購買は企業活動において最も重要な機能の一つであり、その支出は生産・販売費の約60%を占めています。現代の補正ストーブの購買コストが企業全体のコストに占める割合が徐々に増加する傾向にある中、企業はますます激しい市場競争に直面し、製品の生産サイクルは徐々に短縮しています。
市場需要の多様化と製品技術水準の継続的な向上は、市場の成長を阻害している。同時に、企業はコスト削減と利益増加のために、技術主導権と市場独占から徐々に購買へと移行しており、それによって新たな優位性を獲得しようとしている。
購買部門の業務を企業の発展に大きく貢献させるにはどうすればよいか？サプライチェーン業務において、購買部門がより高いパフォーマンスを発揮できるようにするにはどうすればよいか？これらはすべて、企業の実際の効果的な調達活動にかかっています。
購買部長として、必要な原材料や設備を調達する際の原則は、信頼できる品質、高い安全性、納期厳守、そして現場でのサービスを確保しつつ、購買コストを削減することです。これらは、会社から与えられた使命を果たすための購買部門の中核的な役割です。
企業調達コスト管理のプロセスは、コスト計画、コスト管理、コスト分析、コスト会計および評価という4つの側面から構成されます。計画段階では、調達における各ポジションの責任を明確にし、ポジション責任システムの目標、コスト削減率の評価などの手段を重視することで、コスト管理、コスト会計、コスト分析などの他の管理側面を効果的に実施し、明確な成果を得ることができます。
優れた調達責任者は、調達プロセスの多くの側面から着手する必要があります。主な側面は、システム構築の観点から調達環境を構築し、技術レベルから調達業務の実行能力を向上させることです。これら2つの重要な側面から継続的に改善し、システム構築に関しては調達行動に関して、調達部門の総合的な業務能力を技術的に向上させて、調達コストの最小化を実現します。調達責任者の多面的な購買コスト管理は、主に以下の5つの側面から購買コストの削減に着手します。
1. 戦略的な調達管理を通じて調達コストを最小限に抑える
戦略的調達管理は、企業の内部および外部の優位性を十分にバランスさせ、ウィンウィンの調達を目的とし、サプライヤーとの長期的な戦略的パートナーシップの構築に重点を置くべきである。これは、新たな経済情勢の発展に適応した調達管理のパラダイムである。
1. 調達は原材料の調達問題にとどまらず、品質管理、生産管理、製品設計といった課題も包含する。顧客のニーズと嗜好を満たすためには、サプライチェーンの各段階における主体が参画し、顧客ニーズを製品設計へと転換することが不可欠である。顧客嗜好の実現は戦略実行の前提条件であり、したがって、従来の調達概念を変革することは、戦略の効果的な実行に資する。
2. 中核能力と要素の組み合わせに基づくこの考え方では、サプライヤーと顧客間の要素の最適な組み合わせが求められます。取引関係ではなく、長期的な戦略的提携関係を構築する必要があります。このような関係を構築するには、供給側と需要側の戦略的なマッチングが不可欠です。サプライヤーの評価と管理は、もはや取引を最優先事項とするのではなく、まず戦略が合致しているかどうかを検討すべきです。起業家精神、企業文化、企業戦略、能力といった要素の比重を高めましょう。
3. 購買は単なる一店舗の取引ではなく、供給市場分析を実施する必要があります。この分析には、製品価格や品質などだけでなく、製品業界の分析、さらにはマクロ経済状況の予測も含まれるべきです。加えて、供給業者の戦略についても判断を下す必要があります。なぜなら、供給業者の戦略的管理能力は、最終的に調達関係の信頼性に間違いなく影響を与えるからです。これらの問題はすべて戦略分析の範疇に属し、従来の調達分析の枠組み（価格、品質など）を超えたものです。
2. 標準化によって調達コストを削減する
標準化は現代企業経営の基本要件であり、企業の正常な運営を保証する基本原則です。標準化は、企業の生産・運営活動および各種管理業務の合理化、標準化、効率化を促進し、コスト管理を成功させるための基本的前提条件となります。コスト管理プロセスにおいて、以下の4つの標準化タスクは極めて重要です。
1. 調達測定の標準化。調達活動における定量的および定性的な値を科学的な方法と手段を用いて測定し、調達活動、特に調達コスト管理のための正確なデータを提供することを指します。統一された測定基準がなく、基本データが不正確で、データが標準化されていない場合、正確な調達コスト情報を取得することは不可能であり、ましてやそれを管理することはできません。
2. 購入価格の標準化。購買コスト管理の過程では、2つの比較基準価格を設定する必要があります。1つは標準購買価格、すなわち原材料市場の市場価格または過去の価格であり、これは各会計単位と企業間の市場をシミュレーションすることによって算出されます。もう1つは内部調達予算価格であり、これは企業の設計プロセスにおいて、企業の収益性要件と販売価格を組み合わせて原材料の定格価格を算出するものです。購買基準と購買予算価格は、購買コスト管理業務の基本要件です。
3．購入資材の品質を標準化する。品質は製品の魂である。品質がなければ、どんなにコストが低くても無駄になる。購買コスト管理とは、品質基準を満たした上でのコスト管理である。購入した原材料の品質基準文書がなければ、調達活動の要件を効率的に満たすことは不可能であり、ましてや調達コストの高低を管理することなど到底できない。
4. 調達コストデータの標準化。調達コストデータ収集プロセスを開発し、コストデータ送信者とアカウント所有者の責任を明確にし、コストデータがタイムリーに提出され、アカウントにタイムリーに入力され、データが容易に伝達され、情報共有が実現されるようにします。調達コスト会計方法を標準化し、調達コストの計算を明確にします。方法：統一されたコスト計算チャート形式を作成し、購入コスト会計の結果が正確であることを保証します。
第三に、調達システムレベルで調達コストを削減する。
1. 調達の基本管理を改善する。これには、購入資材の分類と等級付け、データベースの構築、適格サプライヤー評価基準の決定、サプライヤーレベルの区分とデータベースの構築、各種資材の最小ロットサイズ、調達サイクル、標準梱包数量の確認、各種購入資材のサンプルと技術データが含まれる。
2. 大量購入には入札制度を導入すべきである。企業は入札プロセスを明確に策定し、入札プロセスを標準化することで、入札と調達によって調達コストを削減し、特に状況依存的な入札を避け、コストの増加を防ぐことができる。
3. 分散購入については、購入情報登録・参照システムを導入します。購入した製品名、数量、商標、価格、製造元名、購入場所、連絡先電話番号などの情報は、参照のために会社の検査部門に登録する必要があります。会社はいつでも第三者を派遣して抜き打ち検査を実施できます。
4. 調達プロセスは分散型で運営され、各部門が相互に制約し合っています。調達部門はサプライヤーの一次選定を担当し、品質・技術部門はサプライヤーの供給能力を評価し、資格を決定します。財務部門は価格の監督・管理を担当し、支払いは会社の主要幹部の承認によって行われます。
5. 調達担当者の統合を通じて調達チャネルの統合を実現し、各調達担当者が責任を負う調達資材を明確にし、計画されたサプライヤー変数でない限り、同じ種類の資材は同一人物が同じチャネルを通じて購入しなければならない。
6. 購入契約を標準化する。購入契約には、供給業者が自社製品の販売に関して不当競争の形で会社の従業員に賄賂を贈ってはならないこと、贈賄を行った場合は支払額から比例的に差し引かれることを明確に規定する。また、購入リベートに関する合意事項も契約に明記する。
7. 購買照会システムの構築：購買照会システムを構築し、原材料調達計画において、最低コストで供給業務を遂行できる適格な供給業者を特定し、供給業者の範囲を決定します。このプロセスの専門用語は、供給業者適格性確認とも呼ばれます。購買照会管理を適切に行うためには、コンピュータ管理システムを最大限に活用し、ネットワークを活用して必要な情報を迅速に閲覧・取得し、購買照会管理の効率性を高め、照会結果を確実に得る必要があります。
8. サプライヤーとの安定した協力関係を確立する。安定したサプライヤーは、強力な供給能力、価格の透明性、長期的な協力関係を持ち、会社の供給に関して一定の優先的な取り決めがあり、供給の品質、数量、納期、期間、価格などを保証できる。調達管理は、サプライチェーン全体の競争優位性の向上に重点を置き、優れたサプライヤーとできる限り長期的かつ安定した協力関係を確立し、供給製品と技術の改善を奨励し、サプライヤーの発展を支援し、必要に応じて戦略的提携や協力協定を締結するなどすべきである。
4. 調達レベルでの調達コスト削減のための方法および手段
1. 支払条件の選択によって調達コストを削減する。会社に十分な資金がある場合、または銀行の金利が低い場合は、現金払い方式を利用できる。この方式では、より大きな価格割引が得られることが多いが、会社全体の運転資金の運用に一定の影響を与える。
2．価格変動のタイミングを把握する。価格は季節や市場の需給によって変動することが多い。そのため、購入者は価格変動の法則に注意を払い、購入のタイミングを把握する必要がある。
3. 競争入札によって仕入先を抑制する。大量購入の場合、効果的な方法は競争入札を実施することです。これは、仕入先間の価格比較を通じて、多くの場合、最終的な価格を絞り込むことにつながります。異なる仕入先を選定・比較することで、互いに価格を抑制し合い、企業が交渉において有利な立場に立つことができます。
4．メーカーから直接調達する。メーカーから直接注文することで、中間業者を減らし、調達コストを削減できます。同時に、メーカーの技術サービスやアフターサービスもより充実します。
5．信頼できるサプライヤーを選び、長期契約を締結しましょう。誠実で信頼できるサプライヤーと協力することで、供給品の品質と納期が保証されるだけでなく、支払い条件や価格面でも優遇を受けることができます。
6. 調達市場の調査と情報収集を徹底的に行い、サプライヤーリソースを開発し、複数のチャネルを通じて企業のサプライチェーンを拡大する。企業が一定レベルの調達管理を達成するには、調達市場の調査と情報の収集・整理に十分な注意を払う必要がある。そうすることで初めて、市場の状況と価格動向を十分に理解し、有利な立場に立つことができる。
第5に、調達における腐敗を抑制することは、企業の調達コスト削減に影響を与える。
一部の企業経営者は率直にこう述べています。「購買における不正行為は防ぎようがなく、多くの企業がこの障壁を乗り越えられないでいる」。これは、調達担当者が仕入先から1元を受け取ると、調達コストが間違いなく10元も増加するという現実です。このような問題の解決策を見出すためには、職務責任の構築、人材の選抜と育成、調達規律、従業員の業績評価システムの構築など、様々な側面で対策を講じる必要があります。
建設後の購買においては、購買力の過度な集中を防ぎ、相互抑制、監督、支援といった問題を解決すると同時に、各部署の職員の意欲を損なわないようにするため、調達に関わる複数の部署を設置する必要がある。
人材選考においては、調達管理担当者の各役職の選考基準として、一定レベルの専門能力とコミュニケーション能力、法的知識、清潔さなど、以下の総合的な資質を備えている必要があり、調達部門の管理者の親族が調達業務に携わることを避けるよう努める。
専門能力には、担当する原材料の特性に関する一定の理解だけでなく、原材料管理のプロセスに関する明確な理解も含まれます。特に、金銭を扱うことが多い購買担当者にとって、品質の清廉性は非常に重要です。内部管理では各段階で様々な対策が講じられていますが、最前線の調達担当者にとっては、サプライヤーが積極的に仕掛けてくる様々な誘惑に遭遇することは避けられません。誘惑の裏に仕掛けられた罠を防ぐには、調達担当者自身が誠実さと倫理観、法的意識などを持つ必要があります。
調達部門の完全な業務規律を確立し、調達活動の意思決定および実施手順が明確かつ透明性があり、相互に監督および制限し合うことを明確にする。「事前計画、実施中の厳格な管理、事後の綿密な分析と要約」の業務原則を厳格に遵守し、要求を満たす高品質かつ安価な資材の購入および供給を確保する。
「全スタッフ、全プロセス、全方位」の調達監督を実施し、調達および供給プロセスにおいて会社の利益を損なう私的な不正行為、受領、リベート、懲罰的、違法、犯罪的行為を断固として根絶するとともに、拒否できないサプライヤーからの贈答品や贈与金は直ちに会社に提出して記録するものとする。購買担当者には、自分の仕事を愛し、職務を遂行し、会社に忠誠を尽くし、会社に責任を持ち、会社の利益を維持し、会社の秘密を守り、知的財産権を保護するよう訓練する。
購買業務の業績評価と給与配分システムの構築 各購買部門および各役職における各購買担当者の業績評価は非常に重要です。科学的な管理方法、すなわち業績評価基準を導入・策定することは非常に重要です。これにより、調達管理のあらゆる段階における継続性を継続的に促進し、効果的な業務を改善、肯定、奨励し、業績がコスト削減につながる職場環境を客観的に実現することができます。
購買部長として、上記の5つの購買管理業務を行うだけでなく、より重要なのは、購買プロセスにおいて個人と部門の良いイメージを確立し、会社に忠実であり、人々に誠実に接し、部下に対して厳しくすることで、購買コストの最適化が企業の市場競争に適していることを確実に維持することです。
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投稿日時：2021年11月30日