Genauigkeit der Ergebnisse der Beschaffungskostenrechnung sicherzustellen.
Drittens, die Beschaffungskosten auf Ebene des Beschaffungssystems senken.
1. Verbesserung des grundlegenden Beschaffungsmanagements, einschließlich der Klassifizierung und Einstufung der eingekauften Materialien und des Aufbaus einer Datenbank; Festlegung von Kriterien für die Bewertung qualifizierter Lieferanten, Einteilung der Lieferantenstufen und Aufbau einer Datenbank; Bestätigung der Mindestlosgröße, des Beschaffungszyklus und der Standardverpackungsmenge verschiedener Materialien; Muster und technische Daten verschiedener eingekaufter Materialien.
2. Für Großeinkäufe sollte ein Ausschreibungsverfahren eingeführt werden. Das Unternehmen formuliert einen klaren Prozess und standardisiert das Ausschreibungsverfahren, um die Beschaffungskosten zu senken und insbesondere situationsbedingte Preisschwankungen zu vermeiden. Eine Ausschreibung führt in der Regel zu höheren Kosten.
3. Für dezentrale Einkäufe wird ein System zur Erfassung und Referenzierung von Kaufinformationen eingesetzt. Informationen zu Produktnamen, Mengen, Marken, Preisen, Herstellernamen, Kauforten, Telefonnummern und weiteren relevanten Daten müssen der internen Kontrollabteilung zur Referenzierung gemeldet werden. Das Unternehmen kann jederzeit eine externe Person mit der Durchführung von Stichproben beauftragen.
4. Der Beschaffungsprozess ist dezentral organisiert und die einzelnen Abteilungen unterliegen gegenseitigen Beschränkungen. Die Beschaffungsabteilung ist für die Vorauswahl der Lieferanten zuständig, die Abteilungen für Qualität und Technologie bewerten deren Lieferkapazität und legen die Qualifikationen fest. Die Finanzabteilung überwacht und kontrolliert die Preise, und die Zahlung erfolgt nach Genehmigung durch die Unternehmensleitung.
5. Die Integration der Beschaffungskanäle wird durch die Integration des Beschaffungspersonals realisiert. Dabei wird klargestellt, für welche Beschaffungsmaterialien jedes Beschaffungspersonal verantwortlich ist. Gleiche Materialien müssen von derselben Person und über denselben Kanal beschafft werden, es sei denn, es handelt sich um eine geplante Lieferantenvariable.
6. Standardisieren Sie den Kaufvertrag. Der Kaufvertrag muss klar festlegen, dass der Lieferant Mitarbeiter des Unternehmens nicht durch unlauteren Wettbewerb beim Verkauf seiner Produkte bestechen darf, andernfalls wird die Zahlung anteilig gekürzt; der Vertrag muss auch die Vereinbarung über den Kaufrabatt enthalten.
7. Beschaffungsanfragesystem: Es wird ein Beschaffungsanfragesystem eingerichtet, um zu klären, welche Lieferanten qualifiziert sind und die Beschaffungsaufgaben im Rohstoffbeschaffungsplan zu den niedrigsten Kosten erfüllen können. Zudem wird der Lieferantenkreis festgelegt. Dieser Prozess wird auch als Lieferantenqualifizierung bezeichnet. Für ein effizientes Beschaffungsanfragemanagement ist es heutzutage unerlässlich, das Computermanagementsystem optimal zu nutzen und das Netzwerk für den schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen einzusetzen. So wird eine hohe Effizienz des Beschaffungsanfragemanagements und die Erzielung optimaler Ergebnisse gewährleistet.
8. Etablieren Sie eine stabile Partnerschaft mit Lieferanten. Stabile Lieferanten zeichnen sich durch hohe Lieferkapazitäten, Preistransparenz und langfristige Zusammenarbeit aus. Sie genießen Prioritätsregelungen für die Lieferungen des Unternehmens und gewährleisten Qualität, Menge, Liefertermine, Preise etc. Das Beschaffungsmanagement sollte der Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit der gesamten Lieferkette höchste Priorität einräumen, langfristige und stabile Partnerschaften mit exzellenten Lieferanten aufbauen, die Verbesserung der gelieferten Produkte und Technologien fördern, die Entwicklung der Lieferanten unterstützen und gegebenenfalls strategische Allianzen oder Kooperationsvereinbarungen abschließen.
4. Methoden und Mittel zur Senkung der Beschaffungskosten auf Beschaffungsebene
1. Senken Sie die Beschaffungskosten durch die Wahl der Zahlungsbedingungen. Verfügt das Unternehmen über ausreichende Mittel oder ist der Bankzins niedrig, kann es die Sofortzahlung nutzen, die oft einen höheren Preisnachlass ermöglicht, aber das gesamte Betriebskapital des Unternehmens belastet.
2. Den richtigen Zeitpunkt für Preisänderungen erkennen. Preise ändern sich häufig saisonal sowie je nach Angebot und Nachfrage. Daher sollten Käufer die Gesetzmäßigkeiten von Preisänderungen beachten und den richtigen Zeitpunkt für Käufe wählen.
3. Lieferanten durch wettbewerbliche Ausschreibungen eindämmen. Für den Einkauf von Massengütern ist die Durchführung wettbewerblicher Ausschreibungen eine effektive Methode, die durch den Preisvergleich zwischen den Lieferanten oft zu einem optimalen Endpreis führt. Durch die Auswahl und den Vergleich verschiedener Lieferanten wird der Wettbewerb eingeschränkt, sodass das Unternehmen in den Verhandlungen eine vorteilhafte Position einnimmt.
4. Direktbezug vom Hersteller. Durch die Direktbestellung beim Hersteller können Zwischenhändler ausgeschaltet und die Beschaffungskosten gesenkt werden. Gleichzeitig profitieren Sie von einem besseren technischen Service und Kundendienst des Herstellers.
5. Wählen Sie seriöse Lieferanten und schließen Sie langfristige Verträge mit ihnen ab. Die Zusammenarbeit mit ehrlichen und vertrauenswürdigen Lieferanten gewährleistet nicht nur die Qualität der Lieferungen und deren pünktliche Zustellung, sondern ermöglicht auch den Zugang zu Vorzugskonditionen und günstigeren Preisen.
6. Führen Sie umfassende Marktanalysen und Informationsbeschaffungen durch, entwickeln Sie Lieferantenressourcen und erweitern Sie die Lieferkette Ihres Unternehmens über verschiedene Kanäle. Um ein effektives Beschaffungsmanagement zu erreichen, muss ein Unternehmen der Untersuchung des Beschaffungsmarktes sowie der Sammlung und Aufbereitung von Informationen höchste Aufmerksamkeit widmen. Nur so können wir die Marktbedingungen und Preistrends vollständig verstehen und uns eine vorteilhafte Position sichern.
Fünftens: Die Eindämmung von Korruption im Beschaffungswesen beeinflusst die Reduzierung der Beschaffungskosten durch Unternehmen.
Manche Unternehmensleiter gaben offen zu: „Korruption im Einkauf lässt sich nicht verhindern, und viele Unternehmen können dieses Problem nicht lösen.“ Es ist Realität, dass Einkäufer von Lieferanten einen Yuan erhalten, was unweigerlich zu Beschaffungskosten in Höhe von zehn Yuan führt. Um Lösungen für dieses Problem zu finden, müssen wir in folgenden Bereichen Maßnahmen ergreifen: Schaffung von Verantwortlichkeiten, Personalauswahl und -schulung, Disziplin im Einkauf, Aufbau eines Systems zur Mitarbeiterbeurteilung usw.
Der Einkauf von Bauleistungen erfordert die Einrichtung verschiedener Stellen für die Beschaffungskette, um das Problem einer zu starken Konzentration der Einkaufsmacht zu lösen, gegenseitige Kontrolle und Unterstützung zu gewährleisten und gleichzeitig die Motivation der Mitarbeiter an den einzelnen Stellen nicht zu beeinträchtigen.
Bei der Personalauswahl müssen für jede Position im Beschaffungsmanagement folgende umfassende Qualitäten berücksichtigt werden: ein gewisses Maß an Fach- und Kommunikationsfähigkeiten, Rechtsbewusstsein, Sauberkeit usw. Es ist zu vermeiden, dass Verwandte von Leitern der Beschaffungsabteilung das Beschaffungsgeschäft übernehmen.
Professionelle Kompetenz umfasst nicht nur ein gewisses Verständnis der Eigenschaften der relevanten Rohstoffe, sondern auch ein klares Verständnis des Rohstoffmanagements. Saubere Qualität ist besonders wichtig für Einkäufer, die häufig mit Geld zu tun haben. Obwohl intern in jedem Schritt verschiedene Maßnahmen ergriffen wurden, sind Mitarbeiter im direkten Kundenkontakt weiterhin unweigerlich mit den Verlockungen der Lieferanten konfrontiert. Um sich vor solchen Verlockungen zu schützen, benötigen Einkäufer Integrität, Rechtsbewusstsein und weitere wichtige Eigenschaften.
Eine vollständige Arbeitsdisziplin in der Beschaffungsabteilung etablieren, klarstellen, dass die Entscheidungs- und Durchführungsverfahren der Beschaffungsaktivitäten klar, transparent und gegenseitig überwachen und einschränkend sein müssen; die Arbeitsprinzipien „Vorplanung, strenge Kontrolle während der Durchführung und sorgfältige Analyse und Zusammenfassung im Anschluss“ strikt befolgen, um den Einkauf und die Lieferung von qualitativ hochwertigen und kostengünstigen Materialien sowie von Materialien, die den Anforderungen entsprechen, sicherzustellen;
Führen Sie eine umfassende Beschaffungsaufsicht durch, die Personal, Prozesse und alles abdeckt, und unterbinden Sie konsequent Betrug, Annahme von Bestechungsgeldern, Rabatte sowie disziplinarische, illegale und kriminelle Verhaltensweisen, die den Interessen des Unternehmens im Beschaffungs- und Lieferprozess schaden. Geschenke und Geldgeschenke von Lieferanten, die nicht abgelehnt werden können, sind unverzüglich dem Unternehmen zur Ablage zu übergeben. Schulen Sie die Einkäufer, damit sie ihre Arbeit lieben, ihre Pflichten erfüllen, dem Unternehmen gegenüber loyal und verantwortungsbewusst sind, die Unternehmensinteressen wahren, Unternehmensgeheimnisse schützen und geistige Eigentumsrechte wahren.
Aufbau eines Systems zur Leistungsbeurteilung im Einkauf und zur Gehaltsverteilung: Es ist von großer Bedeutung, die Leistung jedes einzelnen Einkäufers in jeder Position und Einkaufsabteilung zu bewerten. Ebenso wichtig ist die Einführung und Formulierung wissenschaftlicher Managementmethoden, d. h. von Leistungsbeurteilungsstandards, die die Kontinuität aller Glieder des Beschaffungsmanagements kontinuierlich fördern. Effektives Arbeiten wird verbessert, anerkannt und gefördert, um objektiv ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Leistung zur Kostenreduzierung beiträgt.
Als Einkaufsleiter sind Sie nicht nur für die oben genannten fünf Aspekte des Einkaufsmanagements zuständig, sondern vor allem dafür, ein positives Image von Einzelpersonen und Abteilungen im Einkaufsprozess zu etablieren, dem Unternehmen gegenüber loyal zu sein, Menschen mit Aufrichtigkeit zu behandeln und gegenüber Untergebenen streng zu sein, was sicherlich dazu beiträgt, dass die Einkaufskostenoptimierung dem Wettbewerb des Unternehmens gerecht wird.
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Veröffentlichungsdatum: 30. November 2021