Come ridurre i costi di acquisto?

Gli acquisti rappresentano una delle funzioni più importanti nelle attività aziendali e la relativa spesa costituisce circa il 60% della produzione e delle vendite. Considerando che il costo di acquisto dei moderni fornelli correttivi sta gradualmente aumentando in proporzione al costo totale dell'impresa, quest'ultima si trova ad affrontare una concorrenza di mercato sempre più agguerrita e il ciclo di produzione dei prodotti si sta progressivamente accorciando.

La diversificazione della domanda di mercato e il continuo miglioramento dei livelli tecnologici dei prodotti sono in fase di rallentamento. Allo stesso tempo, le aziende si stanno gradualmente allontanando dalla leadership tecnologica e dal monopolio di mercato per concentrarsi sugli acquisti volti a ridurre i costi e aumentare i profitti, ottenendo così nuovi vantaggi competitivi.

Come far sì che il lavoro dell'ufficio acquisti contribuisca in modo determinante allo sviluppo dell'azienda? Come massimizzarne le prestazioni nelle operazioni della catena di fornitura? Tutto dipende dalle attività di approvvigionamento effettive ed efficaci dell'azienda!

In qualità di responsabile acquisti, il principio guida per l'acquisto delle materie prime o delle attrezzature necessarie è garantire qualità affidabile, elevati standard di sicurezza, consegne puntuali e un servizio efficiente, riducendo al contempo i costi di acquisto. Questi sono i compiti principali del reparto acquisti per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Il processo di gestione dei costi di approvvigionamento aziendale comprende quattro aspetti gestionali: pianificazione dei costi, controllo dei costi, analisi dei costi e contabilità e valutazione dei costi. La fase di pianificazione può essere mirata a definire le responsabilità di ciascuna posizione nel processo di approvvigionamento, e successivamente, enfatizzando l'obiettivo del sistema di responsabilità per posizione, la valutazione del tasso di riduzione dei costi e altri strumenti, si otterranno risultati evidenti anche negli altri aspetti gestionali, come il controllo dei costi, la contabilità dei costi e l'analisi dei costi.

Un ottimo responsabile degli acquisti dovrebbe partire da molteplici aspetti del processo di approvvigionamento. L'aspetto principale è creare un ambiente favorevole agli acquisti in termini di struttura del sistema e migliorare la capacità di esecuzione delle attività di approvvigionamento a livello tecnico, continuando a migliorare da questi due aspetti chiave e dalla struttura del sistema. Per quanto riguarda il comportamento di approvvigionamento, è necessario migliorare tecnicamente le capacità operative complessive del dipartimento acquisti al fine di raggiungere il costo totale di approvvigionamento più basso. Il controllo multiforme dei costi di acquisto da parte del responsabile degli acquisti parte principalmente dai seguenti cinque aspetti per ridurre i costi di acquisto.

1. Ridurre al minimo i costi di approvvigionamento attraverso una gestione strategica degli acquisti.
La gestione strategica degli acquisti dovrebbe bilanciare appieno i vantaggi interni ed esterni dell'impresa, puntare a una congiuntura vantaggiosa per entrambe le parti e concentrarsi sullo sviluppo di partnership strategiche a lungo termine con i fornitori. Si tratta di un paradigma di gestione degli acquisti che si adatta all'evoluzione del nuovo contesto economico.

1. L'approvvigionamento non si limita al solo reperimento delle materie prime, ma comprende anche la gestione della qualità, la gestione della produzione e la progettazione del prodotto. La soddisfazione delle esigenze e delle preferenze del cliente deve essere raggiunta attraverso la partecipazione dei principali attori di ogni anello della catena di fornitura, al fine di tradurre le esigenze del cliente in progettazione del prodotto. La realizzazione delle preferenze del cliente è un prerequisito per l'attuazione della strategia. Pertanto, la revisione del concetto tradizionale di approvvigionamento contribuisce all'efficace implementazione della strategia.

2. L'idea, basata sulla combinazione di capacità e elementi chiave, richiede una combinazione ottimizzata di elementi tra fornitori e clienti. Stabilire una partnership strategica a lungo termine piuttosto che una relazione transazionale. Per instaurare tale relazione è necessario un allineamento strategico tra domanda e offerta. La valutazione e la gestione dei fornitori non si basano più sulla transazione come priorità assoluta, ma dovrebbero innanzitutto considerare la coerenza strategica. Aumentare il peso degli aspetti relativi a spirito imprenditoriale, cultura aziendale, strategia aziendale e capacità.

3. L'acquisto non si limita a un singolo negozio, ma richiede un'analisi del mercato di fornitura. Tale analisi dovrebbe includere non solo prezzi, qualità, ecc. dei prodotti, ma anche un'analisi del settore di riferimento e persino una previsione della situazione macroeconomica. Inoltre, è necessario valutare la strategia del fornitore, poiché la sua capacità di gestione strategica influirà indubbiamente sull'affidabilità del rapporto di fornitura. Tutti questi aspetti rientrano nella categoria dell'analisi strategica, che va oltre il tradizionale quadro di analisi degli acquisti (prezzo, qualità, ecc.).

2. Ridurre i costi di approvvigionamento attraverso una certa standardizzazione
La standardizzazione è un requisito fondamentale della gestione aziendale moderna. Rappresenta la garanzia essenziale per il normale funzionamento dell'impresa. Promuove la razionalizzazione, la standardizzazione e l'efficienza delle attività produttive e operative dell'impresa, nonché dei vari compiti gestionali. È il prerequisito fondamentale per un efficace controllo dei costi. Nel processo di controllo dei costi, i seguenti quattro compiti di standardizzazione rivestono un'importanza cruciale.

1. Standardizzazione della misurazione negli acquisti. Si riferisce all'utilizzo di metodi e strumenti scientifici per misurare i valori quantitativi e qualitativi nelle attività di approvvigionamento e fornire dati accurati per tali attività, in particolare per il controllo dei costi di approvvigionamento. In assenza di uno standard di misurazione unificato, i dati di base risulteranno imprecisi e, se non standardizzati, sarà impossibile ottenere informazioni accurate sui costi di approvvigionamento, e tanto meno controllarli.

2. Il prezzo di acquisto è standardizzato. Nel processo di controllo dei costi di acquisto, è necessario stabilire due prezzi di riferimento. Il primo è il prezzo di acquisto standard, ovvero il prezzo di mercato o il prezzo storico del mercato delle materie prime, che viene determinato simulando il mercato tra ciascuna unità contabile e l'azienda; il secondo è il prezzo di budget interno per gli acquisti, che viene calcolato all'interno del processo di progettazione aziendale, tenendo conto dei requisiti di redditività aziendale e dei prezzi di vendita. Gli standard di acquisto e i prezzi di budget per gli acquisti sono i requisiti fondamentali per le operazioni di controllo dei costi di acquisto.

3. Standardizzare la qualità dei materiali acquistati. La qualità è l'anima di un prodotto. Senza qualità, per quanto basso sia il costo, è uno spreco. Il controllo dei costi di acquisto è un controllo dei costi con una qualità qualificata. Senza la documentazione relativa agli standard di qualità delle materie prime acquistate, è impossibile soddisfare in modo efficiente i requisiti delle attività di approvvigionamento, per non parlare dei costi di approvvigionamento, sia alti che bassi.

4. Standardizzazione dei dati sui costi di approvvigionamento. Sviluppare il processo di raccolta dei dati sui costi di approvvigionamento, chiarire le responsabilità del mittente dei dati sui costi e del titolare del conto, garantire che i dati sui costi vengano inviati in tempo, inseriti tempestivamente nel conto, che i dati siano facili da trasmettere e che la condivisione delle informazioni sia realizzata; standardizzare il metodo di contabilizzazione dei costi di approvvigionamento e chiarire il metodo di calcolo dei costi di approvvigionamento: creare un formato unificato per la tabella di calcolo dei costi per garantire che i risultati della contabilizzazione dei costi di acquisto siano accurati.

In terzo luogo, ridurre i costi di approvvigionamento a livello del sistema di approvvigionamento.
1. Migliorare la gestione di base degli acquisti, compresa la classificazione e la valutazione dei materiali acquistati e la creazione di un database; la determinazione degli standard di valutazione dei fornitori qualificati, la suddivisione dei livelli dei fornitori e la creazione di un database; la conferma della dimensione minima del lotto, del ciclo di approvvigionamento e della quantità di imballaggio standard dei vari materiali; campioni e dati tecnici dei vari materiali acquistati.

2. Per gli acquisti all'ingrosso dovrebbe essere istituito un sistema di gara. L'azienda definisce chiaramente un processo e standardizza la procedura di gara, in modo che le gare e gli acquisti possano ridurre i costi, soprattutto per evitare situazioni contingenti. Una volta indetta la gara, il costo aumenterà.

3. Il sistema di registrazione e riferimento delle informazioni sugli acquisti è implementato per gli acquisti sparsi. Le informazioni relative a nomi dei prodotti acquistati, quantità, marchi, prezzi, nomi dei produttori, luoghi di acquisto, numeri di telefono di contatto e altre informazioni devono essere registrate presso il reparto di controllo qualità dell'azienda per riferimento. L'azienda può incaricare in qualsiasi momento una terza parte di effettuare controlli a campione.

4. Il processo di approvvigionamento si svolge in modo decentralizzato e le diverse fasi si autoregolano. Il dipartimento acquisti è responsabile della selezione preliminare dei fornitori, mentre i dipartimenti qualità e tecnologia valutano la capacità produttiva dei fornitori e ne determinano le qualifiche. Il dipartimento finanziario si occupa della supervisione e del controllo dei prezzi, e il pagamento è soggetto all'approvazione dei principali dirigenti aziendali.

5. Realizzare l'integrazione dei canali di approvvigionamento attraverso l'integrazione del personale addetto agli acquisti, chiarire i materiali di approvvigionamento di cui è responsabile ciascun addetto agli acquisti e assicurarsi che lo stesso tipo di materiale sia acquistato dalla stessa persona e attraverso lo stesso canale, a meno che non si tratti di una variabile di fornitore pianificata.

6. Standardizzare il contratto di acquisto. Il contratto di acquisto deve stabilire chiaramente che il fornitore non deve corrompere il personale dell'azienda sotto forma di concorrenza sleale per la vendita dei suoi prodotti, altrimenti il ​​pagamento verrà detratto proporzionalmente; il contratto deve inoltre specificare l'accordo sullo sconto sull'acquisto.

7. Sistema di richiesta di acquisto: istituire un sistema di richiesta di acquisto, chiarire chi è qualificato e in grado di completare le attività di fornitura nel piano di approvvigionamento delle materie prime al minor costo possibile tra i fornitori e determinare la gamma di fornitori. Il termine tecnico per questo processo è anche chiamato conferma della qualificazione del fornitore. Per svolgere un buon lavoro nella gestione delle richieste di acquisto, è ora necessario utilizzare appieno il sistema di gestione informatizzato e sfruttare la rete per consultare e ottenere rapidamente le informazioni richieste, in modo da garantire un'elevata efficienza nella gestione delle richieste di acquisto e nell'ottenimento dei risultati richiesti.

8. Stabilire un rapporto di cooperazione stabile con i fornitori. I fornitori stabili hanno forti capacità di fornitura, trasparenza dei prezzi, cooperazione a lungo termine, godono di determinate priorità di fornitura per l'azienda e possono garantire la qualità, la quantità e la consegna delle loro forniture, i tempi, il prezzo, ecc. La gestione degli acquisti dovrebbe attribuire grande importanza al miglioramento del vantaggio competitivo dell'intera catena di fornitura, stabilire relazioni di cooperazione stabili e a lungo termine con il maggior numero possibile di fornitori eccellenti, incoraggiare il miglioramento dei prodotti e delle tecnologie fornite, supportare lo sviluppo dei fornitori e, se necessario, stipulare alleanze strategiche con loro, accordi di cooperazione e così via.

4. Metodi e mezzi per ridurre i costi di approvvigionamento a livello di approvvigionamento
1. Ridurre i costi di approvvigionamento attraverso la scelta delle modalità di pagamento. Se l'azienda dispone di fondi sufficienti o se il tasso di interesse bancario è basso, può utilizzare il pagamento a pronti, che spesso consente di ottenere uno sconto maggiore, ma avrà un certo impatto sul capitale circolante complessivo dell'azienda.

2. Comprendi i tempi delle variazioni di prezzo. I prezzi spesso cambiano in base alle stagioni e alle dinamiche di domanda e offerta del mercato. Pertanto, gli acquirenti dovrebbero prestare attenzione alla legge delle variazioni di prezzo e capire il momento giusto per effettuare gli acquisti.

3. Controllare i fornitori tramite gare d'appalto competitive. Per l'acquisto di materiali sfusi, un metodo efficace è quello di implementare gare d'appalto competitive, che spesso consentono di definire un prezzo finale attraverso il confronto dei prezzi tra i fornitori. La selezione e il confronto di diversi fornitori permettono di limitare le offerte di ciascuno, in modo che l'azienda si trovi in ​​una posizione favorevole durante la negoziazione.

4. Acquistare direttamente dal produttore. Ordinare direttamente dal produttore può ridurre i passaggi intermedi e abbassare i costi di approvvigionamento. Allo stesso tempo, si potrà beneficiare di un servizio di assistenza tecnica e post-vendita migliore.

5. Scegliete fornitori affidabili e stipulate con loro contratti a lungo termine. Collaborare con fornitori onesti e credibili non solo garantisce la qualità della fornitura e la consegna puntuale, ma permette anche di ottenere pagamenti e prezzi più vantaggiosi.

6. Condurre indagini approfondite e raccogliere informazioni sul mercato degli approvvigionamenti, sviluppare le risorse dei fornitori ed espandere la catena di approvvigionamento dell'azienda attraverso molteplici canali. Per raggiungere un certo livello di gestione degli approvvigionamenti, un'impresa dovrebbe dedicare la massima attenzione all'analisi del mercato degli approvvigionamenti e alla raccolta e selezione delle informazioni. Solo in questo modo è possibile comprendere appieno le condizioni di mercato e le tendenze dei prezzi, e trovarsi in una posizione vantaggiosa.
In quinto luogo, il contrasto alla corruzione negli appalti incide sulla riduzione dei costi di approvvigionamento da parte delle aziende.
Alcuni dirigenti aziendali hanno affermato francamente: "È impossibile prevenire la corruzione negli acquisti e molte aziende non riescono a superare questo ostacolo". Questa è la realtà: il personale addetto agli acquisti riceve un solo yuan dai fornitori, che inevitabilmente si tradurrà in un costo di approvvigionamento di dieci yuan. Per trovare soluzioni a questo tipo di problema, è necessario intervenire sui seguenti aspetti: definizione delle responsabilità lavorative, selezione e formazione del personale, disciplina negli acquisti, creazione di un sistema di valutazione delle prestazioni dei dipendenti e così via.

La creazione di una sede per gli acquisti richiede l'istituzione di diverse sedi per la fase di approvvigionamento, al fine di evitare un'eccessiva concentrazione del potere d'acquisto, di garantire moderazione, supervisione e supporto reciproci, senza tuttavia compromettere l'entusiasmo del personale di ciascuna sede.

Selezione del personale: i criteri di selezione per ogni posizione del personale addetto alla gestione degli acquisti devono includere le seguenti qualità complessive: un certo grado di professionalità e capacità comunicative, conoscenza delle normative, integrità, ecc., e si dovrebbe cercare di evitare che i parenti dei responsabili del dipartimento acquisti si occupino degli appalti.

La competenza professionale non si limita alla comprensione delle caratteristiche delle materie prime, ma include anche una chiara visione del processo di gestione delle stesse; la qualità è particolarmente importante per il personale addetto agli acquisti, che spesso gestisce denaro. Sebbene la gestione interna a vari livelli preveda diverse misure, il personale addetto agli acquisti in prima linea si imbatte inevitabilmente in varie tentazioni messe in atto dai fornitori. Per evitare di cadere in queste trappole, è fondamentale che il personale addetto agli acquisti sia integro e onesto, consapevole delle normative vigenti e così via.

Stabilire una disciplina di lavoro completa per il dipartimento acquisti, chiarire che le procedure decisionali e di attuazione delle attività di approvvigionamento devono essere chiare, trasparenti e prevedere un controllo e un'autoregolamentazione reciproci; seguire rigorosamente i principi di lavoro di "pianificazione preventiva, controllo rigoroso durante l'esecuzione e analisi e sintesi accurate a posteriori" per garantire l'acquisto e la fornitura di materiali di alta qualità, economici e conformi ai requisiti;

Implementare una supervisione degli acquisti "completa, con tutto il personale e tutti i processi", e porre fine con fermezza a frodi private, accettazioni illecite, sconti e comportamenti disciplinari, illegali e criminali che danneggiano gli interessi dell'azienda nel processo di approvvigionamento e fornitura. I regali e le somme di denaro offerti dai fornitori, che non possono essere rifiutati, devono essere immediatamente consegnati all'azienda per la registrazione. Formare gli addetti agli acquisti affinché amino il proprio lavoro, svolgano i propri compiti, siano leali all'azienda, si assumano la responsabilità per l'azienda, tutelino gli interessi aziendali, mantengano i segreti aziendali e proteggano i diritti di proprietà intellettuale.

Struttura del sistema di valutazione delle prestazioni e di distribuzione degli stipendi nel settore acquisti. È fondamentale che ogni posizione e ogni reparto acquisti valutino le prestazioni di ciascun addetto agli acquisti. È altrettanto importante introdurre e formulare metodi di gestione scientifici, ovvero standard di valutazione delle prestazioni, che possano promuovere costantemente la continuità di tutti gli anelli della gestione degli acquisti. Migliorare, valorizzare e incoraggiare il lavoro efficace, e raggiungere oggettivamente un ambiente di lavoro in cui le prestazioni promuovano la riduzione dei costi.

In qualità di responsabile acquisti, non solo dovrai occuparti dei cinque aspetti sopra descritti della gestione degli acquisti, ma, cosa ancora più importante, dovrai costruire una buona immagine per i singoli individui e i reparti coinvolti nel processo di acquisto, essere leale all'azienda, trattare le persone con sincerità ed essere rigoroso con i subordinati. Questo garantirà sicuramente l'ottimizzazione dei costi di acquisto, fondamentale per la competitività dell'azienda sul mercato.

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