O setor de compras é uma das funções mais importantes nas atividades corporativas, representando cerca de 60% da produção e das vendas. Com a tendência de aumento gradual da participação dos custos de aquisição de fogões modernos no custo total da empresa, esta enfrenta uma concorrência de mercado cada vez mais acirrada, e o ciclo de produção dos produtos se encurta progressivamente.
A diversificação da demanda de mercado e a melhoria contínua dos níveis tecnológicos dos produtos estão em declínio. Ao mesmo tempo, as empresas estão gradualmente abandonando a liderança tecnológica e o monopólio de mercado em favor de compras para reduzir custos e aumentar os lucros, o que lhes permite conquistar novas vantagens.
Como fazer com que o trabalho do departamento de compras contribua de forma essencial para o desenvolvimento da empresa? Como otimizar seu desempenho nas operações da cadeia de suprimentos? Tudo isso depende de atividades de compras efetivas e eficazes!
Como diretor de compras, o princípio da aquisição das matérias-primas ou equipamentos necessários é garantir qualidade confiável, alta segurança, entrega pontual e assistência técnica adequada, reduzindo os custos de aquisição. Essas são as principais tarefas do departamento de compras para cumprir a missão da empresa.
O processo de gestão de custos de compras corporativas inclui quatro aspectos da gestão: planejamento de custos, controle de custos, análise de custos e contabilização e avaliação de custos. A fase de planejamento pode ser direcionada para determinar as responsabilidades de cada cargo na área de compras e, em seguida, enfatizando o sistema de responsabilidades de cada cargo, a avaliação da taxa de redução de custos e outros meios, para obter resultados evidentes nos demais aspectos da gestão, como controle de custos, contabilização de custos e análise de custos.
Um excelente diretor de compras deve abordar diversos aspectos do processo de compras. O principal deles é criar um ambiente propício para as compras em termos de estruturação de sistemas e aprimorar a capacidade de execução do negócio de compras no nível técnico. A partir desses dois aspectos-chave, busca-se aprimorar continuamente o comportamento do departamento de compras, melhorando tecnicamente as capacidades abrangentes do negócio para alcançar o menor custo total de compras. O controle multifacetado de custos de compras pelo diretor de compras começa principalmente com os cinco aspectos a seguir, visando a redução dos custos de compras.
1. Minimizar os custos de aquisição por meio de uma gestão estratégica de compras.
A gestão estratégica de compras deve equilibrar plenamente as vantagens internas e externas da empresa, ter como objetivo compras vantajosas para ambas as partes e focar no desenvolvimento de parcerias estratégicas de longo prazo com fornecedores. Trata-se de um paradigma de gestão de compras que se adapta à nova conjuntura econômica.
1. O processo de compras não se resume apenas à aquisição de matéria-prima, mas também abrange questões de gestão da qualidade, gestão da produção e design do produto. A satisfação das necessidades e preferências do cliente deve ser alcançada por meio da participação ativa de cada elo da cadeia de suprimentos, de modo a converter as necessidades do cliente em design de produto. A concretização das preferências do cliente é um pré-requisito para a implementação da estratégia. Portanto, a mudança do conceito tradicional de compras contribui para a implementação eficaz da estratégia.
2. A ideia baseada na combinação de competências e elementos essenciais exige uma combinação otimizada de elementos entre fornecedores e clientes. Estabelecer uma parceria estratégica de longo prazo, em vez de uma relação meramente transacional, requer um alinhamento estratégico entre a oferta e a demanda. A avaliação e a gestão de fornecedores não devem mais priorizar a transação, mas sim considerar se a estratégia está alinhada. Deve-se dar maior peso aos aspectos de empreendedorismo, cultura organizacional, estratégia corporativa e fatores de competência.
3. As compras não se resumem a uma única etapa, sendo necessária a análise do mercado fornecedor. Essa análise deve incluir não apenas preços e qualidade dos produtos, mas também a análise do setor em que o produto atua e até mesmo a previsão do cenário macroeconômico. Além disso, devemos avaliar a estratégia do fornecedor, pois sua capacidade de gestão estratégica certamente afetará a confiabilidade da relação de fornecimento. Todas essas questões pertencem à categoria de análise estratégica, que vai além da estrutura tradicional de análise de compras (preço, qualidade, etc.).
2. Reduzir os custos de aquisição por meio de alguma padronização.
A padronização é um requisito básico da gestão empresarial moderna. É a garantia fundamental para o funcionamento normal da empresa. Promove a racionalização, a padronização e a eficiência das atividades de produção e operação, bem como de diversas tarefas de gestão. É o pré-requisito básico para o controle de custos eficaz. No processo de controle de custos, as quatro tarefas de padronização a seguir são extremamente importantes.
1. Padronização da mensuração de compras. Refere-se ao uso de métodos e meios científicos para mensurar os valores quantitativos e qualitativos nas atividades de compras, fornecendo dados precisos para essas atividades, especialmente para o controle de custos. Sem um padrão de mensuração unificado, os dados básicos serão imprecisos e, sem padronização, será impossível obter informações precisas sobre os custos de compras, muito menos controlá-los.
2. O preço de compra é padronizado. No processo de controle de custos de compras, dois preços padrão de comparação devem ser estabelecidos. Um é o preço de compra padrão, ou seja, o preço de mercado ou o preço histórico do mercado de matéria-prima, obtido por meio de simulação de mercado entre cada unidade contábil e a empresa; o segundo é o preço do orçamento interno de compras, que é calculado no processo de planejamento da empresa, combinando as necessidades de rentabilidade corporativa e os preços de venda. Os preços padrão de compras e os preços do orçamento de compras são requisitos básicos para as operações de controle de custos de compras.
3. Padronize a qualidade dos materiais adquiridos. A qualidade é a alma de um produto. Sem qualidade, por menor que seja o custo, é um desperdício. O controle de custos de aquisição é o controle de custos sob a garantia de qualidade. Sem os documentos que comprovem os padrões de qualidade das matérias-primas adquiridas, é impossível atender eficientemente às necessidades das atividades de compras, muito menos com custos de aquisição altos ou baixos.
4. Padronização dos dados de custos de aquisição. Desenvolver o processo de coleta de dados de custos de aquisição, esclarecer as responsabilidades do remetente dos dados e do responsável pela conta, garantir que os dados sejam enviados e registrados na conta em tempo hábil, que a transmissão dos dados seja facilitada e que o compartilhamento de informações seja realizado; padronizar o método de contabilização de custos de aquisição e esclarecer o método de cálculo dos custos de aquisição: Formar um formato unificado de tabela de cálculo de custos para garantir a precisão dos resultados da contabilização de custos de aquisição.
Terceiro, reduzir os custos de aquisição no nível do sistema de compras.
1. Aprimorar a gestão básica de compras, incluindo a classificação e categorização dos materiais adquiridos e a criação de um banco de dados; a definição de padrões de avaliação de fornecedores qualificados, a divisão dos níveis de fornecedores e a criação de um banco de dados; a confirmação do tamanho mínimo do lote, do ciclo de compras e da quantidade padrão de embalagem de diversos materiais; amostras e dados técnicos de diversos materiais adquiridos.
2. Deve ser estabelecido um sistema de licitação para compras em grande volume. A empresa deve formular um processo claro e padronizar a licitação, de modo que os custos de aquisição sejam reduzidos, principalmente para evitar o efeito situacional. A realização de licitações pode aumentar os custos.
3. O sistema de registro e referência de informações de compra é implementado para compras pontuais. Informações sobre os nomes dos produtos adquiridos, quantidades, marcas, preços, nomes dos fabricantes, locais de compra, números de telefone para contato e outras informações devem ser registradas junto ao departamento de inspeção da empresa para fins de referência. A empresa pode enviar um terceiro a qualquer momento para realizar inspeções pontuais.
4. O processo de compras é operado de forma descentralizada e com restrições mútuas. O departamento de compras é responsável pela seleção inicial de fornecedores, os departamentos de qualidade e tecnologia avaliam a capacidade de fornecimento dos fornecedores e determinam suas qualificações. O departamento financeiro é responsável pela supervisão e controle de preços, e o pagamento é aprovado pela alta direção da empresa.
5. Implementar a integração dos canais de compras por meio da integração do pessoal de compras, esclarecer os materiais pelos quais cada membro da equipe de compras é responsável e garantir que o mesmo tipo de material seja adquirido pela mesma pessoa e pelo mesmo canal, a menos que se trate de uma variável de fornecedor planejada.
6. Padronize o contrato de compra. O contrato de compra deve estipular claramente que o fornecedor não poderá subornar funcionários da empresa sob a forma de concorrência desleal para a venda de seus produtos, caso contrário, o pagamento será deduzido proporcionalmente; o contrato também deve especificar o acordo sobre o desconto na compra.
7. Sistema de consulta de compras: estabeleça um sistema de consulta de compras para identificar os fornecedores qualificados e capazes de concluir as tarefas de fornecimento no plano de aquisição de matéria-prima com o menor custo possível, além de determinar o escopo dos fornecedores. O termo técnico para esse processo também é chamado de confirmação de qualificação de fornecedores. Para uma gestão eficiente das consultas de compras, é fundamental utilizar plenamente o sistema de gestão informatizado e aproveitar os recursos da internet para navegar e obter rapidamente as informações necessárias, garantindo assim a alta eficiência da gestão das consultas de compras e a obtenção dos resultados desejados.
8. Estabelecer uma relação de cooperação estável com fornecedores. Fornecedores estáveis possuem forte capacidade de fornecimento, transparência de preços, cooperação de longo prazo, têm prioridade no fornecimento para a empresa e podem garantir a qualidade, quantidade e prazo de entrega de seus suprimentos, bem como o preço. A gestão de compras deve dar grande importância à melhoria da vantagem competitiva de toda a cadeia de suprimentos, estabelecendo relações de cooperação estáveis e de longo prazo com fornecedores de excelência sempre que possível, incentivando a melhoria dos produtos e tecnologias fornecidos, apoiando o desenvolvimento dos fornecedores e firmando alianças estratégicas com eles quando necessário, por meio de acordos de cooperação, entre outras medidas.
4. Métodos e meios para reduzir os custos de aquisição ao nível da aquisição
1. Reduza os custos de aquisição através da escolha das condições de pagamento. Se a empresa tiver fundos suficientes, ou se a taxa de juros bancária for baixa, pode utilizar o método de pagamento à vista, que muitas vezes proporciona um desconto maior, mas terá um certo impacto no capital de giro da empresa como um todo.
2. Compreenda o momento das mudanças de preço. Os preços costumam mudar com as estações do ano e com a oferta e a procura do mercado. Portanto, os compradores devem prestar atenção à dinâmica dos preços e aproveitar o momento certo para comprar.
3. Controlar os fornecedores por meio de licitações competitivas. Para a compra de materiais a granel, um método eficaz é a implementação de licitações competitivas, que frequentemente resultam em um preço final mais vantajoso por meio da comparação de preços entre os fornecedores. Através da seleção e comparação de diferentes fornecedores, é possível restringir a concorrência entre eles, colocando a empresa em uma posição favorável na negociação.
4. Aquisição diretamente do fabricante. Fazer o pedido diretamente do fabricante pode reduzir os intermediários e diminuir os custos de aquisição. Ao mesmo tempo, os serviços técnicos e o atendimento pós-venda do fabricante serão melhores.
5. Escolha fornecedores de boa reputação e firme contratos de longo prazo com eles. Cooperar com fornecedores honestos e confiáveis não só garante a qualidade do fornecimento e a entrega pontual, como também possibilita obter pagamentos e preços mais vantajosos.
6. Realizar pesquisas e coleta de informações completas sobre o mercado de compras, desenvolver recursos de fornecedores e expandir a cadeia de suprimentos da empresa por meio de múltiplos canais. Para atingir um determinado nível de gestão de compras em uma empresa, é fundamental dedicar atenção à investigação do mercado de compras e à coleta e organização de informações. Somente assim será possível compreender plenamente as condições de mercado e as tendências de preços, posicionando-se de forma vantajosa.
Quinto, o combate à corrupção em licitações afeta a redução dos custos de aquisição das empresas.
Alguns gestores corporativos afirmaram francamente: "A corrupção em compras é impossível de prevenir, e muitas empresas não conseguem contornar essa barreira". Essa é a realidade: funcionários do setor de compras recebem um yuan dos fornecedores, o que, sem dúvida, representa um custo adicional de dez yuans em aquisições. Para solucionar esse tipo de problema, precisamos adotar medidas nos seguintes aspectos: definição de responsabilidades de cargo, seleção e treinamento de pessoal, disciplina no setor de compras, implementação de um sistema de avaliação de desempenho dos funcionários, entre outros.
A aquisição de materiais de construção exige a criação de diferentes cargos na cadeia de suprimentos, a fim de evitar a concentração excessiva do poder de compra, promover a contenção mútua, a supervisão e o apoio, e, ao mesmo tempo, não afetar o entusiasmo da equipe em cada cargo.
Na seleção de pessoal, os critérios para cada cargo de gestão de compras exigem que os funcionários possuam as seguintes qualidades abrangentes: certo grau de profissionalismo e habilidades de comunicação, conhecimento jurídico, idoneidade, etc., e deve-se evitar que parentes dos gerentes do departamento de compras assumam funções na área.
A competência profissional abrange não apenas um certo entendimento dos atributos das matérias-primas em questão, mas também uma ideia clara do processo de gestão dessas matérias-primas. A qualidade e a transparência são especialmente importantes para os profissionais de compras, que frequentemente lidam com dinheiro. Embora diversas medidas de gestão interna sejam tomadas em cada etapa, para os profissionais de compras que atuam na linha de frente, ainda é inevitável encontrar diversas tentações oferecidas proativamente pelos fornecedores. Para evitar cair nessas armadilhas, os profissionais de compras precisam ter integridade, honestidade e conhecimento da legislação.
Estabelecer uma disciplina de trabalho completa para o departamento de compras, esclarecendo que os procedimentos de tomada de decisão e implementação das atividades de compras devem ser claros, transparentes e que haja supervisão e restrição mútua; seguir rigorosamente os princípios de trabalho de “planejamento prévio, controle rigoroso durante a execução e análise e resumo cuidadosos posteriormente” para garantir a compra e o fornecimento de materiais de alta qualidade e baixo custo, que atendam aos requisitos;
Implementar supervisão de compras abrangente, com "equipe completa, processo completo e integral", e acabar de forma decisiva com fraudes privadas, aceitação indevida, descontos e comportamentos disciplinares, ilegais e criminosos que prejudiquem os interesses da empresa no processo de compras e fornecimento. Presentes e valores recebidos de fornecedores que não possam ser rejeitados devem ser imediatamente entregues à empresa para arquivamento. Treinar os compradores para que amem seus trabalhos, cumpram seus deveres, sejam leais à empresa, sejam responsáveis por ela, defendam os interesses da empresa, mantenham os segredos da empresa e protejam os direitos de propriedade intelectual.
Avaliação de desempenho em compras e construção de um sistema de distribuição salarial. É fundamental que cada cargo e departamento de compras avalie o desempenho de cada funcionário. É crucial introduzir e formular métodos de gestão científica, ou seja, padrões de avaliação de desempenho, que promovam continuamente a continuidade em todos os elos da gestão de compras. Isso permite aprimorar, reconhecer e incentivar o trabalho eficaz, alcançando, de forma objetiva, um ambiente de trabalho onde o desempenho contribua para a redução de custos.
Como diretor de compras, você não só deve executar os cinco aspectos da gestão de compras mencionados acima, mas, mais importante ainda, deve construir uma boa imagem para os indivíduos e departamentos no processo de compras, ser leal à empresa, tratar as pessoas com sinceridade e ser rigoroso com os subordinados. Isso certamente manterá a otimização dos custos de compra em um nível adequado para a competitividade de mercado da empresa.
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Data da publicação: 30/11/2021