Закупки являются одной из важнейших функций в деятельности предприятия, и на них приходится около 60% производственных и сбытовых расходов. В условиях тенденции к постепенному увеличению доли закупочных затрат на современные корректирующие печи в общих затратах предприятия, оно сталкивается с всё более жёсткой рыночной конкуренцией, а производственный цикл продукции постепенно сокращается.
Диверсификация рыночного спроса и постоянное повышение уровня технологий производства сдерживаются. В то же время компании постепенно переходят от технологического лидерства и рыночной монополии к закупкам с целью снижения издержек и увеличения прибыли, что позволяет им занимать новые конкурентные преимущества.
Как сделать так, чтобы работа отдела закупок вносила ключевой вклад в развитие предприятия? Как добиться от него большей эффективности в операциях цепочки поставок? Все это зависит от фактической и эффективной закупочной деятельности компании!
В качестве директора по закупкам, основной задачей отдела закупок является обеспечение надежного качества, высокой безопасности, своевременной доставки и обслуживания, а также снижение затрат на закупку. Это основные задачи отдела закупок, призванные выполнить миссию, поставленную компанией.
Процесс управления затратами на корпоративные закупки включает четыре аспекта управления: планирование затрат, контроль затрат, анализ затрат, а также учет и оценка затрат. На этапе планирования можно определить обязанности каждой должности в процессе закупок, а затем, подчеркнув цели системы распределения обязанностей по должностям, оценить темпы снижения затрат и использовать другие методы, добиться хороших результатов в других аспектах управления, таких как контроль затрат, учет затрат и анализ затрат.
Эффективный директор по закупкам должен начинать с множества аспектов процесса закупок. Главным аспектом является создание благоприятной среды для закупок с точки зрения системного построения и совершенствование технических возможностей отдела закупок, а также постоянное улучшение этих двух ключевых аспектов и системного построения в отношении поведения отдела закупок, с целью достижения минимальных общих затрат на закупки. Многогранный контроль затрат на закупки со стороны директора по закупкам начинается с пяти основных аспектов, направленных на снижение затрат на закупки.
1. Минимизация затрат на закупки посредством стратегического управления закупками.
Стратегическое управление закупками должно в полной мере учитывать внутренние и внешние преимущества предприятия, ставить перед собой цель взаимовыгодных закупок и фокусироваться на развитии долгосрочных стратегических партнерских отношений с поставщиками. Это парадигма управления закупками, адаптирующаяся к развитию новой экономической ситуации.
1. Закупки — это не только проблема приобретения сырья, но и вопрос управления качеством, управления производством и проектирования продукции. Удовлетворение потребностей и предпочтений клиентов должно достигаться за счет участия основных звеньев каждой цепочки поставок для реализации преобразования потребностей клиентов в проектирование продукции. Реализация предпочтений клиентов является необходимым условием для осуществления стратегии. Поэтому изменение традиционной концепции закупок способствует эффективной реализации стратегии.
2. Идея, основанная на сочетании ключевых возможностей и элементов, требует оптимизированного взаимодействия между поставщиками и клиентами. Необходимо установить долгосрочное стратегическое партнерство, а не просто транзакционные отношения. Для установления таких отношений требуется стратегическое соответствие между сторонами спроса и предложения. Оценка и управление поставщиками больше не должны основываться на транзакциях как на первоочередной задаче, а должны в первую очередь учитывать соответствие стратегии. Следует увеличить вес таких аспектов, как предпринимательство, корпоративная культура, корпоративная стратегия и факторы потенциала.
3. Закупки — это не единый магазин, и необходимо проводить анализ рынка поставщиков. Этот анализ должен включать не только цены, качество и т. д. продукции, но и анализ отрасли, а также прогнозирование макроэкономической ситуации. Кроме того, следует оценивать стратегию поставщика, поскольку способность поставщика к стратегическому управлению, несомненно, в конечном итоге повлияет на надежность закупочных отношений. Все эти вопросы относятся к категории стратегического анализа. Он выходит за рамки традиционной структуры анализа закупок (цена, качество и т. д.).
2. Снижение затрат на закупки за счет стандартизации.
Стандартизация является основным требованием современного управления предприятием. Она представляет собой основную гарантию нормального функционирования предприятия. Она способствует рационализации, стандартизации и повышению эффективности производственной и операционной деятельности предприятия, а также различных управленческих задач. Она является основной предпосылкой для успешного контроля затрат. В процессе контроля затрат следующие четыре задачи стандартизации имеют чрезвычайно важное значение.
1. Стандартизация измерения в сфере закупок. Это подразумевает использование научных методов и средств для измерения количественных и качественных показателей в закупочной деятельности и предоставления точных данных для закупочной деятельности, особенно для контроля затрат на закупки. Отсутствие единого стандарта измерения делает базовые данные неточными, а стандартизация данных делает невозможным получение точной информации о затратах на закупки, не говоря уже о контроле за ними.
2. Закупочная цена стандартизирована. В процессе контроля затрат на закупку необходимо установить две сравнительные стандартные цены. Первая — это стандартная закупочная цена, то есть рыночная цена или историческая цена на рынке сырья, которая определяется путем моделирования рынка между каждым расчетным подразделением и предприятием; вторая — это внутренняя бюджетная закупочная цена, которая в процессе проектирования предприятия рассчитывается как номинальная цена сырья путем сочетания корпоративных требований к рентабельности и продажных цен. Стандарты закупок и бюджетные закупочные цены являются основными требованиями для операций по контролю затрат на закупку.
3. Стандартизация качества закупаемых материалов. Качество — душа продукта. Без качества, независимо от низкой стоимости, это пустая трата. Контроль затрат на закупку — это контроль затрат при условии обеспечения высокого качества. Без документов, подтверждающих стандарты качества закупаемого сырья, невозможно эффективно удовлетворять требованиям закупочной деятельности, не говоря уже о высоких и низких затратах на закупку.
4. Стандартизация данных о затратах на закупку. Разработка процесса сбора данных о затратах на закупку, уточнение обязанностей отправителя данных и владельца счета, обеспечение своевременной подачи данных, своевременного внесения их в учет, простоты передачи данных и обмена информацией; стандартизация метода учета затрат на закупку и уточнение метода расчета затрат на закупку: формирование единого формата таблицы расчета затрат для обеспечения точности результатов учета затрат на закупку.
В-третьих, сократить затраты на закупки на уровне системы закупок.
1. Совершенствование базового управления закупками, включая классификацию и сортировку закупаемых материалов и создание базы данных; определение стандартов оценки квалифицированных поставщиков, разделение поставщиков на уровни и создание базы данных; подтверждение минимального размера партии, цикла закупок и стандартного количества упаковки различных материалов; образцы и технические данные различных закупаемых материалов.
2. Необходимо внедрить систему торгов для оптовых закупок. Компания должна четко сформулировать процесс и стандартизировать процедуру торгов, чтобы снизить затраты на закупки, особенно во избежание ситуативных проблем. После проведения торгов затраты возрастут.
3. Для разрозненных закупок внедрена система регистрации и учета информации о закупках. Информация о названиях закупленных товаров, количестве, товарных знаках, ценах, наименованиях производителей, местах закупок, контактных телефонах и другая информация должна быть зарегистрирована в отделе контроля качества компании для справки. Компания может в любое время направить представителя в качестве третьего лица для проведения выборочных проверок.
4. Процесс закупок осуществляется децентрализованно и взаимно ограничивает друг друга. Отдел закупок отвечает за первичный отбор поставщиков, отделы качества и технологий оценивают производственные возможности поставщиков и определяют их квалификацию. Финансовый отдел отвечает за надзор и контроль цен, а платежи осуществляются с одобрения руководителей компании.
5. Обеспечить интеграцию каналов закупок путем интеграции персонала по закупкам, уточнить, за какие закупочные материалы отвечает каждый сотрудник, и обеспечить, чтобы материалы одного типа закупались одним и тем же лицом и через один и тот же канал, за исключением случаев, когда речь идет о планируемом поставщике.
6. Стандартизировать договор купли-продажи. В договоре купли-продажи должно быть четко оговорено, что поставщик не должен подкупать сотрудников компании в форме недобросовестной конкуренции для продажи своей продукции, в противном случае платеж будет пропорционально удержан; в договоре также должно быть указано соглашение о скидках при покупке.
7. Система обработки запросов на закупку: создание системы обработки запросов на закупку, уточнение квалификации и возможностей поставщиков для выполнения задач по поставке сырья по наименьшей цене из числа возможных поставщиков, а также определение круга поставщиков. Технический термин для этого процесса также называется подтверждением квалификации поставщика. Для эффективного управления запросами на закупку в настоящее время необходимо в полной мере использовать компьютерную систему управления и задействовать сеть для быстрого поиска и получения необходимой информации, чтобы обеспечить высокую эффективность управления запросами на закупку и получения результатов запросов.
8. Необходимо установить стабильные партнерские отношения с поставщиками. Стабильные поставщики обладают мощными производственными возможностями, прозрачностью цен, долгосрочным сотрудничеством, имеют определенные приоритетные условия поставок для компании и могут гарантировать качество, количество и сроки поставки, а также цены и т.д. Управление закупками должно уделять большое внимание повышению конкурентоспособности всей цепочки поставок, максимально выстраивать долгосрочные и стабильные партнерские отношения с надежными поставщиками, поощрять совершенствование поставляемой продукции и технологий, поддерживать развитие поставщиков и, при необходимости, заключать с ними стратегические альянсы, соглашения о сотрудничестве и т.д.
4. Методы и средства снижения затрат на закупки на уровне закупок.
1. Снижение затрат на закупки за счет выбора условий оплаты. Если у компании достаточно средств или низкая процентная ставка банка, она может использовать метод «наличные — спот», который часто позволяет получить большую скидку, но при этом оказывает определенное влияние на оборотный капитал всей компании.
2. Умение определять время изменения цен. Цены часто меняются в зависимости от сезона, а также рыночного спроса и предложения. Поэтому покупателям следует обращать внимание на закон изменения цен и уметь выбирать подходящее время для покупок.
3. Сдерживание поставщиков посредством конкурентных торгов. Для закупки сыпучих материалов эффективным методом является проведение конкурентных торгов, которые часто позволяют получить оптимальную цену за счет сравнения цен между поставщиками. Путем отбора и сравнения различных поставщиков сдерживание друг друга позволяет компании занять выгодную позицию на переговорах.
4. Закупка напрямую у производителя. Заказ напрямую у производителя позволяет сократить количество посредников и снизить затраты на закупку. В то же время, качество технического обслуживания и послепродажного сервиса производителя будет выше.
5. Выбирайте проверенных поставщиков и заключайте с ними долгосрочные контракты. Сотрудничество с честными и надежными поставщиками не только гарантирует качество поставок и своевременную доставку, но и позволяет получить льготные условия оплаты и цены.
6. Необходимо проводить всесторонние исследования и сбор информации о рынке закупок, развивать ресурсы поставщиков и расширять цепочку поставок компании по нескольким каналам. Для достижения определенного уровня управления закупками на предприятии следует уделять всестороннее внимание исследованию рынка закупок, сбору и систематизации информации. Только таким образом можно в полной мере понимать рыночные условия и ценовые тенденции, и занять выгодную позицию.
В-пятых, борьба с коррупцией в сфере закупок способствует снижению затрат компаний на закупки.
Некоторые руководители корпораций откровенно заявляли: «Предотвратить коррупцию в сфере закупок невозможно, и многие компании не могут обойти этот барьер». Такова реальность: сотрудники отдела закупок получают от поставщиков один юань, что, несомненно, обходится им в десять юаней в виде закупочных расходов. Для решения подобных проблем необходимо принять меры в следующих областях: формирование должностных обязанностей, отбор и обучение персонала, дисциплина в сфере закупок, создание системы оценки эффективности работы сотрудников и так далее.
Создание структуры закупочной службы требует организации различных должностей для обеспечения связи между закупками и процессом, чтобы решить проблему избежания чрезмерной концентрации закупочных сил, взаимного сдерживания, контроля и поддержки, а также не снизить энтузиазм сотрудников на каждой должности.
При отборе персонала критерии для каждой должности в отделе закупок должны включать следующие комплексные качества: определенный уровень профессиональных и коммуникативных навыков, знание законодательства, опрятность и т.д., а также следует избегать передачи закупочных операций родственникам руководителей отдела закупок.
Профессиональные навыки включают в себя не только определенное понимание характеристик ответственного сырья, но и четкое представление о процессе управления сырьем; чистота и качество особенно важны для сотрудников отдела закупок, которые часто имеют дело с деньгами, хотя на каждом этапе внутреннего управления принимаются различные меры, но для сотрудников, непосредственно работающих в отделе закупок, по-прежнему неизбежно приходится сталкиваться с различными соблазнами, заблаговременно создаваемыми поставщиками. Как предотвратить расстановку ловушек за соблазнами, требует от самих сотрудников отдела закупок честности и порядочности, а также осведомленности о законодательстве и т.д.
Необходимо установить полную дисциплину в работе отдела закупок, четко определить, что процедуры принятия решений и осуществления закупочной деятельности должны быть ясными, прозрачными, а также контролироваться и ограничиваться; строго следовать принципам работы «предварительное планирование, строгий контроль во время проведения мероприятия, тщательный анализ и подведение итогов» для обеспечения закупки и поставки высококачественных и недорогих материалов, отвечающих требованиям;
Внедрить «полный штатный, полный процессный, всесторонний» контроль за закупками и решительно положить конец частному мошенничеству, принятию товаров, скидкам и дисциплинарным, незаконным и преступным действиям, наносящим ущерб интересам компании в процессе закупок и поставок, а также подаркам и денежным подаркам поставщиков, от которых нельзя отказаться, и которые должны быть немедленно переданы компании для регистрации; обучить закупщиков любить свою работу, выполнять свои обязанности, быть лояльными к компании, ответственными за компанию, отстаивать интересы компании, хранить корпоративную тайну и защищать права интеллектуальной собственности.
Построение системы оценки эффективности работы и распределения заработной платы в сфере закупок. Крайне важно, чтобы каждая должность и отдел закупок оценивали эффективность работы каждого сотрудника, занимающего соответствующую должность. Необходимо внедрить и разработать методы научного управления, то есть стандарты оценки эффективности работы, которые позволят постоянно улучшать все звенья управления закупками, поощрять и стимулировать эффективную работу, а также объективно создавать рабочую среду, в которой высокая производительность способствует снижению затрат.
В качестве директора по закупкам необходимо не только выполнять пять вышеупомянутых аспектов управления закупками, но, что более важно, создавать положительный имидж отдельных лиц и подразделений в процессе закупок, проявлять лояльность к компании, относиться к людям искренне и быть строгим с подчиненными, что, безусловно, позволит оптимизировать затраты на закупки в условиях рыночной конкуренции.
Компания Shanghai Rainbow Package предлагает комплексные услуги по упаковке косметики. Если вам понравилась наша продукция, свяжитесь с нами.
Вебсайт:
www.rainbow-pkg.com
Email: Bobby@rainbow-pkg.com
WhatsApp: +008613818823743
Дата публикации: 30 ноября 2021 г.