구매는 기업 활동에서 가장 중요한 기능 중 하나이며, 구매 비용은 생산 및 판매 비용의 약 60%를 차지합니다. 현대식 교정 난로의 구매 비용이 기업 총비용에서 차지하는 비중이 점차 증가하는 추세 속에서, 기업은 더욱 치열해지는 시장 경쟁에 직면하고 있으며 제품 생산 주기 또한 점차 단축되고 있습니다.
시장 수요의 다양화와 제품 기술 수준의 지속적인 향상은 둔화되고 있습니다. 동시에 기업들은 기술 선도와 시장 독점에서 벗어나 비용 절감과 이익 증대를 위한 구매 전략으로 점차 전환하고 있으며, 이를 통해 새로운 경쟁 우위를 확보하고 있습니다.
구매 부서의 업무가 기업 발전에 핵심적인 기여를 하도록 만드는 방법은 무엇일까요? 공급망 운영에서 구매 부서의 성과를 극대화하는 방법은 무엇일까요? 이 모든 것은 기업의 실질적이고 효율적인 구매 활동에 달려 있습니다!
구매부서장으로서 필요한 원자재나 장비를 구매할 때의 원칙은 구매 비용을 절감하면서 동시에 신뢰할 수 있는 품질, 철저한 안전성, 적시 납품 및 현장 서비스를 보장하는 것입니다. 이는 회사가 부여한 임무를 완수하기 위한 구매부의 핵심 업무입니다.
기업 구매 비용 관리 프로세스는 비용 계획, 비용 통제, 비용 분석, 비용 회계 및 평가의 네 가지 관리 측면으로 구성됩니다. 계획 단계에서는 구매 부서 내 각 직책의 책임을 명확히 규정하고, 직책별 책임 체계의 목표 강조, 비용 절감률 평가 등을 통해 비용 통제, 비용 회계, 비용 분석 등 다른 관리 측면에서도 뚜렷한 성과를 거둘 수 있습니다.
훌륭한 구매 책임자는 구매 프로세스의 여러 측면을 고려해야 합니다. 가장 중요한 것은 시스템 구축 측면에서 구매 환경을 조성하고 기술적인 측면에서 구매 업무 실행 능력을 향상시키는 것입니다. 그리고 이 두 가지 핵심 측면을 지속적으로 개선해 나가야 합니다. 또한 구매 행태 측면에서도 구매 부서의 종합적인 업무 역량을 기술적으로 향상시켜 총 구매 비용을 최소화해야 합니다. 구매 책임자의 다각적인 구매 비용 관리는 주로 다음 다섯 가지 측면에서 시작하여 구매 비용을 절감합니다.
1. 전략적 구매 관리를 통해 구매 비용을 최소화합니다.
전략적 구매 관리는 기업의 내외부적 이점을 균형 있게 고려하고, 상호 이익을 추구하는 구매를 목표로 하며, 공급업체와의 장기적인 전략적 파트너십 구축에 중점을 두어야 합니다. 이는 새로운 경제 환경에 적응하는 구매 관리 패러다임입니다.
1. 구매는 단순히 원자재 조달 문제만이 아니라 품질 관리, 생산 관리, 제품 설계 문제까지 포괄합니다. 고객의 요구와 선호를 충족시키기 위해서는 공급망 각 단계의 주요 주체들이 참여하여 고객 요구를 제품 설계로 전환해야 합니다. 고객 선호도 실현은 전략 실행의 필수 조건입니다. 따라서 기존의 구매 개념을 변화시키는 것은 전략의 효과적인 실행에 도움이 될 것입니다.
2. 핵심 역량과 요소들의 조합에 기반한 아이디어는 공급업체와 고객 간의 최적화된 요소 조합을 요구합니다. 단순한 거래 관계가 아닌 장기적인 전략적 제휴 관계를 구축해야 합니다. 이러한 관계를 구축하기 위해서는 공급측과 수요측 간의 전략적 매칭이 필수적입니다. 공급업체 평가 및 관리는 더 이상 거래 성사를 최우선으로 고려하는 것이 아니라, 전략적 적합성을 우선적으로 고려해야 합니다. 기업가 정신, 기업 문화, 기업 전략 및 역량 요소에 대한 비중을 높여야 합니다.
3. 구매는 단일 매장에서의 거래가 아니므로 공급 시장 분석을 수행해야 합니다. 이러한 분석에는 제품 가격, 품질 등뿐만 아니라 제품 산업 분석, 나아가 거시 경제 상황 예측까지 포함되어야 합니다. 또한, 공급업체의 전략에 대한 판단도 중요합니다. 공급업체의 전략적 관리 능력은 궁극적으로 구매 관계의 신뢰성에 영향을 미치기 때문입니다. 이러한 모든 사항은 전략적 분석의 범주에 속하며, 기존의 구매 분석 틀(가격, 품질 등)을 넘어서는 것입니다.
2. 표준화를 통해 조달 비용을 절감합니다.
표준화는 현대 기업 경영의 기본 요건입니다. 이는 기업의 정상적인 운영을 위한 기본적인 보장이며, 기업의 생산 및 운영 활동과 다양한 관리 업무의 합리화, 표준화 및 효율성을 촉진합니다. 또한 성공적인 원가 관리를 위한 필수 전제 조건입니다. 원가 관리 과정에서 다음 네 가지 표준화 과제는 매우 중요합니다.
1. 조달 측정 표준화. 조달 활동의 양적 및 질적 값을 과학적인 방법과 수단을 이용하여 측정하고, 특히 조달 비용 관리에 필요한 정확한 데이터를 제공하는 것을 의미합니다. 통일된 측정 기준이 없고, 기초 데이터가 부정확하며, 데이터가 표준화되지 않으면 정확한 조달 비용 정보를 얻는 것은 물론 관리조차 불가능합니다.
2. 구매 가격 표준화. 구매 비용 관리 과정에서 두 가지 비교 기준 가격을 설정해야 합니다. 하나는 표준 구매 가격으로, 원자재 시장의 시장 가격 또는 과거 가격을 반영한 가격입니다. 이는 각 회계 단위와 기업 간의 시장을 시뮬레이션하여 산출합니다. 다른 하나는 내부 구매 예산 가격으로, 기업 설계 과정에서 기업의 수익성 요구 사항과 판매 가격을 조합하여 산출한 원자재의 적정 가격입니다. 구매 기준 가격과 구매 예산 가격은 구매 비용 관리 운영의 기본 요건입니다.
3. 구매 자재의 품질을 표준화하십시오. 품질은 제품의 핵심입니다. 품질이 없다면 아무리 비용이 저렴하더라도 낭비일 뿐입니다. 구매 비용 관리는 품질 기준을 충족하는 비용 관리입니다. 구매 원자재의 품질 표준 문서가 없으면 조달 활동의 요구 사항을 효율적으로 충족할 수 없을 뿐더러, 조달 비용을 높이거나 낮추는 것조차 불가능합니다.
4. 구매원가 데이터 표준화. 구매원가 데이터 수집 프로세스를 개발하고, 원가 데이터 제출자와 계정 담당자의 책임을 명확히 하여 원가 데이터가 적시에 제출되고 계정에 입력되며, 데이터 전송이 용이하고 정보 공유가 실현되도록 보장합니다. 구매원가 회계 방법을 표준화하고 구매원가 계산 방법을 명확히 합니다. 통일된 원가 계산표 형식을 마련하여 구매원가 회계 결과의 정확성을 확보합니다.
셋째, 조달 시스템 차원에서 조달 비용을 절감합니다.
1. 구매 자재의 분류 및 등급 지정, 데이터베이스 구축, 적격 공급업체 평가 기준 설정, 공급업체 등급 구분 및 데이터베이스 구축, 각 자재별 최소 구매량, 구매 주기, 표준 포장 수량 확정, 구매 자재별 샘플 및 기술 데이터 확보 등 구매 관리의 기본 사항을 개선합니다.
2. 대량 구매를 위한 입찰 시스템을 구축해야 합니다. 회사는 명확한 절차를 수립하고 입찰 과정을 표준화하여 입찰 및 구매 비용을 절감하고, 특히 상황에 따른 비용 증가를 방지해야 합니다.
3. 분산 구매에 대해서는 구매 정보 등록 및 참조 시스템을 구축하여 운영합니다. 구매 제품명, 수량, 상표, 가격, 제조업체명, 구매 장소, 연락처 등 관련 정보를 회사 검사 부서에 등록하여 참조할 수 있도록 합니다. 회사는 언제든지 제3자를 파견하여 불시 점검을 실시할 수 있습니다.
4. 조달 프로세스는 분산된 방식으로 운영되며 각 부서가 상호 보완적인 관계를 유지합니다. 조달 부서는 1차 공급업체 선정 책임을 맡고, 품질 및 기술 부서는 공급업체의 공급 능력을 평가하고 자격을 판정합니다. 재무 부서는 가격 감독 및 관리를 담당하며, 대금 지급은 회사 최고 경영진의 승인을 통해 이루어집니다.
5. 조달 담당자의 통합을 통해 조달 채널의 통합을 실현하고, 각 조달 담당자가 담당하는 조달 자재를 명확히 하며, 계획된 공급업체 변수가 아닌 한 동일 유형의 자재는 동일 담당자가 동일 채널을 통해 구매해야 합니다.
6. 구매 계약을 표준화하십시오. 구매 계약서에는 공급업체가 제품 판매를 위한 불공정 경쟁의 형태로 회사 직원에게 뇌물을 제공해서는 안 되며, 이를 어길 경우 대금에서 비례적으로 차감한다는 내용을 명확히 규정해야 합니다. 또한 구매 할인에 대한 합의 사항도 계약서에 명시해야 합니다.
7. 구매 조회 시스템 구축: 구매 조회 시스템을 구축하여 원자재 조달 계획에 필요한 공급 업무를 최저 비용으로 수행할 수 있는 적격 공급업체를 명확히 하고, 공급업체 범위를 확정합니다. 이 과정을 '공급업체 자격 확인'이라고도 합니다. 효율적인 구매 조회 관리를 위해서는 컴퓨터 관리 시스템을 최대한 활용하고 네트워크를 통해 필요한 정보를 신속하게 검색하고 얻어야 합니다. 이를 통해 구매 조회 관리의 효율성을 높이고 조회 결과를 신속하게 확보할 수 있습니다.
8. 공급업체와 안정적인 협력 관계를 구축해야 합니다. 안정적인 공급업체는 강력한 공급 능력, 투명한 가격 책정, 장기적인 협력 관계를 갖추고 있으며, 회사에 대한 공급 우선권을 확보하고, 공급의 품질, 수량, 납기, 가격 등을 보장할 수 있습니다. 구매 관리 부서는 전체 공급망의 경쟁력 강화에 중점을 두고, 가능한 한 우수한 공급업체와 장기적이고 안정적인 협력 관계를 구축해야 합니다. 또한, 공급 제품 및 기술 개선을 장려하고, 공급업체의 발전을 지원하며, 필요에 따라 전략적 제휴 계약 등을 체결해야 합니다.
4. 조달 단계에서의 조달 비용 절감 방법 및 수단
1. 지불 조건 선택을 통해 조달 비용을 절감하십시오. 회사가 충분한 자금을 보유하고 있거나 은행 금리가 낮은 경우, 현금 즉시 지급 방식을 이용할 수 있으며, 이는 종종 더 큰 가격 할인을 가져올 수 있지만, 회사 전체의 운전자본 운영에 일정 부분 영향을 미칠 수 있습니다.
2. 가격 변동 시점을 파악하라. 가격은 계절과 시장의 수요 및 공급에 따라 변동하는 경우가 많다. 따라서 구매자는 가격 변동 법칙에 주의를 기울이고 구매 시점을 잘 파악해야 한다.
3. 경쟁 입찰을 통해 공급업체를 관리합니다. 대량 자재 구매 시 경쟁 입찰은 효과적인 방법이며, 이를 통해 공급업체 간 가격 비교를 통해 최저가를 확보할 수 있습니다. 다양한 공급업체를 선정하고 비교함으로써 가격 경쟁을 유도하여 협상에서 유리한 위치를 확보할 수 있습니다.
4. 제조업체로부터 직접 구매. 제조업체에 직접 주문하면 중간 유통 단계를 줄여 구매 비용을 절감할 수 있습니다. 또한 제조업체의 기술 지원 및 사후 서비스가 더 우수할 것입니다.
5. 평판이 좋은 공급업체를 선택하고 장기 계약을 체결하십시오. 정직하고 신뢰할 수 있는 공급업체와 협력하면 공급 품질과 적시 납품을 보장받을 뿐만 아니라 우대 조건과 가격을 얻을 수 있습니다.
6. 조달 시장에 대한 철저한 조사와 정보 수집을 실시하고, 공급업체 자원을 개발하며, 다양한 채널을 통해 회사의 공급망을 확장해야 합니다. 기업이 일정 수준의 조달 관리를 달성하려면 조달 시장 조사와 정보 수집 및 정리에 충분한 주의를 기울여야 합니다. 그래야만 시장 상황과 가격 추세를 완벽하게 파악하고 유리한 위치를 확보할 수 있습니다.
다섯째, 조달 과정의 부패를 억제하는 것은 기업의 조달 비용 절감에 영향을 미칩니다.
일부 기업 관리자들은 솔직하게 “구매 비리는 막을 수 없고, 많은 기업들이 이 장벽을 극복하지 못하고 있다”고 말했다. 이는 구매 담당자가 공급업체로부터 1위안을 받으면 구매 비용에서 10위안의 손해가 발생하는 현실을 보여주는 것이다. 이러한 문제에 대한 해결책을 찾기 위해서는 직무 책임 체계 구축, 인력 선발 및 교육, 구매 규율 강화, 직원 성과 평가 시스템 구축 등 여러 측면에서 대책을 마련해야 한다.
구매 부서 구축에는 구매력의 과도한 집중을 방지하고, 상호 견제, 감독 및 지원을 강화하는 동시에 각 부서 직원들의 업무 의욕에 영향을 미치지 않도록 조달 과정 전반에 걸쳐 별도의 부서를 설치하는 것이 필요합니다.
인력 선발 시, 구매 관리 인력의 각 직위에 대한 선발 기준은 일정 수준의 전문성과 소통 능력, 법률 지식, 청결도 등을 종합적으로 갖추어야 하며, 구매 부서 관리자의 가족이 구매 업무를 맡는 것을 지양해야 합니다.
전문적인 역량은 해당 원자재의 특성에 대한 일정 수준의 이해뿐만 아니라 원자재 관리 프로세스에 대한 명확한 이해를 포함합니다. 특히 구매 담당자는 금전적 거래를 자주 다루기 때문에 청정 품질이 매우 중요합니다. 내부 관리 차원에서 각 단계별로 다양한 조치가 마련되어 있다 하더라도, 일선 구매 담당자는 공급업체가 제공하는 여러 가지 유혹에 직면할 수밖에 없습니다. 이러한 유혹의 덫에 걸리지 않으려면 구매 담당자 스스로 청렴성과 정직성, 법률 지식 등을 갖추어야 합니다.
구매 부서의 업무 규율을 완벽하게 확립하고, 구매 활동의 의사 결정 및 실행 절차가 명확하고 투명하며, 상호 감독 및 견제 체계를 갖추도록 하며, "사전 계획, 실행 중 엄격한 통제, 사후 면밀한 분석 및 요약"이라는 업무 원칙을 철저히 준수하여 고품질의 저렴한 자재와 요구 사항을 충족하는 자재를 구매 및 공급하도록 합니다.
"전 직원, 전 프로세스, 전방위적" 구매 관리 감독을 시행하고, 구매 및 공급 과정에서 회사 이익을 해치는 사적 부정행위, 수수, 리베이트, 징계, 불법 및 범죄 행위를 단호히 근절하며, 거부할 수 없는 공급업체의 선물 및 금전적 지원은 즉시 회사에 신고하여 기록 보관하도록 한다. 구매 담당자들이 자신의 직무를 사랑하고, 책임을 다하며, 회사에 충성하고, 회사에 책임을 지고, 회사의 이익을 지키고, 회사 기밀을 유지하고, 지적 재산권을 보호하도록 교육한다.
구매 성과 평가 및 보상 체계 구축은 매우 중요합니다. 각 직책 및 구매 부서에서 구매 담당자의 성과를 평가하는 것은 필수적이며, 과학적인 관리 방법, 즉 성과 평가 기준을 도입하고 수립하여 조달 관리의 모든 단계에서 지속적인 개선을 도모하고, 효과적인 업무 수행을 장려하고, 성과 중심의 비용 절감 환경을 객관적으로 조성하는 것이 중요합니다.
구매부장으로서 위에서 언급한 구매 관리 업무의 다섯 가지 측면을 수행하는 것뿐만 아니라, 더욱 중요한 것은 구매 과정에서 개인과 부서의 좋은 이미지를 구축하고, 회사에 충성하며, 사람들을 성실하게 대하고, 부하 직원들을 엄격하게 관리하는 것입니다. 이러한 노력을 통해 구매 비용을 최적화하고 기업의 시장 경쟁력을 유지할 수 있을 것입니다.
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게시 시간: 2021년 11월 30일