ক্রয় খরচ কীভাবে কমানো যায়?

প্রাতিষ্ঠানিক কার্যক্রমের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ একটি কাজ হলো ক্রয়, এবং এর ব্যয় উৎপাদন ও বিক্রয়ের প্রায় ৬০ শতাংশ। প্রতিষ্ঠানের মোট ব্যয়ের অনুপাতে আধুনিক কারেকশন স্টোভের ক্রয়মূল্য ক্রমান্বয়ে বৃদ্ধি পাওয়ার প্রবণতার কারণে, প্রতিষ্ঠানগুলো ক্রমবর্ধমান তীব্র বাজার প্রতিযোগিতার সম্মুখীন হচ্ছে এবং পণ্যের উৎপাদন চক্রও ক্রমশ সংক্ষিপ্ত হচ্ছে।

বাজার চাহিদার বৈচিত্র্যকরণ এবং পণ্যের প্রযুক্তিগত স্তরের ক্রমাগত উন্নতি ব্যাহত হচ্ছে। একই সময়ে, কোম্পানিগুলো ক্রমান্বয়ে প্রযুক্তিগত নেতৃত্ব ও বাজারের একচেটিয়া আধিপত্য থেকে সরে এসে খরচ কমানো ও মুনাফা বাড়ানোর জন্য ক্রয়ের দিকে ঝুঁকছে, যা তাদের নতুন সুবিধা অর্জনে সহায়তা করছে।

কীভাবে ক্রয় বিভাগের কাজকে প্রতিষ্ঠানের উন্নয়নে একটি গুরুত্বপূর্ণ অবদান রাখতে সক্ষম করা যায়? কীভাবে সরবরাহ শৃঙ্খল কার্যক্রমে এটিকে আরও উন্নত কর্মক্ষমতা প্রদর্শন করানো যায়? এই সবকিছুই নির্ভর করে কোম্পানির প্রকৃত ও কার্যকর ক্রয় কার্যক্রমের উপর!

ক্রয় পরিচালক হিসেবে, প্রয়োজনীয় কাঁচামাল বা সরঞ্জাম ক্রয়ের মূলনীতি হলো ক্রয় ব্যয় হ্রাস করার পাশাপাশি নির্ভরযোগ্য গুণমান, শক্তিশালী নিরাপত্তা, সময়মতো সরবরাহ এবং যথাযথ পরিষেবা নিশ্চিত করা। কোম্পানির দেওয়া দায়িত্ব পালনের জন্য এগুলোই ক্রয় বিভাগের প্রধান কাজ।

প্রাতিষ্ঠানিক ক্রয় ব্যয় ব্যবস্থাপনার প্রক্রিয়ার মধ্যে ব্যবস্থাপনার চারটি দিক অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, যথা ব্যয় পরিকল্পনা, ব্যয় নিয়ন্ত্রণ, ব্যয় বিশ্লেষণ এবং ব্যয় হিসাবরক্ষণ ও মূল্যায়ন; পরিকল্পনা পর্যায়ে ক্রয় প্রক্রিয়ার প্রতিটি পদের দায়িত্ব নির্ধারণকে লক্ষ্য হিসেবে স্থির করা যেতে পারে, এবং তারপর পদের দায়িত্ব ব্যবস্থার লক্ষ্যের উপর জোর দেওয়া, ব্যয় হ্রাসের হারের মূল্যায়ন এবং অন্যান্য উপায়ের মাধ্যমে ব্যয় নিয়ন্ত্রণ, ব্যয় হিসাবরক্ষণ ও ব্যয় বিশ্লেষণের মতো ব্যবস্থাপনার অন্যান্য দিকগুলো ভালোভাবে সম্পন্ন করলে সুস্পষ্ট ফলাফল পাওয়া যাবে।

একজন উৎকৃষ্ট ক্রয় পরিচালককে ক্রয় প্রক্রিয়ার বিভিন্ন দিক থেকে কাজ শুরু করতে হয়। এর প্রধান দিকটি হলো সিস্টেম গঠনের মাধ্যমে ক্রয়ের জন্য একটি উপযুক্ত পরিবেশ তৈরি করা এবং কারিগরি স্তর থেকে ক্রয় কার্যক্রমের কার্যক্ষমতা উন্নত করা। এই দুটি মূল দিক এবং সিস্টেম গঠনের পাশাপাশি ক্রয় আচরণ উন্নত করার মাধ্যমে ক্রয় বিভাগের সার্বিক ব্যবসায়িক সক্ষমতা কারিগরিভাবে উন্নত করে সর্বনিম্ন মোট ক্রয় ব্যয় অর্জন করা হয়। ক্রয় ব্যয় কমানোর লক্ষ্যে ক্রয় পরিচালকের বহুমুখী ক্রয় ব্যয় নিয়ন্ত্রণ মূলত নিম্নলিখিত পাঁচটি দিক থেকে শুরু হয়।

১. কৌশলগত সংগ্রহ ব্যবস্থাপনার মাধ্যমে সংগ্রহ ব্যয় হ্রাস করুন
কৌশলগত সংগ্রহ ব্যবস্থাপনার উচিত প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ ও বাহ্যিক সুবিধার মধ্যে পূর্ণ ভারসাম্য রক্ষা করা, উভয় পক্ষের জন্য লাভজনক সংগ্রহকে উদ্দেশ্য হিসেবে গ্রহণ করা এবং সরবরাহকারীদের সাথে দীর্ঘমেয়াদী কৌশলগত অংশীদারিত্বের উন্নয়নে মনোনিবেশ করা। এটি এমন একটি সংগ্রহ ব্যবস্থাপনা প্রতিমান যা নতুন অর্থনৈতিক পরিস্থিতির বিকাশের সাথে খাপ খাইয়ে নেয়।

ক্রয় শুধুমাত্র কাঁচামাল সংগ্রহের সমস্যা নয়, বরং এর মধ্যে গুণমান ব্যবস্থাপনা, উৎপাদন ব্যবস্থাপনা এবং পণ্যের নকশার মতো বিষয়গুলোও অন্তর্ভুক্ত। গ্রাহকের চাহিদাকে পণ্যের নকশায় রূপান্তর করার জন্য সরবরাহ শৃঙ্খলের প্রতিটি ধাপের মূল অংশের অংশগ্রহণের মাধ্যমে গ্রাহকের প্রয়োজন ও পছন্দের সন্তুষ্টি অর্জন করতে হবে। গ্রাহকের পছন্দের বাস্তবায়ন হলো কৌশল বাস্তবায়নের একটি পূর্বশর্ত। সুতরাং, প্রচলিত ক্রয় ধারণার পরিবর্তন কৌশলটির কার্যকর বাস্তবায়নের জন্য সহায়ক।

২. মূল সক্ষমতা ও উপাদানের সমন্বয়ের উপর ভিত্তি করে গড়ে ওঠা ধারণাটির জন্য সরবরাহকারী ও গ্রাহকদের মধ্যে উপাদানগুলোর একটি সর্বোত্তম সমন্বয় প্রয়োজন। লেনদেনমূলক সম্পর্কের পরিবর্তে একটি দীর্ঘমেয়াদী কৌশলগত জোট অংশীদারিত্ব স্থাপন করুন। এই ধরনের সম্পর্ক স্থাপনের জন্য সরবরাহ ও চাহিদা পক্ষের মধ্যে কৌশলগত সামঞ্জস্য প্রয়োজন। সরবরাহকারী মূল্যায়ন ও ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে লেনদেনকে আর প্রথম অগ্রাধিকার হিসেবে বিবেচনা করা উচিত নয়, বরং কৌশলের সাথে সামঞ্জস্য আছে কি না, তা প্রথমে বিবেচনা করা উচিত। উদ্যোক্তা মনোভাব, প্রাতিষ্ঠানিক সংস্কৃতি, প্রাতিষ্ঠানিক কৌশল এবং সক্ষমতার মতো বিষয়গুলোকে গুরুত্ব দিন।

৩. ক্রয় কোনো একক বিষয় নয়, এবং সরবরাহ বাজার বিশ্লেষণ করা উচিত। এই বিশ্লেষণে শুধু পণ্যের মূল্য, গুণমান ইত্যাদিই নয়, বরং পণ্য শিল্পের বিশ্লেষণ এবং এমনকি সামষ্টিক অর্থনৈতিক পরিস্থিতির পূর্বাভাসও অন্তর্ভুক্ত থাকা উচিত। এছাড়াও, সরবরাহকারীর কৌশল সম্পর্কে আমাদের একটি মূল্যায়ন করা উচিত, কারণ সরবরাহকারীর কৌশলগত ব্যবস্থাপনার ক্ষমতা নিঃসন্দেহে ক্রয় সম্পর্কের নির্ভরযোগ্যতাকে চূড়ান্তভাবে প্রভাবিত করবে। এই সমস্ত বিষয় কৌশলগত বিশ্লেষণের আওতাভুক্ত। এটি প্রচলিত ক্রয় বিশ্লেষণের কাঠামোকে (মূল্য, গুণমান ইত্যাদি) অতিক্রম করে।

২. কিছু মানকরণের মাধ্যমে সংগ্রহ ব্যয় হ্রাস করুন
মানসম্মতকরণ আধুনিক প্রতিষ্ঠান ব্যবস্থাপনার একটি মৌলিক আবশ্যকতা। এটি প্রতিষ্ঠানের স্বাভাবিক কার্যক্রমের মূল নিশ্চয়তা। এটি প্রতিষ্ঠানের উৎপাদন ও পরিচালন কার্যক্রম এবং বিভিন্ন ব্যবস্থাপনাগত কাজের যৌক্তিকীকরণ, মানসম্মতকরণ ও দক্ষতা বৃদ্ধি করে। এটি সফল ব্যয় নিয়ন্ত্রণের মূল পূর্বশর্ত। ব্যয় নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ায়, নিম্নলিখিত চারটি মানসম্মতকরণ কাজ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

১. ক্রয় পরিমাপের মানকীকরণ। এর অর্থ হলো ক্রয় কার্যক্রমে পরিমাণগত ও গুণগত মান পরিমাপ করার জন্য বৈজ্ঞানিক পদ্ধতি ও উপায় ব্যবহার করা এবং ক্রয় কার্যক্রম, বিশেষ করে ক্রয় ব্যয় নিয়ন্ত্রণের জন্য সঠিক তথ্য সরবরাহ করা। যদি কোনো একীভূত পরিমাপের মান না থাকে, মৌলিক তথ্য নির্ভুল না হয় এবং তথ্য মানসম্মত না হয়, তবে সঠিক ক্রয় ব্যয়ের তথ্য পাওয়া অসম্ভব হয়ে পড়বে, তা নিয়ন্ত্রণ করা তো দূরের কথা।

২. ক্রয়মূল্যকে প্রমিত করা হয়। ক্রয় ব্যয় নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ায়, দুটি তুলনামূলক প্রমিত মূল্য স্থাপন করা উচিত। একটি হলো প্রমিত ক্রয়মূল্য, অর্থাৎ কাঁচামালের বাজারের বাজারমূল্য বা ঐতিহাসিক মূল্য, যা প্রতিটি অ্যাকাউন্টিং ইউনিট এবং প্রতিষ্ঠানের মধ্যে বাজার সিমুলেশনের মাধ্যমে নির্ধারণ করা হয়; দ্বিতীয়টি হলো অভ্যন্তরীণ ক্রয় বাজেট মূল্য, যা প্রতিষ্ঠানের নকশা প্রণয়ন প্রক্রিয়ায় প্রাতিষ্ঠানিক মুনাফার প্রয়োজনীয়তা এবং বিক্রয়মূল্যের সমন্বয়ের মাধ্যমে কাঁচামালের নির্ধারিত মূল্য গণনা করে নির্ধারণ করা হয়। ক্রয়ের প্রমিত মূল্য এবং ক্রয় বাজেট মূল্য হলো ক্রয় ব্যয় নিয়ন্ত্রণ কার্যক্রমের মৌলিক আবশ্যকতা।

৩. ক্রয়কৃত উপকরণের গুণমানকে মানসম্মত করুন। গুণমানই একটি পণ্যের প্রাণ। গুণমান ছাড়া, খরচ যতই কম হোক না কেন, তা অপচয়। ক্রয় ব্যয় নিয়ন্ত্রণ হলো যোগ্য গুণমানের অধীনে ব্যয় নিয়ন্ত্রণ। ক্রয়কৃত কাঁচামালের গুণমানের মানদণ্ড সংক্রান্ত নথি ছাড়া, ক্রয় কার্যক্রমের প্রয়োজনীয়তা দক্ষতার সাথে পূরণ করা অসম্ভব, উচ্চ বা নিম্ন ক্রয় ব্যয়ের কথা তো বাদই দিলাম।

৪. ক্রয় ব্যয় তথ্যের মানসম্মতকরণ। ক্রয় ব্যয় তথ্য সংগ্রহ প্রক্রিয়া উন্নত করা, ব্যয় তথ্য প্রেরক এবং হিসাবধারীর দায়িত্ব স্পষ্ট করা, ব্যয় তথ্য সময়মতো জমা দেওয়া ও হিসাবে সময়মতো অন্তর্ভুক্ত করা, তথ্যের সহজ হস্তান্তর এবং তথ্য আদান-প্রদান নিশ্চিত করা; ক্রয় ব্যয় হিসাবরক্ষণ পদ্ধতির মানসম্মতকরণ এবং ক্রয় ব্যয় গণনার পদ্ধতি স্পষ্ট করা: ক্রয় ব্যয় হিসাবরক্ষণের ফলাফল যাতে নির্ভুল হয় তা নিশ্চিত করার জন্য একটি সমন্বিত ব্যয় গণনা চার্ট ফরম্যাট তৈরি করা।

তৃতীয়ত, সংগ্রহ ব্যবস্থা পর্যায়ে সংগ্রহ ব্যয় হ্রাস করুন।
১. সংগ্রহের মৌলিক ব্যবস্থাপনার উন্নতি সাধন করা, যার মধ্যে অন্তর্ভুক্ত রয়েছে: ক্রয়কৃত উপকরণের শ্রেণিবিন্যাস ও গ্রেডিং এবং একটি ডেটাবেস প্রতিষ্ঠা; যোগ্য সরবরাহকারী মূল্যায়নের মানদণ্ড নির্ধারণ, সরবরাহকারীর স্তর বিভাজন এবং ডেটাবেস প্রতিষ্ঠা; বিভিন্ন উপকরণের ন্যূনতম ব্যাচ সাইজ, সংগ্রহ চক্র এবং আদর্শ প্যাকেজিং পরিমাণ নিশ্চিতকরণ; এবং বিভিন্ন ক্রয়কৃত উপকরণের নমুনা ও প্রযুক্তিগত ডেটা।

২. পাইকারি ক্রয়ের জন্য একটি দরপত্র ব্যবস্থা স্থাপন করা উচিত। কোম্পানি একটি সুস্পষ্ট প্রক্রিয়া প্রণয়ন করে এবং দরপত্র প্রক্রিয়াকে মানসম্মত করে, যাতে দরপত্র ও ক্রয়ের মাধ্যমে সংগ্রহের খরচ কমানো যায়, বিশেষ করে পরিস্থিতিগত কারণে দরপত্র জমা দেওয়ার ফলে খরচ বেড়ে যাওয়ার বিষয়টি এড়ানো যায়।

৩. বিক্ষিপ্ত ক্রয়ের জন্য ক্রয় তথ্য নিবন্ধন ও রেফারেন্স ব্যবস্থা চালু করা হয়েছে। ক্রয়কৃত পণ্যের নাম, পরিমাণ, ট্রেডমার্ক, মূল্য, প্রস্তুতকারকের নাম, ক্রয়ের স্থান, যোগাযোগের টেলিফোন নম্বর এবং অন্যান্য তথ্য রেফারেন্সের জন্য কোম্পানির পরিদর্শন বিভাগে অবশ্যই নিবন্ধন করতে হবে। কোম্পানি যেকোনো সময় তৃতীয় পক্ষ হিসেবে কাউকে পাঠিয়ে আকস্মিক পরিদর্শন পরিচালনা করতে পারে।

৪. ক্রয় প্রক্রিয়াটি বিকেন্দ্রীভূতভাবে পরিচালিত হয় এবং একে অপরের উপর পারস্পরিক নিয়ন্ত্রণ আরোপ করে। ক্রয় বিভাগ সরবরাহকারীদের প্রাথমিক নির্বাচনের জন্য দায়ী, গুণমান ও প্রযুক্তি বিভাগ সরবরাহকারীর সরবরাহ ক্ষমতা মূল্যায়ন করে এবং যোগ্যতা নির্ধারণ করে। আর্থিক বিভাগ মূল্যের তত্ত্বাবধান ও নিয়ন্ত্রণের জন্য দায়ী এবং কোম্পানির প্রধান নেতাদের অনুমোদনের মাধ্যমে অর্থ প্রদান করা হয়।

৫. ক্রয় কর্মীদের সমন্বয়ের মাধ্যমে ক্রয় চ্যানেলগুলোর একীকরণ বাস্তবায়ন করুন, প্রত্যেক ক্রয় কর্মীর দায়িত্বে থাকা ক্রয় সামগ্রীগুলো স্পষ্ট করুন, এবং একই ধরনের সামগ্রী অবশ্যই একই ব্যক্তি দ্বারা ও একই চ্যানেলের মাধ্যমে ক্রয় করতে হবে, যদি না তা কোনো পরিকল্পিত সরবরাহকারী পরিবর্তনশীল বিষয় হয়।

৬. ক্রয় চুক্তিকে মানসম্মত করুন। ক্রয় চুক্তিতে স্পষ্টভাবে উল্লেখ থাকবে যে, সরবরাহকারী তার পণ্য বিক্রয়ের জন্য অন্যায্য প্রতিযোগিতার নামে কোম্পানির কোনো কর্মীকে ঘুষ দেবে না, অন্যথায় প্রদেয় অর্থ থেকে আনুপাতিক হারে কর্তন করা হবে; চুক্তিতে ক্রয় ছাড় সংক্রান্ত চুক্তিও নির্দিষ্ট করে উল্লেখ থাকবে।

৭. ক্রয় অনুসন্ধান ব্যবস্থা: একটি ক্রয় অনুসন্ধান ব্যবস্থা স্থাপন করে সম্ভাব্য বিক্রেতাদের মধ্য থেকে কারা যোগ্য এবং কাঁচামাল সংগ্রহ পরিকল্পনার অধীনে সর্বনিম্ন খরচে সরবরাহের কাজগুলো সম্পন্ন করতে সক্ষম, তা স্পষ্ট করা এবং সরবরাহকারীদের পরিধি নির্ধারণ করা। এই প্রক্রিয়াটির প্রযুক্তিগত পরিভাষায় ‘সরবরাহকারী যোগ্যতা নিশ্চিতকরণ’ও বলা হয়। ক্রয় অনুসন্ধান ব্যবস্থাপনায় ভালোভাবে কাজ করার জন্য, এখন কম্পিউটার ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের পূর্ণ ব্যবহার এবং নেটওয়ার্কের সুবিধা নিয়ে দ্রুত প্রয়োজনীয় তথ্য অনুসন্ধান ও সংগ্রহ করা আবশ্যক, যাতে ক্রয় অনুসন্ধান ব্যবস্থাপনা এবং অনুসন্ধানের ফলাফল প্রাপ্তির উচ্চ দক্ষতা নিশ্চিত করা যায়।

৮. সরবরাহকারীদের সাথে একটি স্থিতিশীল সহযোগিতামূলক সম্পর্ক স্থাপন করুন। স্থিতিশীল সরবরাহকারীদের শক্তিশালী সরবরাহ ক্ষমতা, মূল্যের স্বচ্ছতা এবং দীর্ঘমেয়াদী সহযোগিতা থাকে। কোম্পানির সরবরাহের ক্ষেত্রে তাদের নির্দিষ্ট অগ্রাধিকার ব্যবস্থা থাকে এবং তারা তাদের সরবরাহের গুণমান, পরিমাণ, সরবরাহের সময়কাল, মূল্য ইত্যাদি নিশ্চিত করতে পারে। ক্রয় ব্যবস্থাপনার উচিত সামগ্রিক সরবরাহ শৃঙ্খলের প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা উন্নত করার উপর অধিক গুরুত্ব দেওয়া, যথাসম্ভব উৎকৃষ্ট সরবরাহকারীদের সাথে দীর্ঘমেয়াদী ও স্থিতিশীল সহযোগিতামূলক সম্পর্ক স্থাপন করা, সরবরাহকৃত পণ্য ও প্রযুক্তির উন্নতিতে উৎসাহিত করা, সরবরাহকারীদের উন্নয়নে সহায়তা করা এবং প্রয়োজনে তাদের সাথে কৌশলগত জোট, সহযোগিতা চুক্তি ইত্যাদি স্বাক্ষর করা।

৪. ক্রয় পর্যায়ে ক্রয় ব্যয় হ্রাস করার পদ্ধতি ও উপায়
১. অর্থ পরিশোধের শর্তাবলী নির্বাচনের মাধ্যমে ক্রয় খরচ কমানো যায়। যদি কোম্পানির পর্যাপ্ত তহবিল থাকে, অথবা ব্যাংকের সুদের হার কম থাকে, তবে ক্যাশ-টু-স্পট পদ্ধতি ব্যবহার করা যেতে পারে, যা প্রায়শই একটি বড় মূল্য ছাড় এনে দেয়, কিন্তু এটি পুরো কোম্পানির কার্যকরী মূলধনের পরিচালনার উপর একটি নির্দিষ্ট প্রভাব ফেলবে।

২. মূল্য পরিবর্তনের সময় সম্পর্কে ধারণা রাখুন। ঋতু এবং বাজারের সরবরাহ ও চাহিদার সাথে সাথে দাম প্রায়শই পরিবর্তিত হয়। তাই, ক্রেতাদের মূল্য পরিবর্তনের নিয়মের প্রতি মনোযোগ দেওয়া এবং ক্রয়ের সঠিক সময় সম্পর্কে ধারণা রাখা উচিত।

৩. প্রতিযোগিতামূলক দরপত্রের মাধ্যমে সরবরাহকারীদের নিয়ন্ত্রণ করুন। বিপুল পরিমাণে কাঁচামাল ক্রয়ের ক্ষেত্রে, প্রতিযোগিতামূলক দরপত্র ব্যবস্থা প্রয়োগ করা একটি কার্যকর পদ্ধতি, যার মাধ্যমে প্রায়শই সরবরাহকারীদের মধ্যে মূল্যের তুলনা করে একটি সর্বনিম্ন মূল্য নির্ধারণ করা হয়। বিভিন্ন সরবরাহকারীকে নির্বাচন ও তুলনা করার মাধ্যমে তাদের পারস্পরিক প্রতিযোগিতাকে নিয়ন্ত্রণ করা হয়, যাতে আলোচনার ক্ষেত্রে কোম্পানিটি একটি সুবিধাজনক অবস্থানে থাকে।

৪. সরাসরি প্রস্তুতকারকের কাছ থেকে সংগ্রহ। প্রস্তুতকারকের কাছ থেকে সরাসরি অর্ডার করলে মধ্যবর্তী ধাপ কমে যায় এবং সংগ্রহের খরচও হ্রাস পায়। একই সাথে, প্রস্তুতকারকের কারিগরি পরিষেবা এবং বিক্রয়োত্তর পরিষেবাও আরও উন্নত হয়।

৫. স্বনামধন্য সরবরাহকারী নির্বাচন করুন এবং তাদের সাথে দীর্ঘমেয়াদী চুক্তি করুন। সৎ ও বিশ্বাসযোগ্য সরবরাহকারীদের সাথে সহযোগিতা করলে কেবল সরবরাহের গুণমান এবং সময়মতো ডেলিভারিই নিশ্চিত হয় না, বরং অগ্রাধিকারমূলক অর্থপ্রদান এবং মূল্যও পাওয়া যায়।

৬. ক্রয় বাজারের জরিপ ও তথ্য সংগ্রহ সম্পূর্ণরূপে পরিচালনা করুন, সরবরাহকারী সম্পদ উন্নত করুন এবং একাধিক চ্যানেলের মাধ্যমে কোম্পানির সরবরাহ শৃঙ্খল প্রসারিত করুন। একটি প্রতিষ্ঠানের জন্য ক্রয় ব্যবস্থাপনার একটি নির্দিষ্ট স্তর অর্জন করতে হলে, ক্রয় বাজারের অনুসন্ধান এবং তথ্য সংগ্রহ ও বিন্যাসের প্রতি পূর্ণ মনোযোগ দেওয়া উচিত। শুধুমাত্র এইভাবেই আমরা বাজারের পরিস্থিতি ও মূল্যের প্রবণতা সম্পূর্ণরূপে বুঝতে পারব এবং নিজেদেরকে একটি অনুকূল অবস্থানে রাখতে পারব।
পঞ্চমত, ক্রয় সংক্রান্ত দুর্নীতি দমন কোম্পানিগুলোর ক্রয় ব্যয় হ্রাসে প্রভাব ফেলে।
কিছু কর্পোরেট ম্যানেজার অকপটে বলেছেন: “ক্রয় সংক্রান্ত দুর্নীতি প্রতিরোধ করা অসম্ভব, এবং অনেক কোম্পানিই এই বাধা অতিক্রম করতে পারে না।” এটাই বাস্তবতা যে, ক্রয়কর্মীরা সরবরাহকারীদের কাছ থেকে এক ইউয়ান পেলেও, ক্রয় বাবদ তাদের নিঃসন্দেহে দশ ইউয়ান খরচ হয়। এই ধরনের সমস্যার সমাধান খুঁজে বের করার জন্য, আমাদের নিম্নলিখিত দিকগুলিতে ব্যবস্থা গ্রহণ করতে হবে: কাজের দায়িত্ব নির্ধারণ, কর্মী নির্বাচন ও প্রশিক্ষণ, ক্রয় শৃঙ্খলা, কর্মচারী কর্মদক্ষতা মূল্যায়ন ব্যবস্থা গঠন, ইত্যাদি।

নির্মাণ-পরবর্তী ক্রয় প্রক্রিয়ার জন্য সংগ্রহ সংযোগের উদ্দেশ্যে বিভিন্ন পদ স্থাপন করা প্রয়োজন, যাতে ক্রয় ক্ষমতার অতিরিক্ত কেন্দ্রীভূতকরণ রোধ, পারস্পরিক সংযম, তত্ত্বাবধান ও সমর্থনের সমস্যার সমাধান করা যায় এবং একই সাথে প্রতিটি পদের কর্মীদের উৎসাহও অক্ষুণ্ণ থাকে।

কর্মী নির্বাচনের ক্ষেত্রে, ক্রয় ব্যবস্থাপনার প্রতিটি পদের জন্য কর্মীদের নিম্নলিখিত সার্বিক গুণাবলী থাকা প্রয়োজন: একটি নির্দিষ্ট মাত্রার পেশাগত ও যোগাযোগ দক্ষতা, আইনগত সচেতনতা, পরিচ্ছন্নতা ইত্যাদি এবং ক্রয় বিভাগের ব্যবস্থাপকদের আত্মীয়দের ক্রয় সংক্রান্ত ব্যবসায় হস্তক্ষেপ করা থেকে বিরত থাকার চেষ্টা করতে হবে।

পেশাগত দক্ষতার মধ্যে কেবল সংশ্লিষ্ট কাঁচামালের বৈশিষ্ট্য সম্পর্কে একটি নির্দিষ্ট বোঝাপড়াই নয়, বরং কাঁচামাল ব্যবস্থাপনার প্রক্রিয়া সম্পর্কে একটি সুস্পষ্ট ধারণাও অন্তর্ভুক্ত। স্বচ্ছ গুণমান বিশেষত সেইসব ক্রয় কর্মীদের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, যারা প্রায়শই অর্থ নিয়ে কাজ করেন। যদিও অভ্যন্তরীণ ব্যবস্থাপনার প্রতিটি ধাপে বিভিন্ন পদক্ষেপ নেওয়া হয়েছে, তবুও মাঠপর্যায়ের ক্রয় কর্মীদের জন্য সরবরাহকারীদের দ্বারা সক্রিয়ভাবে তৈরি করা বিভিন্ন প্রলোভনের সম্মুখীন হওয়া অনিবার্য। এই প্রলোভনের আড়ালে পাতা ফাঁদ প্রতিরোধ করার জন্য ক্রয় কর্মীদের নিজেদের মধ্যে সততা, ন্যায়পরায়ণতা, আইনগত সচেতনতা ইত্যাদি থাকা প্রয়োজন।

ক্রয় বিভাগের একটি পূর্ণাঙ্গ কর্ম-শৃঙ্খলা প্রতিষ্ঠা করা, ক্রয় কার্যক্রমের সিদ্ধান্ত গ্রহণ ও বাস্তবায়ন পদ্ধতি যে সুস্পষ্ট ও স্বচ্ছ হবে এবং একে অপরের তত্ত্বাবধান ও নিয়ন্ত্রণ করবে তা স্পষ্ট করা; উচ্চ-মানের ও সাশ্রয়ী মূল্যের এবং প্রয়োজনীয়তা পূরণকারী উপকরণ ক্রয় ও সরবরাহ নিশ্চিত করার জন্য “পূর্ব-পরিকল্পনা, কার্যকালীন কঠোর নিয়ন্ত্রণ এবং পরবর্তীকালে সতর্ক বিশ্লেষণ ও সারসংক্ষেপ” এই কার্য-নীতি কঠোরভাবে অনুসরণ করা;

“পূর্ণাঙ্গ কর্মী, পূর্ণাঙ্গ প্রক্রিয়া, সর্বাত্মক” ক্রয় তত্ত্বাবধান বাস্তবায়ন করুন এবং ক্রয় ও সরবরাহ প্রক্রিয়ায় ব্যক্তিগত জালিয়াতি, স্বীকৃতি, ছাড় এবং কোম্পানির স্বার্থহানি করে এমন শাস্তিমূলক, অবৈধ ও অপরাধমূলক আচরণের বিরুদ্ধে দৃঢ়ভাবে ব্যবস্থা নিন। সরবরাহকারীর পক্ষ থেকে প্রত্যাখ্যান করা যায় না এমন উপহার ও উপহারের অর্থ অবিলম্বে নথিভুক্ত করার জন্য কোম্পানিতে হস্তান্তর করতে হবে; ক্রেতাদেরকে তাদের কাজকে ভালোবাসতে, কর্তব্য পালন করতে, কোম্পানির প্রতি অনুগত থাকতে, কোম্পানির প্রতি দায়িত্বশীল হতে, কোম্পানির স্বার্থ রক্ষা করতে, কোম্পানির গোপনীয়তা রক্ষা করতে এবং মেধাস্বত্ব অধিকার সুরক্ষিত রাখতে প্রশিক্ষণ দিন।

ক্রয় কর্মমূল্যায়ন এবং বেতন বন্টন ব্যবস্থা নির্মাণ: প্রতিটি পদ এবং ক্রয় বিভাগের জন্য প্রতিটি ক্রয় পদের কর্মদক্ষতা মূল্যায়ন করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। বৈজ্ঞানিক ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি, অর্থাৎ কর্মমূল্যায়ন মানদণ্ড, প্রবর্তন ও প্রণয়ন করা অত্যন্ত জরুরি, যা ক্রয় ব্যবস্থাপনার সকল স্তরের ধারাবাহিকতাকে ক্রমাগত উন্নত করতে পারে। কার্যকর কাজের উন্নতি, স্বীকৃতি ও উৎসাহ প্রদান এবং বস্তুনিষ্ঠভাবে এমন একটি কর্মপরিবেশ অর্জন করা সম্ভব, যেখানে কর্মদক্ষতা ব্যয় হ্রাসে সহায়তা করে।

একজন ক্রয় পরিচালক হিসেবে, শুধু ক্রয় ব্যবস্থাপনার উপরোক্ত পাঁচটি দিকই পালন করলে চলে না, বরং আরও গুরুত্বপূর্ণ হলো, ক্রয় প্রক্রিয়ায় ব্যক্তি ও বিভাগগুলোর একটি ভালো ভাবমূর্তি প্রতিষ্ঠা করা, কোম্পানির প্রতি অনুগত থাকা, মানুষের সাথে আন্তরিকতার সাথে আচরণ করা এবং অধস্তনদের প্রতি কঠোর হওয়া, যা নিশ্চিতভাবে ক্রয় ব্যয়ের সর্বোত্তম ব্যবহারকে প্রতিষ্ঠানের বাজার প্রতিযোগিতার জন্য উপযুক্ত রাখবে।

সাংহাই রেইনবো প্যাকেজ প্রসাধনী প্যাকেজিং-এর জন্য ওয়ান-স্টপ সমাধান প্রদান করে। আপনি যদি আমাদের পণ্য পছন্দ করেন, তাহলে আমাদের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন।
ওয়েবসাইট:
www.rainbow-pkg.com
Email: Bobby@rainbow-pkg.com
হোয়াটসঅ্যাপ: +008613818823743