Закупівлі є однією з найважливіших функцій у діяльності корпорації, а їх витрати становлять близько 60% виробництва та продажів. З огляду на тенденцію поступового зростання вартості придбання сучасних корекційних печей як частки в загальній вартості підприємства, підприємство стикається з дедалі жорсткішою ринковою конкуренцією, а цикл виробництва продукції поступово скорочується.
Диверсифікація ринкового попиту та постійне вдосконалення рівня технологій продукції пригнічуються. Водночас компанії поступово переходять від технологічного лідерства та ринкової монополії до закупівель, щоб зменшити витрати та збільшити прибутки, що допомагає їм отримати нові переваги.
Як зробити так, щоб робота відділу закупівель робила ключовий внесок у розвиток підприємства? Як підвищити його ефективність у операціях ланцюга поставок? Все це залежить від фактичної та ефективної закупівельної діяльності компанії!
Як директор із закупівель, принцип закупівлі необхідної сировини або обладнання полягає в забезпеченні надійної якості, високої безпеки, пунктуальної доставки та обслуговування на місці, одночасно знижуючи витрати на закупівлю. Це основні завдання відділу закупівель для виконання місії, поставленої компанією.
Процес управління корпоративними витратами на закупівлі включає чотири аспекти управління, а саме: планування витрат, контроль витрат, аналіз витрат, а також облік і оцінку витрат; етап планування може бути спрямований на визначення обов'язків кожної посади в закупівлях, а потім, зосереджуючись на меті системи відповідальності посади, оцінці темпів зниження витрат та інших засобах, можна досягти очевидних результатів в інших аспектах управління, таких як контроль витрат, облік витрат та аналіз витрат.
Відмінний директор із закупівель повинен починати з багатьох аспектів процесу закупівель. Головним аспектом є створення середовища для закупівель з точки зору побудови системи та покращення виконувальних можливостей закупівельного бізнесу з технічного рівня, а також продовження вдосконалення цих двох ключових аспектів та побудови системи. Щодо поведінки закупівель, технічно вдосконалюйте комплексні бізнес-можливості відділу закупівель для досягнення найнижчої загальної вартості закупівель. Багатогранний контроль витрат на закупівлі директором із закупівель головним чином починається з наступних п'яти аспектів для зниження вартості закупівель.
1. Мінімізація витрат на закупівлі за допомогою стратегічного управління закупівлями
Стратегічне управління закупівлями повинно повністю збалансувати внутрішні та зовнішні переваги підприємства, ставити за мету безпрограшні закупівлі та зосереджуватися на розвитку довгострокових стратегічних партнерств з постачальниками. Це парадигма управління закупівлями, яка адаптується до розвитку нової економічної ситуації.
1. Закупівлі – це не лише проблема закупівлі сировини, але й питання управління якістю, управління виробництвом та дизайну продукції. Задоволення потреб та уподобань клієнтів має бути досягнуто шляхом участі основного складу кожної ланки ланцюга поставок для реалізації перетворення потреб клієнтів на дизайн продукції. Реалізація уподобань клієнтів є необхідною умовою для реалізації стратегії. Тому зміна традиційної концепції закупівель сприяє ефективній реалізації стратегії.
2. Ідея, що базується на поєднанні основних можливостей та елементів, вимагає оптимізованого поєднання елементів між постачальниками та клієнтами. Встановлення довгострокового стратегічного партнерства, а не транзакційних відносин. Для встановлення таких відносин потрібне стратегічне узгодження між сторонами пропозиції та попиту. Оцінка та управління постачальниками більше не базується на угоді як першочерговому пріоритеті, а спочатку має враховуватися, чи відповідає стратегія. Збільшення ваги аспектів підприємництва, корпоративної культури, корпоративної стратегії та факторів потенціалу.
3. Закупівлі – це не окремий магазин, і слід проводити аналіз ринку поставок. Цей аналіз повинен включати не лише ціни на продукцію, якість тощо, але й аналіз галузі продукції та навіть прогнозування макроекономічної ситуації. Крім того, нам слід оцінити стратегію постачальника, оскільки його здатність стратегічного управління, безсумнівно, зрештою вплине на надійність закупівельних відносин. Усі ці питання належать до категорії стратегічного аналізу. Він виходить за рамки традиційного аналізу закупівель (ціна, якість тощо).
2. Зменшення витрат на закупівлі шляхом певної стандартизації
Стандартизація є основною вимогою сучасного управління підприємством. Це основна гарантія нормального функціонування підприємства. Вона сприяє раціоналізації, стандартизації та ефективності виробничої та операційної діяльності підприємства, а також різних управлінських завдань. Це основна передумова успішного контролю витрат. У процесі контролю витрат надзвичайно важливими є наступні чотири завдання стандартизації.
1. Стандартизація вимірювань закупівель. Стосується використання наукових методів та засобів для вимірювання кількісних та якісних значень у закупівельній діяльності та надання точних даних для закупівельної діяльності, особливо контролю витрат на закупівлі. Якщо немає єдиного стандарту вимірювання, основні дані є неточними, а дані не стандартизовані, неможливо отримати точну інформацію про витрати на закупівлі, не кажучи вже про її контроль.
2. Ціна закупівлі стандартизована. У процесі контролю витрат на закупівлю слід встановити дві стандартні ціни для порівняння. Одна - це стандартна ціна закупівлі, тобто ринкова ціна або історична ціна ринку сировини, яка здійснюється шляхом моделювання ринку між кожною обліковою одиницею та підприємством; друга - це внутрішня бюджетна ціна закупівлі, яка існує на підприємстві. Процес проектування розраховує номінальну ціну сировини шляхом поєднання корпоративних вимог до прибутковості та цін продажу. Стандарти закупівлі та бюджетні ціни закупівлі є основними вимогами до операцій контролю витрат на закупівлю.
3. Стандартизуйте якість закупівельних матеріалів. Якість – це душа продукту. Без якості, якою б низькою не була вартість, це марнотратство. Контроль витрат на закупівлю – це контроль витрат за кваліфікованою якістю. Без документів щодо стандартів якості закупівельної сировини неможливо ефективно виконувати вимоги закупівельної діяльності, не кажучи вже про високі та низькі витрати на закупівлю.
4. Стандартизація даних про витрати на закупівлю. Розробити процес збору даних про витрати на закупівлю, уточнити обов'язки відправника даних про витрати та власника рахунку, забезпечити своєчасне подання даних про витрати, своєчасне внесення до обліку, легкість передачі даних та обмін інформацією; стандартизувати метод обліку витрат на закупівлю та уточнити розрахунок витрат на закупівлю. Метод: Сформувати єдиний формат діаграми розрахунку витрат, щоб забезпечити точність результатів обліку витрат на закупівлю.
По-третє, зменшити витрати на закупівлі на рівні системи закупівель
1. Удосконалити базове управління закупівлями, включаючи класифікацію та сортування закупівельних матеріалів та створення бази даних; визначення стандартів оцінки кваліфікованих постачальників, розподіл рівнів постачальників та створення бази даних; підтвердження мінімального розміру партії, циклу закупівель та стандартної кількості упаковки різних матеріалів; зразки та технічні дані різних закупівельних матеріалів.
2. Для оптових закупівель слід встановити систему торгів. Компанія чітко формулює процес та стандартизує його, щоб торги та закупівлі могли зменшити витрати на закупівлі, особливо для уникнення ситуаціоналізму. Торги проведено, а вартість зросте.
3. Для розрізнених покупок впроваджено систему реєстрації та довідки інформації про покупки. Інформація про назви придбаних товарів, кількість, торгові марки, ціни, назви виробників, місця придбання, контактні номери телефонів та інша інформація повинна бути зареєстрована у відділі інспекції компанії для довідки. Компанія може будь-коли направити когось як третю сторону. Проводьте вибіркові перевірки.
4. Процес закупівель здійснюється децентралізовано та взаємно обмежує один одного. Відділ закупівель відповідає за первинний відбір постачальників, відділи якості та технологій оцінюють можливості постачальника та визначають його кваліфікацію. Фінансовий відділ відповідає за нагляд та контроль цін, а оплата здійснюється за погодженням з головними керівниками компанії.
5. Здійснити інтеграцію каналів закупівель шляхом інтеграції персоналу із закупівель, уточнити, за які матеріали закупівель відповідає кожен персонал із закупівель, а також те, що один і той самий тип матеріалів має закуповуватися однією особою та через один і той самий канал, якщо це не є плановою змінною постачальника.
6. Стандартизуйте договір купівлі-продажу. У договорі купівлі-продажу чітко зазначено, що постачальник не повинен підкуповувати персонал компанії у формі недобросовісної конкуренції за продаж своєї продукції, в іншому випадку платіж має бути пропорційно відрахований; у договорі також має бути зазначена угода про знижку на купівлю.
7. Система запитів на закупівлі, створення системи запитів на закупівлі, уточнення кваліфікації та можливості виконання завдань постачання в плані закупівлі сировини з найнижчою вартістю від можливих продавців, а також визначення кола постачальників. Технічний термін для цього процесу також називається підтвердженням кваліфікації постачальника. Для ефективного управління запитами на закупівлі необхідно повною мірою використовувати комп'ютерну систему управління та скористатися перевагами мережі для швидкого перегляду та отримання необхідної інформації, щоб забезпечити високу ефективність управління запитами на закупівлі та отримання результатів запитів.
8. Встановити стабільні відносини співпраці з постачальниками. Стабільні постачальники мають потужні можливості постачання, прозорість цін, довгострокову співпрацю, мають певні пріоритетні домовленості щодо поставок компанії та можуть забезпечити якість, кількість та доставку своїх поставок (термін, ціну тощо). Управління закупівлями повинно надавати великого значення покращенню конкурентних переваг усього ланцюга поставок, встановлювати довгострокові та стабільні відносини співпраці з відмінними постачальниками, наскільки це можливо, заохочувати вдосконалення постачаної продукції та технологій, підтримувати розвиток постачальників та підписувати з ними стратегічні альянси, коли це необхідно. Угоди про співпрацю тощо.
4. Методи та засоби зниження витрат на закупівлі на рівні закупівель
1. Зменшення витрат на закупівлі шляхом вибору умов оплати. Якщо компанія має достатньо коштів або якщо банківська процентна ставка низька, вона може використовувати метод готівки на місці, що часто може забезпечити більшу знижку, але це матиме певний вплив на роботу всього оборотного капіталу компанії.
2. Зрозумійте час зміни цін. Ціни часто змінюються залежно від сезону та ринкового попиту та пропозиції. Тому покупцям слід звертати увагу на закон зміни цін та розуміти час покупок.
3. Стримування постачальників за допомогою конкурентних торгів. Для закупівлі сипучих матеріалів ефективним методом є впровадження конкурентних торгів, які часто призводять до досягнення найкращої ціни шляхом порівняння цін між постачальниками. Шляхом вибору та порівняння різних постачальників стримується один одного, щоб компанія була у вигідному становищі в переговорах.
4. Закупівля безпосередньо у виробника. Замовлення безпосередньо у виробника може зменшити кількість проміжних ланок та знизити витрати на закупівлю. Водночас покращиться технічне обслуговування та післяпродажне обслуговування виробника.
5. Вибирайте постачальників з високою репутацією та підписуйте з ними довгострокові контракти. Співпраця з чесними та надійними постачальниками може не лише гарантувати якість поставок та своєчасну доставку, але й отримати пільгові умови оплати та ціни.
6. Ретельно проводити дослідження та збір інформації про ринок закупівель, розвивати ресурси постачальників та розширювати ланцюг поставок компанії через різні канали. Для досягнення певного рівня управління закупівлями для підприємства, воно повинно приділяти повну увагу дослідженню ринку закупівель та збору й сортуванню інформації. Тільки таким чином ми можемо повністю зрозуміти ринкові умови та цінові тенденції, і поставити себе у вигідне становище.
По-п'яте, боротьба з корупцією у сфері закупівель впливає на зниження витрат компаній на закупівлі
Деякі керівники компаній відверто сказали: «Корупцію в закупівлях неможливо запобігти, і багато компаній не можуть обійти цей бар'єр». Це реальність, коли персонал закупівель отримує один юань від постачальників, що, безсумнівно, коштуватиме десяти юанів витрат на закупівлі. Щоб знайти рішення цієї проблеми, нам потрібно вжити заходів у таких аспектах: побудова посадової відповідальності, підбір та навчання персоналу, дисципліна закупівель, побудова системи оцінки ефективності роботи співробітників тощо.
Будівництво закупівельного пункту вимагає створення різних постів для закупівельного ланцюжка, щоб вирішити проблему непереконливої концентрації купівельної спроможності, взаємного стримування, нагляду та підтримки, і водночас не впливати на ентузіазм персоналу на кожному пункті.
Підбір персоналу, критерії відбору на кожну посаду персоналу відділу закупівель повинні мати такі комплексні якості: певний рівень професійних та комунікативних навичок, правова обізнаність, охайність тощо, а також намагатися уникати того, щоб родичі керівників відділів закупівель бралися за справу закупівель.
Професійні здібності включають не лише певне розуміння властивостей сировини, що використовується, але й чітке уявлення про процес управління сировиною; чиста якість особливо важлива для персоналу закупівель, який часто має справу з грошима, хоча в кожній ланці внутрішнього управління було вжито різних заходів, для персоналу закупівель на передовій все ще неминуче стикатися з різними спокусами, проактивно передбаченими постачальниками. Як запобігти встановленню пасток, що стоять за спокусою, вимагає від самого персоналу закупівель чесності та доброчесності. Правова обізнаність тощо.
Встановити повну робочу дисципліну відділу закупівель, уточнити, що процедури прийняття рішень та реалізації закупівель повинні бути чіткими, прозорими, а також контролювати та обмежувати взаємні обмеження; суворо дотримуватися робочих принципів «попереднього планування, суворого контролю під час заходу, ретельного аналізу та підсумовування після нього», щоб забезпечити закупівлю та постачання високоякісних та недорогих матеріалів і матеріалів, що відповідають вимогам;
Впровадити повний штат, повний процес, всебічний» нагляд за закупівлями та рішуче припинити приватне шахрайство, акцептування, знижки та дисциплінарну, незаконну та кримінальну поведінку, що шкодить інтересам компанії в процесі закупівель та постачання, а також подарунки постачальників та подарункові гроші, від яких не можна відмовитися, повинні бути негайно передані компанії для реєстрації; навчити покупців любити свою роботу, виконувати свої обов'язки, бути лояльними до компанії, нести відповідальність за компанію, підтримувати інтереси компанії, зберігати секрети компанії та захищати права інтелектуальної власності.
Оцінка ефективності роботи закупівель та побудова системи розподілу заробітної плати. Дуже важливо, щоб кожна посада та відділ закупівель оцінювали ефективність кожної посади закупівельника. Дуже важливо запровадити та сформулювати наукові методи управління, тобто стандарти оцінки ефективності роботи, які можуть постійно сприяти безперервності всіх ланок управління закупівлями. Покращувати, схвалювати та заохочувати ефективну роботу, а також об'єктивно досягати робочого середовища, де ефективність сприяє зниженню витрат.
Як директор із закупівель, ви не лише виконуєте вищезазначені п'ять аспектів управління закупівлями, але й, що ще важливіше, створюєте хороший імідж окремих осіб та відділів у процесі закупівель, будьте лояльними до компанії, ставтеся до людей щиро та будьте суворими з підлеглими, що, безумовно, збереже вартість закупівель. Оптимізація підходить для ринкової конкуренції підприємств.
Шанхайський райдужний пакет. Забезпечуємо універсальну косметичну упаковку. Якщо вам подобаються наші продукти, ви можете зв'язатися з нами,
Вебсайт:
www.rainbow-pkg.com
Email: Bobby@rainbow-pkg.com
WhatsApp: +008613818823743
Час публікації: 30 листопада 2021 р.