Làm thế nào để giảm chi phí mua hàng?

Mua sắm là một trong những chức năng quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp, chi phí mua sắm chiếm khoảng 60% tổng chi phí sản xuất và bán hàng. Trong bối cảnh chi phí mua sắm các loại bếp chỉnh nhiệt hiện đại ngày càng tăng, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp, doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh thị trường ngày càng gay gắt, và chu kỳ sản xuất sản phẩm ngày càng ngắn lại.

Sự đa dạng hóa nhu cầu thị trường và việc không ngừng nâng cao trình độ công nghệ sản phẩm đang bị kìm hãm. Đồng thời, các công ty đang dần chuyển từ vị trí dẫn đầu về công nghệ và độc quyền thị trường sang hình thức mua ngoài để giảm chi phí và tăng lợi nhuận, từ đó giúp họ chiếm lĩnh những lợi thế mới.

Làm thế nào để bộ phận mua sắm đóng góp quan trọng vào sự phát triển của doanh nghiệp? Làm thế nào để bộ phận này phát huy hiệu quả cao hơn trong hoạt động chuỗi cung ứng? Tất cả phụ thuộc vào hoạt động mua sắm thực tế và hiệu quả của công ty!

Với vai trò giám đốc mua hàng, nguyên tắc mua sắm nguyên vật liệu hoặc thiết bị cần thiết là đảm bảo chất lượng đáng tin cậy, an toàn cao, giao hàng đúng hạn và dịch vụ tại chỗ, đồng thời giảm chi phí mua hàng. Đây là những nhiệm vụ cốt lõi của bộ phận mua hàng để hoàn thành nhiệm vụ được công ty giao phó.

Quá trình quản lý chi phí mua sắm của doanh nghiệp bao gồm bốn khía cạnh quản lý, đó là lập kế hoạch chi phí, kiểm soát chi phí, phân tích chi phí và kế toán, đánh giá chi phí; giai đoạn lập kế hoạch có thể tập trung vào việc xác định trách nhiệm của từng vị trí trong hoạt động mua sắm, sau đó bằng cách nhấn mạnh mục tiêu của hệ thống trách nhiệm vị trí, đánh giá tỷ lệ giảm chi phí và các biện pháp khác, việc thực hiện tốt các khía cạnh quản lý khác như kiểm soát chi phí, kế toán chi phí và phân tích chi phí sẽ mang lại kết quả rõ rệt.

Một giám đốc mua sắm xuất sắc cần bắt đầu từ nhiều khía cạnh trong quy trình mua sắm. Khía cạnh quan trọng nhất là tạo ra môi trường mua sắm về mặt xây dựng hệ thống và nâng cao năng lực thực thi nghiệp vụ mua sắm từ cấp độ kỹ thuật, đồng thời tiếp tục cải thiện từ hai khía cạnh then chốt này. Về hành vi mua sắm, cần nâng cao năng lực kỹ thuật tổng thể của bộ phận mua sắm để đạt được tổng chi phí mua sắm thấp nhất. Việc kiểm soát chi phí mua sắm đa diện của giám đốc mua sắm chủ yếu bắt đầu từ năm khía cạnh sau để giảm chi phí mua sắm.

1. Giảm thiểu chi phí mua sắm thông qua quản lý mua sắm chiến lược
Quản lý mua sắm chiến lược cần cân bằng đầy đủ các lợi thế nội bộ và bên ngoài của doanh nghiệp, lấy mục tiêu mua sắm đôi bên cùng có lợi và tập trung vào việc phát triển quan hệ đối tác chiến lược lâu dài với nhà cung cấp. Đây là mô hình quản lý mua sắm thích ứng với sự phát triển của tình hình kinh tế mới.

1. Mua sắm không chỉ là vấn đề tìm nguồn cung ứng nguyên vật liệu, mà còn bao gồm các vấn đề quản lý chất lượng, quản lý sản xuất và thiết kế sản phẩm. Việc đáp ứng nhu cầu và sở thích của khách hàng phải đạt được thông qua sự tham gia của chủ thể chính ở mỗi mắt xích trong chuỗi cung ứng để hiện thực hóa việc chuyển đổi nhu cầu của khách hàng thành thiết kế sản phẩm. Việc hiện thực hóa sở thích của khách hàng là điều kiện tiên quyết để thực hiện chiến lược. Do đó, việc thay đổi quan niệm mua sắm truyền thống sẽ có lợi cho việc thực hiện chiến lược một cách hiệu quả.

2. Ý tưởng dựa trên sự kết hợp giữa năng lực cốt lõi và các yếu tố đòi hỏi sự kết hợp tối ưu các yếu tố giữa nhà cung cấp và khách hàng. Thiết lập mối quan hệ đối tác liên minh chiến lược lâu dài thay vì mối quan hệ giao dịch. Để thiết lập mối quan hệ như vậy cần sự phù hợp chiến lược giữa phía cung và phía cầu. Việc đánh giá và quản lý nhà cung cấp không còn dựa trên giao dịch là ưu tiên hàng đầu, mà trước tiên phải xem xét liệu chiến lược có phù hợp hay không. Tăng trọng số trong các khía cạnh về tinh thần kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp, chiến lược doanh nghiệp và các yếu tố năng lực.

3. Mua hàng không chỉ là việc của một cửa hàng duy nhất, mà cần phải tiến hành phân tích thị trường cung ứng. Phân tích này không chỉ bao gồm giá cả, chất lượng sản phẩm, v.v., mà còn cả phân tích ngành sản phẩm, thậm chí dự đoán tình hình kinh tế vĩ mô. Ngoài ra, cần đánh giá chiến lược của nhà cung cấp, bởi khả năng quản lý chiến lược của nhà cung cấp chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến độ tin cậy của mối quan hệ mua sắm. Tất cả những vấn đề này thuộc về phạm trù phân tích chiến lược. Nó vượt ra ngoài khuôn khổ phân tích mua sắm truyền thống (giá cả, chất lượng, v.v.).

2. Giảm chi phí mua sắm thông qua một số tiêu chuẩn hóa.
Tiêu chuẩn hóa là yêu cầu cơ bản của quản lý doanh nghiệp hiện đại. Nó là sự đảm bảo cơ bản cho hoạt động bình thường của doanh nghiệp. Nó thúc đẩy sự hợp lý hóa, tiêu chuẩn hóa và hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các nhiệm vụ quản lý khác nhau của doanh nghiệp. Nó là điều kiện tiên quyết cơ bản để kiểm soát chi phí thành công. Trong quá trình kiểm soát chi phí, bốn nhiệm vụ tiêu chuẩn hóa sau đây vô cùng quan trọng.

1. Chuẩn hóa đo lường trong hoạt động mua sắm. Điều này đề cập đến việc sử dụng các phương pháp và biện pháp khoa học để đo lường các giá trị định lượng và định tính trong hoạt động mua sắm, nhằm cung cấp dữ liệu chính xác cho hoạt động mua sắm, đặc biệt là kiểm soát chi phí mua sắm. Nếu không có tiêu chuẩn đo lường thống nhất, dữ liệu cơ bản sẽ không chính xác, và dữ liệu không được chuẩn hóa, thì sẽ không thể thu thập được thông tin chi phí mua sắm chính xác, chứ chưa nói đến việc kiểm soát nó.

2. Giá mua được chuẩn hóa. Trong quá trình kiểm soát chi phí mua hàng, cần thiết lập hai mức giá chuẩn để so sánh. Thứ nhất là giá mua chuẩn, tức là giá thị trường hoặc giá lịch sử của thị trường nguyên vật liệu, được thực hiện bằng cách mô phỏng thị trường giữa từng đơn vị kế toán và doanh nghiệp; thứ hai là giá ngân sách mua hàng nội bộ, được tính toán trong quá trình thiết kế của doanh nghiệp dựa trên sự kết hợp giữa yêu cầu lợi nhuận của doanh nghiệp và giá bán. Giá mua chuẩn và giá ngân sách mua hàng là những yêu cầu cơ bản cho các hoạt động kiểm soát chi phí mua hàng.

3. Chuẩn hóa chất lượng nguyên vật liệu mua vào. Chất lượng là linh hồn của sản phẩm. Không có chất lượng, dù giá thành có thấp đến đâu cũng là lãng phí. Kiểm soát chi phí mua hàng chính là kiểm soát chi phí dựa trên chất lượng đạt tiêu chuẩn. Nếu không có các tài liệu tiêu chuẩn chất lượng của nguyên vật liệu mua vào, việc đáp ứng hiệu quả các yêu cầu của hoạt động thu mua là điều không thể, chứ chưa nói đến việc kiểm soát chi phí thu mua cao và thấp.

4. Chuẩn hóa dữ liệu chi phí mua sắm. Phát triển quy trình thu thập dữ liệu chi phí mua sắm, làm rõ trách nhiệm của người gửi dữ liệu chi phí và người chịu trách nhiệm hạch toán, đảm bảo dữ liệu chi phí được gửi đúng thời hạn, được nhập vào tài khoản kịp thời, dữ liệu dễ dàng truyền tải và việc chia sẻ thông tin được thực hiện; chuẩn hóa phương pháp hạch toán chi phí mua sắm và làm rõ phương pháp tính toán chi phí mua sắm: Xây dựng biểu đồ tính toán chi phí thống nhất để đảm bảo kết quả hạch toán chi phí mua sắm chính xác.

Thứ ba, giảm chi phí mua sắm ở cấp độ hệ thống mua sắm.
1. Cải thiện công tác quản lý cơ bản của hoạt động mua sắm, bao gồm phân loại và xếp hạng vật liệu mua vào và thiết lập cơ sở dữ liệu; xác định tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp đủ điều kiện, phân chia cấp độ nhà cung cấp và thiết lập cơ sở dữ liệu; xác nhận quy mô lô hàng tối thiểu, chu kỳ mua sắm và số lượng đóng gói tiêu chuẩn của các loại vật liệu khác nhau; mẫu và dữ liệu kỹ thuật của các loại vật liệu mua vào.

2. Cần thiết lập hệ thống đấu thầu cho các đơn hàng mua số lượng lớn. Công ty cần xây dựng quy trình rõ ràng và chuẩn hóa quy trình đấu thầu để giảm chi phí mua sắm, đặc biệt là tránh tình trạng đấu thầu không chính xác dẫn đến tăng chi phí.

3. Hệ thống đăng ký và tham chiếu thông tin mua hàng được thực hiện đối với các giao dịch mua hàng rải rác. Thông tin về tên sản phẩm đã mua, số lượng, nhãn hiệu, giá cả, tên nhà sản xuất, địa điểm mua hàng, số điện thoại liên lạc và các thông tin khác phải được đăng ký với bộ phận kiểm tra của công ty để tham khảo. Công ty có thể cử người bên thứ ba tiến hành kiểm tra đột xuất bất cứ lúc nào.

4. Quy trình mua sắm được vận hành theo phương thức phi tập trung và các bộ phận có tính ràng buộc lẫn nhau. Bộ phận mua sắm chịu trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp ban đầu, bộ phận chất lượng và công nghệ đánh giá năng lực cung ứng của nhà cung cấp và xác định tiêu chuẩn. Bộ phận tài chính chịu trách nhiệm giám sát và kiểm soát giá cả, việc thanh toán phải được sự phê duyệt của các lãnh đạo chủ chốt của công ty.

5. Thực hiện việc tích hợp các kênh mua sắm thông qua việc tích hợp nhân sự mua sắm, làm rõ trách nhiệm của từng nhân sự mua sắm đối với các vật tư, và đảm bảo cùng loại vật tư phải được mua bởi cùng một người và thông qua cùng một kênh, trừ trường hợp đó là biến số nhà cung cấp đã được lên kế hoạch.

6. Chuẩn hóa hợp đồng mua bán. Hợp đồng mua bán cần quy định rõ ràng rằng nhà cung cấp không được hối lộ nhân viên công ty dưới hình thức cạnh tranh không lành mạnh để bán sản phẩm của mình, nếu không thì khoản thanh toán sẽ bị khấu trừ tương ứng; hợp đồng cũng cần quy định rõ thỏa thuận về chiết khấu mua hàng.

7. Hệ thống yêu cầu mua hàng: Thiết lập hệ thống yêu cầu mua hàng, làm rõ ai đủ điều kiện và ai có thể hoàn thành nhiệm vụ cung ứng trong kế hoạch mua nguyên vật liệu với chi phí thấp nhất từ ​​các nhà cung cấp tiềm năng, và xác định phạm vi nhà cung cấp. Thuật ngữ kỹ thuật cho quy trình này cũng được gọi là xác nhận năng lực nhà cung cấp. Để quản lý yêu cầu mua hàng hiệu quả, hiện nay cần tận dụng tối đa hệ thống quản lý bằng máy tính và sử dụng mạng để nhanh chóng tra cứu và thu thập thông tin cần thiết, nhằm đảm bảo hiệu quả cao trong quản lý yêu cầu mua hàng và thu được kết quả yêu cầu.

8. Xây dựng mối quan hệ hợp tác ổn định với nhà cung cấp. Nhà cung cấp ổn định có khả năng cung ứng mạnh, giá cả minh bạch, hợp tác lâu dài, có những thỏa thuận ưu tiên nhất định trong việc cung cấp hàng cho công ty và có thể đảm bảo chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng, giá cả, v.v. Quản lý thu mua cần đặc biệt chú trọng đến việc nâng cao lợi thế cạnh tranh của toàn bộ chuỗi cung ứng, thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài và ổn định với các nhà cung cấp xuất sắc càng nhiều càng tốt, khuyến khích cải tiến sản phẩm và công nghệ được cung cấp, hỗ trợ sự phát triển của nhà cung cấp và ký kết các liên minh chiến lược với họ khi cần thiết, thỏa thuận hợp tác, v.v.

4. Các phương pháp và biện pháp để giảm chi phí mua sắm ở cấp độ mua sắm
1. Giảm chi phí mua hàng thông qua việc lựa chọn điều khoản thanh toán. Nếu công ty có đủ vốn hoặc lãi suất ngân hàng thấp, có thể sử dụng phương thức thanh toán tiền mặt ngay lập tức, thường mang lại mức chiết khấu giá lớn hơn, nhưng sẽ ảnh hưởng nhất định đến vốn lưu động của toàn công ty.

2. Nắm bắt thời điểm biến động giá cả. Giá cả thường thay đổi theo mùa và cung cầu thị trường. Do đó, người mua nên chú ý đến quy luật biến động giá cả và nắm bắt thời điểm mua hàng.

3. Kiềm chế nhà cung cấp thông qua đấu thầu cạnh tranh. Đối với việc mua nguyên vật liệu số lượng lớn, một phương pháp hiệu quả là thực hiện đấu thầu cạnh tranh, thường dẫn đến mức giá cuối cùng thông qua việc so sánh giá giữa các nhà cung cấp. Thông qua việc lựa chọn và so sánh các nhà cung cấp khác nhau để kiềm chế lẫn nhau, giúp công ty có vị thế thuận lợi trong đàm phán.

4. Mua trực tiếp từ nhà sản xuất. Đặt hàng trực tiếp từ nhà sản xuất có thể giảm thiểu các khâu trung gian và giảm chi phí mua hàng. Đồng thời, dịch vụ kỹ thuật và dịch vụ hậu mãi của nhà sản xuất cũng sẽ tốt hơn.

5. Chọn nhà cung cấp uy tín và ký hợp đồng dài hạn với họ. Hợp tác với các nhà cung cấp trung thực và đáng tin cậy không chỉ đảm bảo chất lượng hàng hóa và giao hàng đúng thời hạn mà còn giúp bạn nhận được mức giá và thanh toán ưu đãi.

6. Tiến hành khảo sát và thu thập thông tin đầy đủ về thị trường mua sắm, phát triển nguồn lực nhà cung cấp và mở rộng chuỗi cung ứng của công ty thông qua nhiều kênh. Để đạt được một mức độ quản lý mua sắm nhất định cho doanh nghiệp, cần phải chú trọng đến việc điều tra thị trường mua sắm và thu thập, phân loại thông tin. Chỉ bằng cách này, chúng ta mới có thể hiểu đầy đủ điều kiện thị trường và xu hướng giá cả, và đặt mình vào vị thế thuận lợi.
Thứ năm, việc kiềm chế tham nhũng trong đấu thầu giúp các công ty giảm chi phí đấu thầu.
Một số nhà quản lý doanh nghiệp thẳng thắn nói: “Tham nhũng trong khâu mua sắm là không thể tránh khỏi, và nhiều công ty không thể vượt qua rào cản này.” Thực tế là nhân viên mua sắm nhận được một nhân dân tệ từ nhà cung cấp, nhưng chắc chắn sẽ làm tăng chi phí mua sắm lên mười nhân dân tệ. Để tìm ra giải pháp cho vấn đề này, chúng ta cần có biện pháp ở các khía cạnh sau: xây dựng trách nhiệm công việc, tuyển chọn và đào tạo nhân sự, kỷ luật trong khâu mua sắm, xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, v.v.

Việc xây dựng bộ phận mua sắm đòi hỏi phải thiết lập các vị trí khác nhau cho khâu mua sắm, nhằm giải quyết vấn đề không tập trung quá mức quyền lực mua sắm, kiềm chế lẫn nhau, giám sát và hỗ trợ, đồng thời không ảnh hưởng đến sự nhiệt tình của nhân viên ở mỗi vị trí.

Việc tuyển chọn nhân sự, tiêu chí lựa chọn cho từng vị trí nhân viên quản lý mua sắm cần đáp ứng các phẩm chất toàn diện sau: trình độ chuyên môn và kỹ năng giao tiếp nhất định, hiểu biết pháp luật, tính liêm chính, v.v., và cố gắng tránh việc người thân của các quản lý bộ phận mua sắm đảm nhận công việc mua sắm.

Năng lực chuyên môn không chỉ bao gồm sự hiểu biết nhất định về các đặc tính của nguyên vật liệu mà còn cả sự hiểu biết rõ ràng về quy trình quản lý nguyên vật liệu; chất lượng sạch đặc biệt quan trọng đối với nhân viên thu mua thường xuyên phải xử lý tiền bạc, mặc dù các biện pháp quản lý nội bộ đã được thực hiện ở mỗi khâu, nhưng đối với nhân viên thu mua tuyến đầu, vẫn không tránh khỏi việc gặp phải nhiều cám dỗ do nhà cung cấp chủ động đưa ra. Làm thế nào để ngăn chặn việc bị mắc bẫy đằng sau những cám dỗ đó đòi hỏi bản thân nhân viên thu mua phải có sự chính trực, liêm khiết, nhận thức pháp luật, v.v.

Xây dựng kỷ luật làm việc hoàn chỉnh cho bộ phận mua sắm, làm rõ quy trình ra quyết định và thực hiện các hoạt động mua sắm phải rõ ràng, minh bạch, có sự giám sát và hạn chế lẫn nhau; nghiêm túc tuân thủ nguyên tắc làm việc “lập kế hoạch trước, kiểm soát chặt chẽ trong quá trình thực hiện, và phân tích, tổng kết cẩn thận sau đó” để đảm bảo mua sắm và cung cấp vật tư chất lượng cao, giá cả phải chăng và đáp ứng yêu cầu;

Thực hiện giám sát mua sắm “toàn diện, đầy đủ quy trình, toàn diện”, kiên quyết chấm dứt gian lận cá nhân, nhận hối lộ, chiết khấu và các hành vi vi phạm kỷ luật, bất hợp pháp và phạm pháp gây tổn hại đến lợi ích của công ty trong quá trình mua sắm và cung ứng, đồng thời xử lý ngay lập tức các quà tặng và tiền hối lộ từ nhà cung cấp không thể từ chối để thu hồi; đào tạo nhân viên mua hàng yêu thích công việc, hoàn thành nhiệm vụ, trung thành với công ty, có trách nhiệm với công ty, bảo vệ lợi ích công ty, giữ bí mật công ty và bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ.

Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc và phân bổ lương trong bộ phận mua sắm: Việc đánh giá hiệu quả công việc của từng vị trí mua sắm là rất quan trọng đối với mỗi bộ phận và phòng ban mua sắm. Việc áp dụng và xây dựng các phương pháp quản lý khoa học, cụ thể là các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc, nhằm liên tục thúc đẩy sự liên tục trong tất cả các khâu quản lý mua sắm, nâng cao, khẳng định và khuyến khích hiệu quả công việc, và khách quan đạt được môi trường làm việc nơi hiệu quả công việc thúc đẩy giảm chi phí.

Với tư cách là giám đốc mua hàng, không chỉ cần thực hiện năm khía cạnh quản lý mua hàng nêu trên, mà quan trọng hơn, phải xây dựng hình ảnh tốt của các cá nhân và phòng ban trong quá trình mua hàng, trung thành với công ty, đối xử chân thành với mọi người và nghiêm khắc với cấp dưới, điều này chắc chắn sẽ giúp tối ưu hóa chi phí mua hàng, phù hợp với khả năng cạnh tranh trên thị trường của doanh nghiệp.

Công ty Shanghai Rainbow Package cung cấp dịch vụ đóng gói mỹ phẩm trọn gói. Nếu bạn thích sản phẩm của chúng tôi, vui lòng liên hệ với chúng tôi.
Trang web:
www.rainbow-pkg.com
Email: Bobby@rainbow-pkg.com
WhatsApp: +008613818823743