¿Cómo reducir los costos de compra?

Las compras constituyen una de las funciones más importantes en las actividades empresariales, y su gasto representa aproximadamente el 60% de la producción y las ventas. Ante la tendencia de que el costo de adquisición de estufas de corrección modernas aumente gradualmente como proporción del costo total de la empresa, esta se enfrenta a una competencia de mercado cada vez más feroz y el ciclo de producción del producto se acorta progresivamente.

La diversificación de la demanda del mercado y la mejora continua de los niveles tecnológicos de los productos se ven afectadas. Al mismo tiempo, las empresas están abandonando gradualmente el liderazgo tecnológico y el monopolio del mercado para centrarse en las compras con el fin de reducir costes y aumentar beneficios, lo que les permite obtener nuevas ventajas competitivas.

¿Cómo lograr que el departamento de compras contribuya de manera decisiva al desarrollo de la empresa? ¿Cómo aumentar su rendimiento en las operaciones de la cadena de suministro? ¡Todo depende de la eficacia y la efectividad de las actividades de aprovisionamiento de la compañía!

Como director de compras, el principio fundamental para adquirir las materias primas o equipos necesarios es garantizar una calidad confiable, una alta seguridad, entregas puntuales y un servicio adecuado, a la vez que se reducen los costos de compra. Estas son las tareas esenciales del departamento de compras para cumplir con la misión encomendada por la empresa.

El proceso de gestión de costos de adquisiciones corporativas incluye cuatro aspectos de gestión: planificación de costos, control de costos, análisis de costos y contabilidad y evaluación de costos. La etapa de planificación puede orientarse a determinar las responsabilidades de cada puesto en las adquisiciones, y luego, al enfatizar el objetivo del sistema de responsabilidades del puesto, la evaluación de la tasa de reducción de costos y otros medios, se obtendrán resultados evidentes en otros aspectos de la gestión, como el control de costos, la contabilidad de costos y el análisis de costos.

Un excelente director de compras debe comenzar desde muchos aspectos en el proceso de compras. El aspecto principal es crear un entorno para las compras en términos de construcción de sistemas y mejorar la capacidad de ejecución del negocio de compras desde el nivel técnico, y continuar mejorando desde estos dos aspectos clave, y construcción de sistemas En cuanto al comportamiento de compras, mejorar técnicamente las capacidades comerciales integrales del departamento de compras para lograr el menor costo total de compras. El control multifacético del costo de compras del director de compras comienza principalmente desde los siguientes cinco aspectos para reducir el costo de compras.

1. Minimizar los costos de adquisición mediante una gestión estratégica de las compras.
La gestión estratégica de compras debe equilibrar plenamente las ventajas internas y externas de la empresa, tener como objetivo la obtención de beneficios mutuos y centrarse en el desarrollo de alianzas estratégicas a largo plazo con los proveedores. Se trata de un paradigma de gestión de compras que se adapta a la evolución de la nueva situación económica.

1. La compra no se limita a la adquisición de materias primas, sino que también abarca la gestión de la calidad, la gestión de la producción y el diseño del producto. La satisfacción de las necesidades y preferencias del cliente debe lograrse mediante la participación de todos los actores clave de la cadena de suministro para convertir dichas necesidades en diseño de producto. La satisfacción de las preferencias del cliente es un requisito indispensable para la implementación de la estrategia. Por lo tanto, modificar el concepto tradicional de compras contribuye a la implementación efectiva de la estrategia.

2. La idea basada en la combinación de capacidades y elementos clave requiere una combinación optimizada de elementos entre proveedores y clientes. Es necesario establecer una alianza estratégica a largo plazo en lugar de una relación transaccional. Para ello, se requiere una correspondencia estratégica entre la oferta y la demanda. La evaluación y gestión de proveedores ya no debe priorizarse la transacción, sino que debe considerarse primero si existe una correspondencia estratégica. Se debe dar mayor importancia a los aspectos de emprendimiento, cultura corporativa, estrategia empresarial y factores de capacidad.

3. Las compras no son una tarea aislada; es necesario realizar un análisis del mercado de proveedores. Este análisis debe incluir no solo precios, calidad, etc., sino también un análisis del sector y, incluso, la predicción de la situación macroeconómica. Además, debemos evaluar la estrategia del proveedor, ya que su capacidad de gestión estratégica influye directamente en la fiabilidad de la relación comercial. Todos estos aspectos se enmarcan dentro del análisis estratégico, que va más allá del marco tradicional de análisis de compras (precio, calidad, etc.).

2. Reducir los costos de adquisición mediante cierta estandarización.
La estandarización es un requisito fundamental de la gestión empresarial moderna. Es la garantía básica para el funcionamiento normal de la empresa. Promueve la racionalización, la estandarización y la eficiencia de las actividades de producción y operación, así como de las diversas tareas de gestión. Es un requisito previo fundamental para un control de costos eficaz. En el proceso de control de costos, las siguientes cuatro tareas de estandarización son de suma importancia.

1. Estandarización de la medición en las adquisiciones. Se refiere al uso de métodos y medios científicos para medir los valores cuantitativos y cualitativos en las actividades de adquisición, y proporcionar datos precisos para dichas actividades, especialmente para el control de costos. Si no existe un estándar de medición unificado, los datos básicos son inexactos y no están estandarizados, lo que imposibilita obtener información precisa sobre los costos de adquisición, y mucho menos controlarlos.

2. El precio de compra está estandarizado. En el proceso de control de costos de compra, se deben establecer dos precios estándar de comparación. Uno es el precio de compra estándar, es decir, el precio de mercado o el precio histórico de la materia prima, que se obtiene mediante la simulación del mercado entre cada unidad contable y la empresa; el segundo es el precio del presupuesto interno de compras, que se calcula en el proceso de diseño de la empresa a partir de la combinación de los requisitos de rentabilidad de la empresa y los precios de venta. Los estándares de compra y los precios del presupuesto de compras son requisitos básicos para las operaciones de control de costos de compra.

3. Estandarizar la calidad de los materiales adquiridos. La calidad es la esencia de un producto. Sin calidad, por muy bajo que sea el precio, se trata de un desperdicio. El control de costos de compra se basa en la calidad. Sin la documentación que acredite la calidad de las materias primas adquiridas, es imposible cumplir eficazmente con los requisitos de las actividades de adquisición, y mucho menos gestionar los altos o bajos costos de compra.

4. Estandarización de los datos de costos de adquisición. Desarrollar el proceso de recopilación de datos de costos de adquisición, aclarar las responsabilidades del remitente de los datos de costos y del titular de la cuenta, asegurar que los datos de costos se envíen a tiempo, se ingresen en la cuenta a tiempo, los datos sean fáciles de transmitir y se logre el intercambio de información; estandarizar el método de contabilidad de costos de adquisición y aclarar el método de cálculo del costo de adquisición: Formar un formato de cuadro de cálculo de costos unificado para asegurar que los resultados de la contabilidad de costos de compra sean precisos.

En tercer lugar, reducir los costos de adquisición a nivel del sistema de adquisiciones.
1. Mejorar la gestión básica de las compras, incluyendo la clasificación y categorización de los materiales comprados y el establecimiento de una base de datos; la determinación de los estándares de evaluación de proveedores calificados, la división de los niveles de proveedores y el establecimiento de una base de datos; la confirmación del tamaño mínimo del lote, el ciclo de compras y la cantidad de embalaje estándar de los diversos materiales; muestras y datos técnicos de los diversos materiales comprados.

2. Se debe establecer un sistema de licitación para compras al por mayor. La empresa debe definir claramente un proceso y estandarizarlo para reducir los costos de licitación y adquisición, evitando así la improvisación. Si se realiza la licitación, el costo aumentará.

3. El sistema de registro y referencia de información de compras se implementa para compras puntuales. La información sobre nombres de productos, cantidades, marcas comerciales, precios, nombres de fabricantes, lugares de compra, números de teléfono de contacto y demás datos deben registrarse en el departamento de inspección de la empresa para su consulta. La empresa puede enviar a un tercero en cualquier momento para realizar inspecciones aleatorias.

4. El proceso de adquisiciones se lleva a cabo de forma descentralizada y con restricciones mutuas. El departamento de adquisiciones se encarga de la selección inicial de proveedores, mientras que los departamentos de calidad y tecnología evalúan la capacidad de suministro y determinan las cualificaciones. El departamento financiero supervisa y controla los precios, y el pago se realiza previa aprobación de la alta dirección de la empresa.

5. Lograr la integración de los canales de adquisición a través de la integración del personal de adquisiciones, aclarar los materiales de adquisición de los que es responsable cada miembro del personal de adquisiciones, y el mismo tipo de materiales debe ser comprado por la misma persona y a través del mismo canal, a menos que sea una variable de proveedor planificada.

6. Estandarizar el contrato de compraventa. El contrato estipula claramente que el proveedor no debe sobornar al personal de la empresa mediante prácticas desleales para la venta de sus productos; de lo contrario, se le descontará el pago proporcionalmente. El contrato también debe especificar el acuerdo sobre el descuento por pronto pago.

7. Sistema de consulta de compras: establecer un sistema de consulta de compras, determinar quién está calificado y quién puede completar las tareas de suministro en el plan de adquisición de materia prima al menor costo posible de los proveedores, y definir el alcance de los proveedores. El término técnico para este proceso también es confirmación de calificación de proveedores. Para una buena gestión de las consultas de compras, es necesario aprovechar al máximo el sistema de gestión informática y la red para buscar y obtener rápidamente la información requerida, a fin de garantizar una alta eficiencia en la gestión de las consultas de compras y la obtención de resultados.

8. Establecer una relación de cooperación estable con los proveedores. Los proveedores estables tienen sólidas capacidades de suministro, transparencia de precios, cooperación a largo plazo, tienen ciertos acuerdos de prioridad para el suministro de la empresa y pueden garantizar la calidad, cantidad y entrega de sus suministros. Plazo, precio, etc. La gestión de compras debe dar gran importancia a mejorar la ventaja competitiva de toda la cadena de suministro, establecer relaciones de cooperación estables y a largo plazo con los mejores proveedores en la medida de lo posible, fomentar la mejora de los productos y la tecnología suministrados, apoyar el desarrollo de los proveedores y firmar alianzas estratégicas con ellos cuando sea necesario. Acuerdo de cooperación, etc.

4. Métodos y medios para reducir los costos de adquisición a nivel de compras.
1. Reduzca los costos de adquisición mediante la elección de las condiciones de pago. Si la empresa cuenta con fondos suficientes o si la tasa de interés bancaria es baja, puede utilizar el método de pago al contado, que a menudo permite obtener un mayor descuento, pero tendrá un impacto en el funcionamiento del capital de trabajo de toda la empresa.

2. Comprenda el momento oportuno para las fluctuaciones de precios. Los precios suelen variar según la temporada y la oferta y la demanda del mercado. Por lo tanto, los compradores deben prestar atención a la ley de precios y comprender el momento adecuado para realizar sus compras.

3. Controlar a los proveedores mediante licitaciones competitivas. Para la compra de materiales a granel, un método eficaz es la licitación competitiva, que suele resultar en un precio final mediante la comparación de precios entre proveedores. Al seleccionar y comparar diferentes proveedores, se limitan mutuamente, lo que permite a la empresa obtener una posición ventajosa en la negociación.

4. Compra directa al fabricante. Realizar el pedido directamente al fabricante reduce los intermediarios y disminuye los costos de adquisición. Además, se obtiene un mejor servicio técnico y posventa.

5. Elija proveedores de buena reputación y firme contratos a largo plazo con ellos. Colaborar con proveedores honestos y confiables no solo garantiza la calidad del suministro y la entrega puntual, sino que también permite obtener precios y condiciones de pago preferenciales.

6. Realizar exhaustivas encuestas y recopilar información del mercado de aprovisionamiento, desarrollar recursos de proveedores y expandir la cadena de suministro de la empresa a través de múltiples canales. Para lograr un nivel adecuado de gestión de aprovisionamiento, es fundamental prestar especial atención a la investigación del mercado y a la recopilación y clasificación de la información. Solo así podremos comprender plenamente las condiciones del mercado y las tendencias de precios, y posicionarnos favorablemente.
En quinto lugar, frenar la corrupción en las adquisiciones afecta a la reducción de los costes de adquisición de las empresas.
Algunos directivos afirmaron con franqueza: «Es imposible prevenir la corrupción en las compras, y muchas empresas no logran superar este obstáculo». Esta es la realidad: el personal de compras recibe un yuan de los proveedores, lo que sin duda supone un coste adicional de diez yuanes en gastos de adquisición. Para encontrar soluciones a este problema, es necesario implementar medidas en los siguientes aspectos: definición de responsabilidades laborales, selección y formación de personal, disciplina en las compras, diseño de sistemas de evaluación del desempeño de los empleados, entre otros.

La gestión de las compras en la construcción requiere la creación de diferentes puestos para el enlace de adquisiciones, con el fin de resolver el problema de no concentrar excesivamente el poder adquisitivo, la moderación mutua, la supervisión y el apoyo, y al mismo tiempo no afectar el entusiasmo del personal en cada puesto.

En la selección de personal, los criterios de selección para cada puesto de personal de gestión de compras deben incluir las siguientes cualidades integrales: cierto grado de habilidades profesionales y de comunicación, conocimiento legal, pulcritud, etc., y tratar de evitar que los familiares de los gerentes del departamento de compras se hagan cargo de las operaciones de compras.

La capacidad profesional incluye no solo un cierto conocimiento de los atributos de las materias primas responsables, sino también una idea clara del proceso de gestión de materias primas; la calidad impecable es especialmente importante para el personal de compras que maneja dinero con frecuencia, aunque se hayan tomado diversas medidas de gestión interna en cada etapa, para el personal de compras de primera línea, es inevitable encontrar diversas tentaciones proactivas por parte de los proveedores. Cómo evitar caer en trampas tras la tentación requiere que el propio personal de compras tenga integridad y ética, así como conocimiento legal, entre otros.

Establecer una disciplina de trabajo completa del departamento de adquisiciones, aclarar que los procedimientos de toma de decisiones e implementación de las actividades de adquisición deben ser claros, transparentes, y supervisarse y restringirse mutuamente; seguir estrictamente los principios de trabajo de "planificación previa, control estricto durante el evento y análisis y resumen cuidadosos posteriormente" para garantizar la compra y el suministro de materiales de alta calidad y económicos que cumplan con los requisitos;

Implementar una supervisión de adquisiciones integral, que abarque a todo el personal y todo el proceso, y poner fin de manera resuelta al fraude privado, la aceptación, los reembolsos y las conductas disciplinarias, ilegales y delictivas que perjudican los intereses de la empresa en el proceso de adquisición y suministro, y los regalos y el dinero de los proveedores que no se pueden rechazar deben ser entregados inmediatamente a la empresa para su archivo; capacitar a los compradores para que amen sus trabajos, cumplan con sus deberes, sean leales a la empresa, sean responsables de la empresa, mantengan los intereses de la empresa, guarden los secretos de la empresa y protejan los derechos de propiedad intelectual.

Construcción del sistema de evaluación del desempeño y distribución salarial en compras. Es fundamental que cada puesto y departamento de compras evalúe el desempeño de cada empleado. Es crucial implementar y formular métodos de gestión científica, como estándares de evaluación del desempeño, que promuevan la continuidad de todos los eslabones de la gestión de compras. Esto permite mejorar, reconocer y alentar el trabajo efectivo, y lograr objetivamente un entorno laboral donde el desempeño impulse la reducción de costos.

Como director de compras, no solo debe trabajar en los cinco aspectos de la gestión de compras mencionados anteriormente, sino que, lo que es más importante, debe establecer una buena imagen de las personas y los departamentos en el proceso de compra, ser leal a la empresa, tratar a las personas con sinceridad y ser estricto con los subordinados, lo que seguramente mantendrá la optimización de los costos de compra adecuada para la competencia de mercado de las empresas.

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